Việc sắp xếp và quản lý ảnh không chỉ dành riêng cho các nhiếp ảnh gia chuyên nghiệp. Hầu hết chúng ta đều cho rằng mình đã có bản sao lưu đầy đủ hoặc có đủ thời gian để xử lý sau này. Tuy nhiên, chỉ vài sai lầm nhỏ cũng có thể khiến bạn mất đi hàng nghìn bức ảnh quý giá, vô giá trị không thể thay thế. Nếu bạn là người trân trọng những khoảnh khắc đã chụp, hãy đọc bài viết này trước khi quá muộn, để tránh những mất mát đáng tiếc có thể xảy ra. Với vai trò là chuyên gia công nghệ của thuthuathuuich.com, chúng tôi sẽ chia sẻ 10 lỗi phổ biến mà nhiều người thường mắc phải, cùng với những giải pháp hữu ích để bạn bảo vệ kho ảnh của mình một cách hiệu quả nhất.
1. Không Sao Lưu Ảnh Đa Bản
Trước đây, tôi thường chỉ lưu trữ ảnh ở một nơi duy nhất trừ khi có lý do cụ thể cần chuyển chúng đi. Chẳng hạn, ảnh chụp từ máy ảnh thường được giữ trên ổ cứng ngoài cho đến khi tôi muốn đăng lên Instagram, lúc đó tôi mới chuyển chúng sang điện thoại thông minh. Việc không giữ nhiều bản sao là một rủi ro lớn và tôi đã phải trả giá đắt nhiều lần. Đơn cử, vào năm 2023, tôi vô tình đánh rơi chiếc ổ cứng HDD, và nó ngay lập tức ngừng hoạt động, khiến tôi mất toàn bộ ảnh từ nhiều chuyến đi quan trọng.
Giờ đây, tôi luôn duy trì ít nhất hai bản sao của mỗi bức ảnh. Ngoài việc lưu trên ổ cứng ngoài, tôi còn tải ảnh lên Dropbox và/hoặc iCloud. Google Photos cũng là một lựa chọn tuyệt vời, và bạn có thể cân nhắc một số lựa chọn lưu trữ đám mây ưu tiên quyền riêng tư khác nếu cần.
2. Không Tạo Thư Mục Con Để Phân Loại Ảnh
Tôi từng có thói quen tổ chức ảnh chỉ trong ba thư mục chính: “Chưa Chỉnh Sửa”, “Cần Chỉnh Sửa Photoshop” và “Đã Chỉnh Sửa”. Ban đầu, cách làm này có vẻ hữu ích, nhưng khi số lượng ảnh tăng lên, tôi bắt đầu gặp khó khăn. Việc gom tất cả ảnh đã chỉnh sửa vào cùng một thư mục khiến tôi cảm thấy quá tải; thường thì tôi sẽ chọn cách xóa hết và bắt đầu lại từ đầu còn hơn là ngồi sắp xếp lại.
Hiện tại, tôi tạo các thư mục con khi cần thiết. Ví dụ, tôi tạo thư mục hàng tháng cho các chủ đề và địa điểm thường xuyên chụp. Nếu cần, tôi sẽ tạo thêm các thư mục cho từng tuần hoặc cho các buổi chụp ảnh cụ thể. Điều này giúp việc tìm kiếm và quản lý ảnh trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn rất nhiều.
Phân loại thư mục ảnh trên máy tính theo chủ đề và thời gian
3. Chỉ Lưu Một Định Dạng Tệp Ảnh Duy Nhất
Mặc dù JPEG là định dạng tệp ảnh mặc định và phổ biến, nhưng việc không sử dụng các định dạng khác có thể gây ra nhiều vấn đề. Chẳng hạn, đôi khi tệp JPEG không đủ chất lượng khi tôi muốn bán ảnh hoặc in ấn với kích thước lớn.
Thư mục chứa các tệp định dạng PSD trên ổ cứng để chỉnh sửa ảnh chuyên nghiệp
Ngày nay, tôi luôn lưu các bức ảnh quan trọng ở ít nhất hai định dạng tệp. TIFF là lựa chọn tốt cho những bức ảnh tôi muốn bán dưới dạng poster nhờ khả năng giữ chất lượng cao, trong khi lưu ảnh dưới dạng JPEG 2000 là lý tưởng cho các tệp không nén. Tôi cũng sử dụng định dạng PSD nếu biết rằng mình sẽ tiếp tục chỉnh sửa trong Photoshop sau này, bởi vì PSD lưu trữ đầy đủ các lớp và thông tin chỉnh sửa.
