Hầu hết chúng ta thường chỉ dừng lại ở các phím tắt cơ bản như Ctrl+C và Ctrl+V khi làm việc trên Google Docs. Tuy nhiên, những công cụ giúp tiết kiệm thời gian thực sự lại là các phím tắt ít được nhắc đến – đặc biệt hữu ích khi bạn cần di chuyển nhanh trong tài liệu dài hoặc sửa lỗi định dạng một cách tức thì. Một khi bạn đã làm quen với chúng, bạn sẽ tự hỏi làm thế nào mình có thể làm việc hiệu quả nếu thiếu chúng. Đây chính là những “thủ thuật Google Docs” giúp bạn nâng cao năng suất đáng kể.
1. Dán Không Định Dạng: Giúp Văn Bản Sạch Sẽ Hơn
Đây là một trong những phím tắt yêu thích của nhiều người dùng Google Docs, và có lý do chính đáng cho điều đó. Bạn copy văn bản từ một trang web, dán vào tài liệu của mình, và đột nhiên phải đối mặt với đủ loại phông chữ lạ, màu sắc ngẫu nhiên và định dạng không khớp. Thay vì mất thêm thời gian để dọn dẹp, bạn chỉ cần sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + V (đối với Windows) hoặc Cmd + Shift + V (đối với Mac) để dán nội dung mà không kèm định dạng.
Với phím tắt này, bạn có thể loại bỏ tất cả các định dạng gốc và dán văn bản thuần túy, phù hợp với phong cách tài liệu của bạn. Nó cực kỳ hoàn hảo khi bạn cần trích dẫn từ các bài nghiên cứu, sao chép đoạn mã code, hoặc lấy văn bản từ email. Đây là một thủ thuật Google Docs quan trọng giúp tiết kiệm thời gian đáng kể.
2. Thêm Bình Luận Mà Không Gián Đoạn Luồng Làm Việc
Việc thêm bình luận vào tài liệu thường đòi hỏi bạn phải tô sáng văn bản, nhấp chuột phải và điều hướng qua các menu. Tổ hợp phím Ctrl + Alt + M (đối với Windows) hoặc Cmd + Option + M (đối với Mac) cho phép bạn thêm bình luận ngay lập tức mà không làm gián đoạn quá trình gõ.
Phím tắt này đặc biệt hữu ích trong các phiên chỉnh sửa. Bạn có thể đánh dấu các phần cần kiểm tra lại thông tin, đề xuất sửa đổi hoặc để lại lời nhắc mà không làm ngắt quãng mạch đọc. Nó cũng tuyệt vời cho các dự án cộng tác, nơi bạn cần đưa ra phản hồi nhanh chóng.
Để sử dụng phím tắt này hiệu quả hơn, hãy kết hợp nó với các phím tắt Google Docs khác. Ví dụ, bạn có thể ghép nối nó với Ctrl + Shift + Mũi tên Phải/Trái để chọn văn bản bằng bàn phím, thêm bình luận, nhập ghi chú và nhấn Enter.
3. Gõ Văn Bản Bằng Giọng Nói: Nhanh Hơn Gõ Phím Rất Nhiều
Tính năng gõ văn bản bằng giọng nói của Google Docs biến lời nói của bạn thành văn bản với độ chính xác ấn tượng. Khi ngón tay bạn đã mỏi, nhưng bộ não vẫn tuôn ra ý tưởng, tổ hợp phím Ctrl + Shift + S (hoạt động trên cả Windows và Mac) sẽ kích hoạt ngay lập tức tính năng gõ bằng giọng nói. Khả năng nhận diện giọng nói của Google rất ấn tượng và nó cũng hiểu các lệnh về dấu câu.
Gõ văn bản bằng giọng nói trong Google Docs đang hoạt động
Bạn có thể nói “chấm” để thêm dấu chấm, “xuống dòng” để bắt đầu một đoạn mới, hoặc “phẩy” để thêm dấu phẩy. Nó xử lý các thuật ngữ chuyên ngành một cách đáng ngạc nhiên, mặc dù bạn có thể cần chỉnh sửa một hoặc hai từ. Gõ bằng giọng nói hoàn hảo cho các bản nháp đầu tiên, các buổi động não ý tưởng, hoặc khi bạn đang bị căng thẳng do lặp lại động tác (RSI).
