Trong hành trình tìm kiếm sự hiệu quả, tôi đã thử nghiệm hơn 20 phương pháp năng suất khác nhau. Bên cạnh những thất bại “long trời lở đất”, tôi cũng may mắn khám phá ra một vài kỹ thuật đơn giản nhưng mang tính đột phá, thực sự hiệu quả đối với bản thân – và rất có thể chúng cũng sẽ giúp ích cho bạn. Với vai trò là một chuyên gia về nội dung công nghệ, tôi tin rằng việc chia sẻ những kinh nghiệm thực tế này sẽ giúp độc giả của thuthuathuuich.com tìm thấy những bí quyết năng suất phù hợp, từ đó nâng cao chất lượng công việc và cuộc sống.
1. Nguyên Tắc Pareto (Quy Tắc 80/20)
Nguyên tắc Pareto, còn được gọi là quy tắc 80/20, gợi ý rằng 80% kết quả của bạn đến từ 20% những gì bạn làm. Lý thuyết này đã thay đổi cuộc sống của tôi trong mọi khía cạnh. Ví dụ, tôi nhận ra rằng chỉ một số ít nhiệm vụ chịu trách nhiệm cho phần lớn thành công của tôi với tư cách là một người viết.
Khi tìm hiểu sâu hơn, tôi cũng nhận ra rằng chỉ một vài nhiệm vụ hoặc khách hàng là nguyên nhân chính gây ra căng thẳng cho mình. Sau khi loại bỏ chúng, tôi có thể dành nhiều thời gian hơn cho các ưu tiên lớn hơn. Và khi tôi ngừng áp dụng nguyên tắc này một thời gian, không ngạc nhiên khi tôi lại gặp khó khăn.
Ngoài công việc, tôi còn áp dụng quy tắc 80/20 vào các mối quan hệ cá nhân và những hoạt động trong thời gian rảnh rỗi. Giờ đây, tôi dành phần lớn thời gian cho các dự án sáng tạo, sở thích có ý nghĩa và những người tôi muốn ở bên – điều này dẫn đến chất lượng cuộc sống cao hơn đáng kể.
2. 60 Phút Làm Việc, 15 Phút Nghỉ Ngơi
Kỹ thuật Pomodoro tiêu chuẩn (25 phút làm việc sau đó là một khoảng nghỉ) không hiệu quả với tôi vì tôi thường mất ít nhất 15-20 phút để đạt được trạng thái tập trung cao độ (flow state). Việc dừng lại mỗi khi tôi vừa bắt đầu vào guồng thực sự gây khó chịu. Do đó, tôi đã tăng thời gian làm việc lên 60 phút. Điều này giúp tôi duy trì năng suất ổn định hơn và là phương pháp tôi vẫn đang sử dụng cho đến tận ngày nay.
Giao diện công cụ theo dõi Pomodoro trên Notion với thời gian làm việc 60 phút
Sau 60 phút viết hoặc nghiên cứu, tôi dành 15 phút để nghỉ ngơi. Trong khoảng thời gian này, tôi thường đi bộ ngắn hoặc đi lấy thêm nước. Ngoài việc giúp não bộ được thư giãn, tôi cũng hoàn thành mục tiêu hoạt động trên Apple Watch bằng cách đảm bảo mình đứng dậy và vận động mỗi giờ.
Tôi khuyên bạn nên thử nghiệm với thời gian làm việc và nghỉ ngơi của mình vì mỗi người sẽ có mức độ phù hợp khác nhau. Phương pháp này đặc biệt hiệu quả với tôi trong vai trò người viết, nhưng bạn có thể cần tập trung lâu hơn tùy thuộc vào ngành nghề hoặc lĩnh vực học tập của mình. Notion có một công cụ theo dõi Pomodoro miễn phí mà bạn có thể điều chỉnh thành 60 phút.
3. Ghép Nối Thói Quen (Habit-Stacking)
Tôi học được về kỹ thuật ghép nối thói quen từ cuốn sách Atomic Habits của James Clear vào năm 2020. Việc tập trung vào các thói quen tốt thay vì chỉ nhìn vào kết quả cuối cùng đã giúp tôi đạt được vô số mục tiêu. Các mục tiêu của tôi vào thời điểm đó là cải thiện sức khỏe tinh thần, trở thành một người viết tự do vững vàng, xây dựng thói quen tập luyện nhất quán và chuyển ra nước ngoài sinh sống. Tôi bắt đầu nhỏ với những thói quen hàng ngày sau:
- Thiền năm phút.