4. Không Có Quy Trình Ưu Tiên Rõ Ràng
Dù là chỉnh sửa hay lưu trữ ảnh, tôi nhận ra rằng việc ưu tiên những bức ảnh quan trọng nhất sẽ dẫn đến việc sắp xếp tốt hơn. Tôi từng để các tệp ảnh của mình theo thứ tự ngẫu nhiên, điều này khiến tôi lãng phí rất nhiều thời gian khi sau này muốn tìm lại một bức ảnh cụ thể.
Giờ đây, tôi thực sự coi trọng việc ưu tiên. Ít nhất, tôi đánh dấu những bức ảnh cần giữ lại là ảnh yêu thích trên iPhone của mình. Trên máy tính, tôi sắp xếp ảnh một cách gọn gàng bằng Adobe Bridge, phần mềm này sử dụng hệ thống đánh giá sao để giúp tôi phân loại. Hơn nữa, tôi sử dụng ứng dụng này để loại bỏ và xóa những bức ảnh mà tôi biết chắc sẽ không dùng đến.
Hệ thống đánh giá sao trong Adobe Bridge giúp ưu tiên và quản lý ảnh hiệu quả
5. Không Đặt Tên Tệp Ảnh Hợp Lý
Việc giữ nguyên tên tệp ảnh mặc định gây ra sự căng thẳng không cần thiết khi tôi muốn tìm lại một bức ảnh sau này. “DSCF1234.jpg” rõ ràng không phải là một thuật ngữ dễ tìm kiếm chút nào. Mặc dù đôi khi tìm kiếm theo ngày có thể cứu vãn tình thế, nhưng tôi không phải lúc nào cũng nhớ chính xác thời điểm mình đã chụp những bức ảnh đó.
Thư mục ảnh với các tệp đã được đổi tên rõ ràng giúp dễ dàng tìm kiếm
Mặc dù tôi không thể đổi tên tệp ảnh trên điện thoại, việc thay đổi chúng trên máy tính và phần mềm đám mây lại rất dễ dàng. Tôi đặt tên ảnh theo cách mà tôi có thể nhớ được, ví dụ như “BoDaoNha_BaiBien_HoangHon_2018-06-05”. Sau đó, tôi có thể tìm kiếm trên ổ cứng hoặc nền tảng lưu trữ mà không cần phải vào đúng thư mục hoặc đoán mò.
6. Xóa Phần Mềm Chỉnh Sửa Ảnh
Tôi đã từng xóa phần mềm chỉnh sửa ảnh vì nhiều lý do khác nhau. Khi tôi chuyển ra nước ngoài vào năm 2020, gói thuê bao Adobe Lightroom cũ của tôi không còn hoạt động. Tuy nhiên, tôi không nhận ra rằng việc tạo một tài khoản mới sẽ dẫn đến mất toàn bộ ảnh (và các cài đặt trước – preset) của mình.
Trong những trường hợp khác, tôi đã xóa phần mềm chỉnh sửa do vấn đề hiệu suất. Để rồi hãi hùng nhận ra catalog trống rỗng sau khi cài đặt lại ứng dụng. Tôi cố gắng tránh xóa các ứng dụng của mình và thường tìm cách khắc phục khác. Nhưng nếu bắt buộc phải xóa, tôi sẽ lưu tất cả các tệp vào một ổ đĩa ngoài và sau đó nhập ảnh trở lại Lightroom. Lightroom CC cũng là một lựa chọn khác vì tất cả ảnh đều được lưu trữ trên máy chủ đám mây.
7. Quá Phụ Thuộc Vào Ứng Dụng Ảnh Mặc Định Của Máy Tính
Trước khi mua MacBook và sử dụng iCloud, tôi thường dựa vào các ứng dụng ảnh mặc định của máy tính cũ để tổ chức ảnh. Nhưng mỗi khi tôi cần xóa sạch thiết bị (điều thường xuyên xảy ra), tôi lại mất tất cả các tệp của mình. Nhìn lại, tôi thấy mình thật ngốc nghếch vì vấn đề này hoàn toàn có thể khắc phục được một cách dễ dàng.
