Trong nhiều năm, việc quản lý email đối với tôi luôn là một cuộc chiến không hồi kết. Tôi đã thử mọi ứng dụng, bộ lọc và thủ thuật có sẵn, nhưng hộp thư đến của tôi vẫn luôn trong tình trạng hỗn loạn. Cuối cùng, tôi đã tìm ra giải pháp khi ngừng suy nghĩ quá nhiều và xây dựng một thói quen quản lý email đơn giản, hiệu quả hơn, thực sự mang lại kết quả lâu dài. Nếu bạn đang vật lộn với hàng trăm email chưa đọc mỗi ngày và mong muốn đạt được trạng thái “Inbox Zero” (hộp thư đến trống rỗng) để giảm bớt căng thẳng, tăng năng suất, bài viết này sẽ chia sẻ 10 bí quyết đã giúp tôi thành công. Đây là những thói quen thực tế, dễ áp dụng, giúp bạn kiểm soát hộp thư của mình thay vì bị nó kiểm soát.
1. Đặt Ra Giới Hạn Rõ Ràng Với Những Người Thường Xuyên Liên Hệ
Ngay cả khi tôi đã thiết lập các quy tắc và bộ lọc để đạt “Inbox Zero”, hiệu quả sẽ không cao nếu tôi không đặt ra các ranh giới rõ ràng. Tôi chủ động cho mọi người biết rằng tôi không phản hồi email thường xuyên, điều này giúp hạn chế đáng kể số lượng email yêu cầu khẩn cấp mà tôi nhận được.
Vì không còn nhận quá nhiều email, việc dọn dẹp hộp thư mỗi ngày trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Tôi vẫn nhận được tất cả các thư từ quan trọng nhất, và tôi làm việc hiệu quả hơn vì sự chú ý của tôi không bị phân tán vào nhiều việc cùng lúc. Đạt được “Inbox Zero” đòi hỏi sự chủ động nhất định, nhưng thực ra nó không khó như mọi người vẫn nghĩ. Hạn chế số lượng email là một khía cạnh, nhưng việc sử dụng các cài đặt khác nhau để phân loại mọi thứ cũng quan trọng không kém. Kết hợp cả hai chiến lược này đã trở thành công thức chiến thắng dài hạn của tôi đối với tôi.
2. Giảm Kích Thước Trang Hiển Thị Tối Đa
Theo mặc định, Gmail thường hiển thị 50 email trên trang đầu tiên. Tuy nhiên, tôi thường để hộp thư của mình hiển thị nhiều tin nhắn hơn trên một trang. Việc đạt được “Inbox Zero” đã trở nên dễ dàng hơn nhiều kể từ khi tôi giới hạn số lượng email mình nhìn thấy khi mở ứng dụng.
Trong Gmail, bạn có thể thiết lập hiển thị từ 10 đến 100 cuộc hội thoại trên mỗi trang. Tôi chọn 15 vì đây là một con số dễ quản lý. Để thực hiện điều này, tôi đã truy cập vào Cài đặt (Settings) > Chung (General) > Kích thước trang tối đa (Maximum page size).
Outlook cũng có nhiều công cụ khác nhau để tùy chỉnh hộp thư đến. Ngoài việc tùy chỉnh giao diện của Outlook, bạn cũng có thể sắp xếp tin nhắn theo mục Tập trung (Focused) và Khác (Other) – cùng với việc tổ chức danh sách tin nhắn.
3. Đánh Dấu Sao Cho Tin Nhắn Quan Trọng và Xóa Phần Còn Lại
Tính năng Đánh dấu sao (Starred) là một trong những tính năng yêu thích của tôi trong Gmail, và tôi rất thích cách sử dụng đơn giản của nó.
Đôi khi, tôi sẽ theo dõi hộp thư đến của mình trong vài ngày nhưng không phản hồi bất kỳ thư nào. Điều này thường xảy ra khi một việc gì đó quan trọng nhưng không yêu cầu sự chú ý ngay lập tức, hoặc khi tôi cảm thấy mệt mỏi về mặt xã hội và không có năng lượng để trả lời ngay lập tức.
Khi tôi đánh dấu các tin nhắn là Đã đánh dấu sao, việc xem lại chúng sau này trở nên dễ dàng. Tôi cũng giữ chúng ở trạng thái chưa đọc để không bỏ lỡ. Để truy cập email nhanh hơn, tôi cũng đã đặt hộp thư đến của mình thành Đã đánh dấu sao đầu tiên (Starred first) trong Cài đặt (Settings) > Hộp thư đến (Inbox) > Loại hộp thư đến (Inbox type).
Cài đặt mục 'Đánh dấu sao đầu tiên' trong Gmail giúp ưu tiên hiển thị các email quan trọng
4. Biến Các Tin Nhắn Thường Xuyên Thành Mẫu (Templates)
Nhiều email tôi nhận được có cùng một định dạng, và do đó, tôi không muốn lãng phí thời gian gõ lại mọi thứ thủ công mỗi lần. Thay vào đó, tôi sử dụng các mẫu (templates) cho các tin nhắn phổ biến. Để làm điều này, tôi đã tạo một số mẫu trong Notion mà tôi có thể truy cập bất cứ khi nào tôi muốn.