- Viết một mục nhật ký (dù chỉ là một gạch đầu dòng).
- Liên hệ với ba người bạn muốn hợp tác.
- Tập thể dục 30 phút (dù chỉ là đi bộ).
Khi cảm thấy thoải mái hơn, tôi tăng thời lượng và sản lượng cho mỗi thói quen. Tôi cũng thêm nhiều thói quen hơn khi tôi có thể thực hiện những thói quen cũ một cách tự động. Tôi khuyên bạn cũng nên làm tương tự nếu bạn đang ở trong tình trạng giống như tôi trước đây; cố gắng làm mọi thứ cùng một lúc sẽ dẫn đến kiệt sức.
4. Đánh Giá Hàng Tuần
Đạt được các mục tiêu lớn cần thời gian, và bạn sẽ không phải lúc nào cũng nhận thấy sự tiến bộ của mình từ tuần này sang tuần khác. Do đó, việc xây dựng thói quen đánh giá hàng tuần là rất tuyệt vời để có cái nhìn tổng quan về những nỗ lực của bạn.
Để đánh giá tuần của mình, tôi xem xét những gì tôi đã làm được, những gì còn có thể cải thiện và những chiến thắng tôi có thể ăn mừng. Nhờ đó, tôi có thể thấy rõ mình đã tiến bộ như thế nào và cần điều chỉnh ở đâu nếu cần. Tôi cũng trở nên tự nhận thức hơn và có thể xác định các trở ngại tiềm ẩn sớm hơn.
Buổi đánh giá hàng tuần của bạn sẽ chỉ mất tối đa một giờ, nhưng bạn sẽ đảm bảo rằng mình dành nhiều thời gian hơn cho các nhiệm vụ có ý nghĩa. Đó là một khoản đầu tư mang lại lợi tức rất lớn.
5. Danh Sách Việc Cần Làm (To-Do Lists)
Rất nhiều lời khuyên về năng suất trực tuyến đã làm phức tạp hóa một cách không cần thiết những gì cần thiết để thành công. Sau khi kiệt sức, tôi đã quay trở lại với những danh sách việc cần làm đơn giản. Thật buồn cười, tôi thấy những danh sách này hiệu quả hơn nhiều so với nhiều hệ thống phức tạp mà những người khác đề xuất.
Giao diện ứng dụng Things 3 với các tab quản lý công việc
Tôi thấy rằng việc chuyển sang danh sách việc cần làm bằng giấy là cách tốt nhất để sắp xếp ngày của mình, nhưng các danh sách kỹ thuật số cũng có giá trị riêng. Ví dụ, tôi rất thích ứng dụng Things 3. TickTick, Todoist và Microsoft To Do cũng là những công cụ tuyệt vời (và miễn phí).
Việc không đưa quá nhiều nhiệm vụ vào danh sách việc cần làm là rất quan trọng để duy trì tính nhất quán, nhưng bạn sẽ cần thử nghiệm trước khi khám phá ra năng lực lý tưởng của mình.
6. Làm Việc Đơn Nhiệm (Single-Tasking)
Sau nhiều lần kiệt sức khi làm việc đa nhiệm (và ngày càng cảm thấy thất vọng hơn), tôi đã thử tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm. Thay vì cảm thấy như mình liên tục bị tụt lại phía sau, tôi thực sự hoàn thành được nhiều việc hơn mỗi ngày và có thể tăng năng suất của mình. Trớ trêu thay, tôi cũng có nhiều thời gian rảnh hơn vì tôi hoàn thành danh sách việc cần làm nhanh hơn (và chất lượng công việc của tôi cũng tăng lên).
Theo ý kiến của tôi, bộ não của bạn thực chất là một siêu máy tính với 1GB RAM. Hầu hết mọi người chỉ có thể tập trung vào một việc tại một thời điểm; cố gắng viết một bài báo trong khi phác thảo một bài khác sẽ nhanh chóng trở nên bực bội.
Tôi khuyên bạn nên sử dụng các trình chặn trang web để loại bỏ phiền nhiễu trong khi tập trung vào một nhiệm vụ. Cold Turkey là lựa chọn yêu thích cá nhân của tôi vì các hạn chế của nó rất khó bị bỏ qua.
