Notion là một công cụ quản lý công việc và kiến thức đa năng, mang lại giá trị vượt trội ngay cả trong phiên bản miễn phí. Tuy nhiên, việc nâng cấp lên gói Notion Plus có thể thay đổi hoàn toàn cách bạn làm việc và tổ chức thông tin. Với những tính năng mở rộng mạnh mẽ, gói trả phí này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn tối ưu hóa quy trình làm việc, biến Notion thành một trợ thủ đắc lực không thể thiếu. Bài viết này sẽ đi sâu vào 6 lợi ích cốt lõi của Notion Plus, chứng minh tại sao khoản đầu tư này lại hoàn toàn xứng đáng cho bất kỳ ai đang muốn nâng cao năng suất và hiệu quả công việc.
6 Lý Do Gói Notion Plus Xứng Đáng Với Mọi Khoản Đầu Tư
1. Tự Động Hóa Mạnh Mẽ – Quản Lý Bảng Dữ Liệu Lớn Dễ Dàng Hơn
Một phần lớn công việc hàng ngày trong Notion của nhiều người dùng thường khá lặp đi lặp lại, đặc biệt khi theo dõi các nhiệm vụ với trạng thái thay đổi liên tục. Trong phiên bản miễn phí, việc này đòi hỏi phải cập nhật thủ công trạng thái tác vụ trong các bảng và các trường liên quan. Tuy nhiên, với tính năng tự động hóa (Automations) của Notion Plus, việc quản lý các tác vụ này trở nên cực kỳ dễ dàng. Bạn chỉ cần thay đổi một trường thả xuống và mọi thông tin liên quan khác sẽ tự động cập nhật.
Dự án Asana được đồng bộ hóa và theo dõi trạng thái tự động trong Notion.
Ví dụ, một bảng Notion có thể được thiết lập để theo dõi trạng thái của tất cả các bài viết. Khi hoàn tất việc đề xuất hoặc viết một bài, việc cập nhật thuộc tính trạng thái trong bảng sẽ tự động kích hoạt các thuộc tính khác cũng thay đổi theo. Ngoài ra, còn có các tùy chọn tự động hóa theo lịch trình cho các quy trình làm việc định kỳ. Nhờ đó, tính năng này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và làm cho việc theo dõi công việc trên Notion trở nên hiệu quả hơn nhiều so với việc phải cập nhật thủ công từng thuộc tính mỗi khi thay đổi trạng thái nhiệm vụ.
2. Khối Không Giới Hạn – Sắp Xếp Nhiều Nội Dung Hơn Trên Một Trang
Các khối (blocks) trong Notion là các yếu tố cơ bản mà bạn đặt trên một trang để thực hiện các tác vụ cụ thể, như danh sách công việc, hộp kiểm, nội dung nhúng hoặc đoạn văn bản. Phiên bản miễn phí của Notion có giới hạn 1.000 khối nếu bạn chia sẻ trang với người khác, điều này có thể trở thành một vấn đề lớn đối với các dự án cộng tác.
Notion Plus loại bỏ hoàn toàn giới hạn này, cho phép bạn sử dụng khối không giới hạn và mời tối đa 100 khách (guests) vào các trang của mình. Điều này có nghĩa là bạn và các thành viên trong nhóm có thể xây dựng các trang, cơ sở dữ liệu và công cụ theo dõi khổng lồ mà không cần lo lắng về việc hết không gian trên một tài liệu dài.
Một ví dụ điển hình là việc theo dõi các tài liệu cho các trang web đang được phát triển. Các tài liệu này được chia sẻ giữa ba đến bốn thành viên nhóm, những người làm việc trên các phần riêng lẻ của một trang bao gồm thiết kế, mã nguồn (backend code), tài liệu phía máy khách (client-side documentation), v.v.
Với gói Notion Plus, bạn có thể tổ chức thông tin về mọi trang web, từ thiết kế đến tài liệu mã nguồn, trên một trang duy nhất và chia sẻ với đồng đội. Điều này giúp việc hợp tác trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn, dễ dàng biện minh cho chi phí đăng ký 10 đô la. Bên cạnh đó, bạn cũng nhận được khả năng tải lên tệp không giới hạn, với mỗi tệp tải lên có dung lượng tối đa 5GB. Dung lượng này quá đủ để tạo một bộ sưu tập tài liệu, tài sản số, tệp mã và văn bản, cùng mọi thứ cần thiết liên quan đến một dự án cụ thể trên một trang Notion duy nhất.