Hình minh họa một email được tạo tự động, cho thấy cách sử dụng mẫu để soạn thảo nhanh chóng
Cũng có thể tạo và sử dụng các mẫu email trong Outlook. Hơn nữa, có nhiều cách để tạo mẫu email mà không yêu cầu nhiều thao tác thủ công đáng kể.
5. Trở Thành Người “Chọn Lọc Tối Giản” Với Các Phản Hồi Của Mình
Giờ đây tôi đã chọn lọc hơn nhiều về cách sử dụng thời gian của mình so với trước đây, điều này bao gồm việc nghiêm khắc trong việc tôi có nên phản hồi ai và không nên phản hồi ai. Phần lớn các tin nhắn tôi nhận được không hề khẩn cấp, bất kể người gửi nói gì, và chúng cũng không cần tôi phải dành thời gian.
Khung sườn của tôi để quyết định liệu một email có đáng để phản hồi hay không rất đơn giản. Tôi tự hỏi mình những câu hỏi này:
- Liệu có vấn đề gì xảy ra nếu tôi không trả lời email này không?
- Việc phản hồi email này có gây ra nhiều phiền toái hơn giá trị nó mang lại không?
- Việc phản hồi email này có chủ động cải thiện cuộc sống của tôi không?
Nếu hai trong số các câu trả lời của tôi là “không”, tôi sẽ không phản hồi email đó. Tôi sẽ không xóa tin nhắn ngay lập tức; nếu tôi thay đổi ý định trong khoảng một tuần, tôi có thể dễ dàng truy cập lại chuỗi tin nhắn. Tuy nhiên, thường thì tôi vẫn ổn với cách tiếp cận này.
6. Sử Dụng Nhãn (Labels) và Thư Mục (Folders)
Khi kiểm tra email, tôi thích phân loại mọi thứ để tránh bị choáng ngợp. Nhãn (Labels) và thư mục (Folders) là hai cách dễ nhất để làm điều này.
Sau khi xem qua các email của mình, tôi sẽ đưa mọi thứ vào một số thư mục khác nhau:
- Tin nhắn quan trọng: Trả lời trong vòng 24 giờ
- Ưu tiên thấp hơn: Trả lời trong vòng một tuần
- Email hữu ích (ví dụ: tin nhắn có hướng dẫn ứng dụng)
- Xóa
Giao diện các nhãn (Labels) trong ứng dụng web Gmail giúp phân loại và quản lý email hiệu quả
Sau khi phân loại email vào các nhóm này, tôi kiểm tra lại để đảm bảo mọi thứ đều nằm đúng chỗ. Nếu đúng, tôi thực hiện các hành động cần thiết cho từng nhóm. Điều này dễ dàng hơn nhiều so với việc cố gắng quản lý mọi thứ từ hộp thư đến chính của tôi.
7. Chặn Người Gửi Không Mong Muốn
Ngay cả khi tôi thiết lập quy tắc, một số người gửi không mong muốn vẫn có thể lọt qua. Điều này thường xảy ra khi họ sử dụng các từ khóa mà tôi chưa nghĩ đến việc chặn. Trong những trường hợp này, chặn người dùng là lựa chọn tốt nhất của tôi. Tôi chỉ cần nhấp vào tin nhắn và nhấn nút Chặn (Block) để thực hiện.
Hướng dẫn chặn một người gửi trong ứng dụng Gmail để loại bỏ thư rác và email phiền toái
Khi tôi chặn một người gửi không mong muốn, nội dung của họ thường được gửi vào thư mục thư rác của tôi. Nhiều nhà cung cấp email đủ thông minh để gửi các loại tin nhắn tương tự vào cùng một nơi, vì vậy tôi không cần phải nhìn thấy chúng. Sau đó, tôi có thể thêm các từ khóa mới vào danh sách bộ lọc của mình để ngăn chặn các loại tin nhắn này xuất hiện trong tương lai.
Ngoài việc chặn người gửi không mong muốn, tôi còn chặn các bản tin không có tùy chọn hủy đăng ký.
8. Thiết Lập Bộ Lọc Thư
Thiết lập bộ lọc thư là một cách dễ dàng khác để tôi phân loại email và đạt được “Inbox Zero”. Ví dụ, khi tôi sử dụng Outlook, tôi sẽ tạo các quy tắc có điều kiện để lọc các email vô nghĩa mà tôi biết mình sẽ xóa ngay lập tức.
Chẳng hạn, tôi thường xuyên nhận được các email không mong muốn về các dịch vụ khác nhau, như thiết kế web và SEO. Chưa một lần nào tôi bị thuyết phục làm việc với những người đã gửi những email này; chúng gây khó chịu, thiếu tính cá nhân hóa và lãng phí thời gian của tôi. Thay vì bực mình và gửi phản hồi, tôi thà tự động xóa chúng đi.
Trong Outlook, tôi đã làm theo các bước sau để lọc email:
- Đi tới Cài đặt (Settings) > Email > Quy tắc (Rules).