Thay vì dựa vào máy tính, tôi tải những hình ảnh quan trọng lên máy chủ đám mây. May mắn thay, máy Mac của tôi làm điều này theo mặc định – nhưng tôi khuyên bạn không nên sử dụng ứng dụng gốc của hệ điều hành trên tất cả các thiết bị. Một lợi ích bổ sung đáng giá là việc lưu trữ ảnh trên đám mây giúp tiết kiệm không gian lưu trữ đáng kể trên thiết bị của bạn.
8. Không Sắp Xếp Ảnh Dựa Trên Mục Đích Sử Dụng
Mặc dù tôi thay đổi kích thước ảnh Instagram thành 4:5, nhưng tôi linh hoạt hơn khi đăng ảnh lên blog hoặc các phương tiện trực tuyến khác. Tuy nhiên, dù cần thay đổi kích thước ảnh, tôi vẫn giữ tất cả trong cùng một thư mục. Ngoài việc mất đi những bức ảnh lẽ ra rất tuyệt để chia sẻ, việc không sắp xếp ảnh dựa trên nơi tôi sẽ sử dụng chúng còn khiến tôi mất nhiều thời gian hơn để tìm kiếm thủ công. Tạo các thư mục có tiêu đề như “Dành cho Instagram”, “Để chia sẻ với gia đình”, v.v., là một giải pháp đơn giản nhưng hiệu quả.
Các thư mục được phân loại trên ổ cứng máy tính dựa trên mục đích sử dụng ảnh
9. Bỏ Qua Việc Gắn Thẻ (Tag) cho Từng Người
Tôi chưa bao giờ nhận ra rằng việc gắn thẻ ai đó trên Facebook lại có thể áp dụng để sắp xếp ảnh ở những nơi khác. Việc tìm kiếm hình ảnh của những người cụ thể còn khó hơn khi chỉ dựa vào thư mục, và tôi ước gì mình đã thêm các thẻ tên cho ảnh chân dung sớm hơn. Nhờ tính năng nhận diện khuôn mặt trong ứng dụng Photos, tôi không cần phải tự tạo thẻ trên iPhone. Trên máy tính, tôi tạo chúng theo cách tương tự như với các thẻ khác (chỉ khác là tôi dùng tên người thay vì một mô tả chung).
10. Không Sao Lưu Ảnh Thường Xuyên
Trước đây, tôi chỉ sao lưu ảnh khi thấy các thư mục của mình trở nên quá tải. Ngoài việc tốn nhiều thời gian hơn, điều này còn có nghĩa là tôi luôn có nguy cơ mất tệp ảnh. Ngay cả trên iCloud, tôi cũng đã tắt tính năng sao lưu tự động. Hậu quả là, khi xảy ra lỗi hệ thống hoặc ổ cứng bị hỏng, tôi đã mất đi ký ức của nhiều năm trời.
Hiện tại, tôi thực hiện sao lưu định kỳ, thường xuyên. Tôi bật tính năng sao lưu tự động iCloud trên các thiết bị Apple của mình; nếu thiết bị của bạn có tính năng tương tự, tôi khuyên bạn nên sử dụng nó. Khi làm việc với Lightroom và Photoshop, tôi tải ảnh đã chỉnh sửa lên Dropbox ngay sau mỗi phiên làm việc.
Việc sắp xếp và quản lý ảnh cần thời gian, nhưng chắc chắn không tốn nhiều bằng việc cố gắng khôi phục những bức ảnh đã mất – điều mà đôi khi là bất khả thi. Từ khi nhận ra điều đó, tôi luôn cố gắng giữ mọi thứ gọn gàng. Giờ đây, việc này đã trở thành một phần bình thường trong lịch trình của tôi và ít gây căng thẳng hơn nhiều so với việc phải sắp xếp lại toàn bộ mọi thứ sau này.
Hãy bắt đầu áp dụng những lời khuyên trên ngay hôm nay để bảo vệ kho ảnh quý giá của bạn. Bạn có kinh nghiệm hay mẹo sắp xếp ảnh nào khác muốn chia sẻ không? Hãy để lại bình luận bên dưới và cùng thảo luận nhé!