7. Hộp Thư Đến Trống (Inbox Zero)
Có hơn 50 email chưa đọc trong hộp thư đến của tôi nhanh chóng làm tắc nghẽn bộ não và ngăn tôi tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hàng ngày. Để giải quyết vấn đề này, tôi đặt mục tiêu có một hộp thư đến trống vào cuối mỗi ngày. Tôi thường kiểm tra email hai lần, một lần vào buổi sáng và một lần vào buổi tối.
Tôi đánh dấu sao các tin nhắn quan trọng để phản hồi sau. Mọi thứ khác đều bị xóa. Tôi cũng kiểm tra thư mục spam phòng trường hợp có bất cứ điều gì quan trọng vô tình nằm ở đó. Để tiết kiệm thời gian, tôi quản lý email của mình trong Mailbird.
Giao diện Mailbird hiển thị hộp thư đến hợp nhất để quản lý email hiệu quả
8. “Năng Suất Chậm” (Slow Productivity)
Cuốn sách Slow Productivity của Cal Newport nhằm mục đích chỉ ra một cách làm việc tự nhiên hơn (và thực sự hoàn thành công việc). Cuốn sách đã làm nổi bật cách sự sáng tạo thăng trầm, và tôi đã học cách đón nhận những khoảng thời gian bận rộn và yên tĩnh như một phần của cuộc sống. Ông cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của chất lượng hơn số lượng; sau khi nhận ra mình đang dàn trải quá mức, tôi đã chọn tập trung vào việc tạo ra công việc tốt nhất có thể thay vì chỉ chú trọng vào khối lượng.
Áp dụng năng suất chậm cần thời gian, đặc biệt nếu bạn đã quen với cảm giác liên tục như đang chạy đua với thời gian. Tuy nhiên, tôi nghĩ rằng đó là con đường dẫn đến điểm số tốt hơn, được công nhận chuyên nghiệp hơn và sự thỏa mãn cá nhân cao hơn.
9. Quy Tắc 2 Phút
Những việc nhỏ tích tụ lại thường làm tôi mất tập trung nhiều hơn những nhiệm vụ lớn. Để giải quyết vấn đề này, tôi bắt đầu áp dụng quy tắc hai phút vào năm 2022. Nếu một việc gì đó mất chưa đầy hai phút để làm (ví dụ: trả lời một email tôi vừa thấy), tôi sẽ làm ngay lập tức.
Bạn càng chờ lâu để làm điều gì đó, nó càng tiêu tốn nhiều dung lượng tinh thần của bạn. Hoàn thành những mục này trong danh sách việc cần làm của bạn càng sớm càng tốt sẽ giải phóng bạn để hoàn thành các dự án lớn hơn và cho phép bạn kết hợp phương pháp Zen to Done.
10. Thiết Lập Chuỗi Thói Quen (Setting Streaks)
Thiết lập chuỗi thói quen là một trong những phương pháp tốt nhất tôi từng sử dụng để hình thành các thói quen mới. Tôi thường sử dụng các ứng dụng theo dõi thói quen đơn giản để xác định khi nào tôi đã hoàn thành một nhiệm vụ; Habitica là ứng dụng hàng đầu mà tôi khuyên dùng.
Giao diện ứng dụng Habitica khi thêm thói quen mới để theo dõi
Bạn không cần phải theo dõi chuỗi thói quen mãi mãi, nhưng tôi khuyên bạn nên làm điều đó cho đến khi thói quen trở thành một phần trong thói quen hàng ngày của bạn. Hơn nữa, tôi khuyên bạn nên sử dụng phương pháp này để xây dựng những thói quen tốt mới. Khi cố gắng bỏ một thói quen xấu, việc nghĩ về việc tôi đã không làm nó trong bao lâu thường khiến tôi dễ phá vỡ chuỗi hơn.
Kết luận
Qua những chia sẻ về 10 phương pháp năng suất đã được tôi áp dụng và chứng minh hiệu quả, hy vọng bạn đã tìm thấy những ý tưởng hữu ích cho riêng mình. Mỗi cá nhân có một cách làm việc khác nhau, vì vậy điều quan trọng là bạn cần thử nghiệm và điều chỉnh để tìm ra những bí quyết phù hợp nhất với bản thân. Việc cải thiện năng suất không chỉ giúp bạn hoàn thành công việc tốt hơn mà còn mang lại sự cân bằng, giảm căng thẳng và nâng cao chất lượng cuộc sống. Hãy bắt đầu áp dụng ngay hôm nay và chia sẻ kinh nghiệm của bạn ở phần bình luận bên dưới nhé!