- Đặt tên cho quy tắc mới và tùy chỉnh cài đặt.
- Tích vào ô Chạy quy tắc ngay bây giờ (Run Rule Now).
- Khi mọi thứ đã ổn, chọn Lưu (Save).
Cài đặt kiểm soát người gửi tin nhắn trong ứng dụng Outlook giúp hạn chế email không mong muốn
Outlook cũng có một tính năng cho phép tôi thiết lập các giao thức nghiêm ngặt để chỉ những người nhất định mới có thể liên hệ với tôi.
Trong Gmail, tôi có thể lọc thư bằng cách nhấp vào biểu tượng trong thanh tìm kiếm và tìm kiếm các từ khóa. Tùy thuộc vào việc tôi có muốn xem các tin nhắn này hay không, tôi có thể đánh dấu chúng là đáng để phản hồi hoặc chuyển thẳng vào thư mục Thùng rác của mình.
9. Kiểm Tra Email Theo Đợt
Quản lý lịch trình và không dành quá nhiều thời gian trong hộp thư đến là một cách khác giúp tôi đạt được “Inbox Zero” một cách dễ dàng. Khi tôi kiểm tra tin nhắn mỗi giờ, tôi luôn cảm thấy một sự lo lắng âm ỉ rằng tôi phải trả lời một email mới. Hầu hết thời gian, tin nhắn đó không cần phản hồi chút nào, chứ đừng nói là trong vòng một giờ.
Sau khi cắt giảm việc sử dụng các thiết bị kỹ thuật số nói chung, tôi đã đặt ra ranh giới nghiêm ngặt về thời điểm kiểm tra tin nhắn. Trước hết, tôi không bao giờ kiểm tra email vào buổi sáng nữa. Mỗi lần tôi làm điều này, tôi đều ở trong trạng thái phản ứng, và phần còn lại của ngày tôi bị hủy hoại.
Thay vào đó, tôi kiểm tra email tối đa hai lần mỗi ngày – và lý tưởng nhất là tôi chỉ muốn xem chúng một lần. Hơn nữa, tôi đã đăng xuất khỏi các ứng dụng email trên điện thoại và cố gắng hết sức để giữ các ứng dụng này không có trên thiết bị của mình. Tôi đặt mục tiêu kiểm tra email vào cuối ngày, vì vậy tôi không còn lựa chọn nào khác ngoài việc đăng xuất sau đó.
10. Hủy Đăng Ký Hầu Hết Các Bản Tin
Các bản tin (newsletter) tuyệt vời là những nguồn tài nguyên quý giá, nhưng thành thật mà nói – nhiều bản tin chỉ đạt mức “khá” mà thôi. Rất nhiều bản tin có cảm giác như được gửi đi để đội ngũ marketing cảm thấy bận rộn và đạt được các chỉ số hiệu suất tùy tiện.
Tôi có thể đếm trên đầu ngón tay số lượng bản tin mà tôi thấy hữu ích. Do đó, việc hủy đăng ký khỏi hầu hết các thông tin liên lạc tôi nhận được là điều dễ dàng. Tôi đã rất dứt khoát với việc này; nếu đó không phải là thứ tôi mong muốn nhận được, tôi sẽ hủy đăng ký bản tin đó. Tôi luôn có thể thay đổi ý định sau này nếu cần, nhưng cho đến nay tôi chưa từng làm vậy một lần nào.
Giao diện quản lý đăng ký bản tin mới trong Gmail giúp người dùng dễ dàng hủy theo dõi
Mỗi khi tôi mua một sản phẩm trực tuyến, tôi luôn để ý đến bài viết bản tin đầu tiên của họ để có thể hủy đăng ký. Hơn nữa, tôi sẽ luôn bỏ chọn hộp để nhận thư nếu tùy chọn đó hiển thị. May mắn thay, việc hủy đăng ký các bản tin vô ích trong Gmail giờ đây dễ dàng hơn bao giờ hết.
Kết Luận
Việc chinh phục hộp thư đến ngập tràn email không còn là giấc mơ xa vời. Với những thói quen và thủ thuật được chia sẻ trên, bạn hoàn toàn có thể đạt được trạng thái “Inbox Zero” và duy trì một hộp thư gọn gàng, có tổ chức. Từ việc hủy đăng ký những bản tin không cần thiết, thiết lập bộ lọc thông minh, đến việc đặt ra giới hạn cá nhân và sử dụng các tính năng phân loại của Gmail hay Outlook, mỗi bước nhỏ đều góp phần tạo nên một quy trình quản lý email hiệu quả hơn.
Hãy bắt đầu áp dụng từng bí quyết một vào thói quen hàng ngày của bạn. Bạn sẽ thấy sự khác biệt đáng kể trong cách bạn tiếp cận công việc, giảm bớt căng thẳng và tăng cường năng suất. Đừng để email kiểm soát bạn; hãy kiểm soát email của bạn. Bạn đã thử áp dụng những phương pháp nào để quản lý email? Hãy chia sẻ kinh nghiệm của bạn trong phần bình luận bên dưới nhé!