3. Trực Quan Hóa Tiến Độ – Hiểu Rõ Dữ Liệu Của Bạn
Notion Plus cho phép bạn trực quan hóa dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu theo nhiều cách khác nhau như biểu đồ đường (line), biểu đồ cột (bar) và biểu đồ hình bánh (donut). Kết hợp với các tính năng tự động hóa, điều này giúp việc theo dõi tiến độ dự án trở nên cực kỳ dễ dàng. Bạn có thể dễ dàng thiết lập tỷ lệ phần trăm hoàn thành tác vụ và xem tổng quan tiến độ của toàn bộ dự án chỉ trong nháy mắt.
Quản lý và trực quan hóa thanh tiến độ công việc trong cơ sở dữ liệu Notion.
Mặc dù bạn vẫn có thể thực hiện điều này trong phiên bản miễn phí của Notion, nhưng sẽ tốn nhiều công sức hơn để theo dõi tiến độ một cách chính xác. Sử dụng các thuộc tính quan hệ (relation) và cuộn lên (rollup) là cách dễ nhất để đạt được mục tiêu này. Ví dụ, bạn có thể tính toán mức độ hoàn thành một dự án bằng cách sử dụng thuộc tính rollup được liên kết với các hộp kiểm theo dõi từng mục tiêu riêng lẻ. Trực quan hóa tiến độ mang lại nhiều lợi ích hơn là chỉ cho bạn biết dự án đã đi được bao xa. Các chỉ báo trực quan về tiến độ giúp dễ dàng ưu tiên các tác vụ và phân bổ tài nguyên vào đúng lĩnh vực, giúp bạn có trách nhiệm hơn và xem tiến độ theo thời gian thực.
4. Lịch Sử Trang Dài Hơn – An Tâm Khi Làm Việc
Bạn đã bao giờ muốn quay lại một phiên bản tài liệu cũ nhưng nhận ra nó đã quá lâu và chương trình bạn đang dùng không lưu trữ lịch sử đủ dài? Notion Plus giải quyết vấn đề đó.
Với gói Plus, bạn sẽ có lịch sử phiên bản trong 30 ngày trên các trang Notion của mình, so với bảy ngày trong phiên bản miễn phí. Điều này có nghĩa là bạn có thể khôi phục trang của mình về một phiên bản cũ hơn trong vòng tối đa 30 ngày.
Giao diện lịch sử phiên bản của một trang Notion, cho phép khôi phục nội dung.
Đối với người dùng, tiện ích lớn nhất mà tính năng này mang lại là sự an tâm. Bạn có thể làm việc mà không phải lo lắng về việc vô tình xóa nội dung của một trang và chia sẻ trang với các thành viên trong nhóm hoặc khách mà không sợ ai đó vô tình xóa một đoạn văn bản hoặc bảng quan trọng.
Điều này cũng giúp theo dõi tiến độ và sự phát triển của tài liệu theo thời gian. Người dùng thường xuyên phải quay lại giữa các phiên bản trang mới và cũ để xem một dự án cụ thể đã tiến triển đến đâu. Họ cũng sử dụng tính năng này để theo dõi và so sánh cách các đoạn mã nhỏ được viết đã thay đổi theo thời gian và liệu một phiên bản trước đó có hoạt động tốt hơn phiên bản hiện tại hay không. Giá trị công việc nếu bị mất đi mà không có lịch sử phiên bản mở rộng sẽ lớn hơn rất nhiều so với chi phí đăng ký.
5. Nhiều Cơ Sở Dữ Liệu Hơn – Đồng Bộ Hóa Đa Nền Tảng
Bạn chỉ nhận được một cơ sở dữ liệu được đồng bộ hóa trên gói miễn phí của Notion, điều này có thể trở thành vấn đề nếu bạn đang theo dõi nhiều luồng dữ liệu từ các dịch vụ như GitHub và Asana. Gói Notion Plus bao gồm cơ sở dữ liệu không giới hạn, nghĩa là bạn có thể theo dõi bao nhiêu dự án tùy thích và đồng bộ hóa chúng với các dịch vụ bên ngoài.
Các cơ sở dữ liệu này cho phép bạn đồng bộ hóa các vấn đề (issues) và yêu cầu kéo (pull requests) từ các kho lưu trữ GitHub vào Notion và chia sẻ chúng với nhóm của mình, ngay cả khi họ không có quyền truy cập vào kho lưu trữ. Tất cả những gì bạn cần làm là sao chép và dán liên kết vấn đề hoặc yêu cầu kéo từ GitHub vào các trang Notion của mình, và Notion sẽ tự động xử lý phần còn lại.
Cơ sở dữ liệu được đồng bộ hóa trong Notion, hiển thị khả năng kết nối với các công cụ khác.
Với Notion Plus, bạn có thể tạo các cơ sở dữ liệu khác nhau trên mỗi trang để theo dõi các kho lưu trữ khác nhau từ GitHub, giúp giữ tất cả thông tin về một dự án đang thực hiện trên một trang Notion duy nhất. Giới hạn số dòng trong gói Plus cũng cao hơn đáng kể (20.000 so với 100 trong gói miễn phí), nghĩa là các kho lưu trữ lớn hơn cũng hoạt động mà không gặp vấn đề gì.
Nhìn chung, tính năng này cho phép bạn quản lý khối lượng công việc cá nhân, kết nối các vấn đề GitHub với các tác vụ và đề cập đến các ticket, vấn đề này ở bất cứ đâu trong không gian làm việc Notion của bạn. Bạn thậm chí có thể thiết lập các quan hệ tự động giữa các cơ sở dữ liệu đồng bộ hóa GitHub và Jira, giúp việc theo dõi các yêu cầu kéo và bất kỳ tác vụ hoặc vấn đề nào trong Notion trở nên dễ dàng hơn.
6. Tùy Chỉnh Giao Diện Chuyên Nghiệp – Nâng Tầm Trải Nghiệm
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, gói đăng ký Notion Plus cung cấp cho bạn quyền truy cập vào các tùy chỉnh trang. Điều này có nghĩa là bạn có thể đặt trang chủ, tùy chỉnh biểu tượng trang web (favicon) và bản xem trước khi chia sẻ, sử dụng tiêu đề tùy chỉnh, v.v. Các tính năng này đặc biệt hữu ích khi tạo các trang cho khách hàng, nơi cần có một bản sắc thương hiệu cụ thể và trông không giống như được tạo vội vàng trong một chương trình bên ngoài.
Một máy tính bảng hiển thị trang web được tạo bằng Notion Sites, kèm theo phác thảo và điện thoại với logo Notion, minh họa khả năng tùy chỉnh.
Ngoài ra, bạn cũng có thể tinh chỉnh giao diện các trang Notion của mình và thiết kế chúng đẹp mắt hơn. Mặc dù có thể mất một chút thời gian để thiết lập trang theo ý muốn, nhưng một không gian làm việc được thiết kế tốt có thể tăng năng suất và tạo ra một môi trường làm việc hấp dẫn hơn. Dù sao đi nữa, nếu bạn phải nhìn vào một tài liệu trong nhiều giờ, bạn cũng nên làm cho nó trông đẹp hơn thiết kế mặc định của Notion.
Tính năng này phát huy tác dụng đặc biệt khi tạo trang cho khách hàng, giúp các tài liệu của bạn nổi bật và tạo ấn tượng mạnh mẽ.
Kết Luận
Gói Notion Plus thực sự có thể mang lại những lợi ích tuyệt vời nếu bạn đang sử dụng Notion như một công cụ hàng ngày để ghi lại, theo dõi công việc, tiến độ và các dự án của mình. Các tính năng mà nó cung cấp giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức, điều cuối cùng sẽ bù đắp cho chi phí đăng ký. Hãy cân nhắc nâng cấp để trải nghiệm sự khác biệt đáng kể mà Notion Plus mang lại cho quy trình làm việc của bạn. Bạn có đang sử dụng Notion Plus không? Hãy chia sẻ trải nghiệm của bạn trong phần bình luận bên dưới nhé!