Để đạt được kết quả tốt nhất khi gõ bằng giọng nói, hãy cố gắng nói tự nhiên và rõ ràng, nhưng đừng nói quá chậm. AI thường hoạt động tốt hơn với các kiểu nói chuyện bình thường hơn là phát âm quá cẩn thận.
4. Chọn Nhanh Toàn Bộ Đoạn Văn
Khi làm việc với các tài liệu dài hơn, bạn thường cần điều chỉnh toàn bộ các phần cùng một lúc. Một vấn đề phổ biến với việc chọn và kéo là bạn có thể thường xuyên bỏ sót từ đầu tiên hoặc vô tình chọn cả văn bản không mong muốn từ các đoạn liền kề. Để chọn chính xác, hãy sử dụng Ctrl + Shift + Mũi tên Lên/Xuống (Windows) hoặc Cmd + Shift + Mũi tên Lên/Xuống (Mac) để chọn toàn bộ đoạn văn ngay lập tức.
Phím tắt này giúp việc tái cấu trúc tài liệu và áp dụng định dạng nhất quán trở nên dễ dàng, ngay cả khi bạn đang di chuyển các phần hoặc định dạng nhiều đoạn văn với cùng một kiểu.
5. Di Chuyển Đoạn Văn Lên Xuống Tức Thì
Thông thường, khi bạn cần sắp xếp lại các đoạn văn để có luồng mạch lạc hơn, bạn sẽ chỉ đơn giản là cắt và dán các khối văn bản, điều này có nguy cơ làm hỏng định dạng. Tổ hợp phím Alt + Shift + Mũi tên Lên/Xuống (Windows) hoặc Option + Shift + Mũi tên Lên/Xuống (Mac) sẽ di chuyển đoạn văn hiện tại của bạn lên hoặc xuống mà không cần chạm vào clipboard.
Đặt con trỏ của bạn ở bất kỳ đâu trong một đoạn văn và sử dụng phím tắt này để di chuyển nó đến vị trí hoàn hảo. Nó cực kỳ hữu ích cho việc phác thảo, sắp xếp lại danh sách hoặc sửa chữa luồng ý tưởng của bạn.
Điều này cũng hoạt động rất hiệu quả với các dấu đầu dòng và danh sách được đánh số. Bạn có thể sắp xếp lại toàn bộ các phần mà không phải lo lắng về việc làm hỏng định dạng hoặc mất số thứ tự.
6. Nhảy Đến Đầu Hoặc Cuối Tài Liệu Mà Không Cần Cuộn
Việc cuộn qua một tài liệu dài không hề thú vị khi bạn phải nhảy đi nhảy lại từ đầu đến cuối. Trên Windows, nhấn Ctrl + Home để đi đến đầu tài liệu và Ctrl + End để đến cuối tài liệu. Trên máy Mac, Cmd + Mũi tên Lên đưa bạn lên đầu và Cmd + Mũi tên Xuống đưa bạn xuống cuối ngay lập tức.
Phím tắt này rất tiện lợi khi bạn đang làm việc với các báo cáo, bản thảo hoặc bài nghiên cứu dài. Thường thì bạn sẽ cần kiểm tra lại phần giới thiệu sau khi viết xong kết luận và ngược lại, vì vậy phím tắt này giúp việc di chuyển nhanh chóng giữa các phần trở nên dễ dàng.
7. Phần Thưởng Thêm: Hiển Thị Tất Cả Phím Tắt Khi Bạn Quên
Chúng tôi sử dụng những phím tắt này hàng ngày để tăng tốc quy trình làm việc trên Google Docs và ít phải dùng chuột hơn. Nhưng có hàng tá phím tắt khác đáng để học hỏi, mặc dù khó mà nhớ hết tất cả. May mắn thay, bạn có thể hiển thị danh sách các phím tắt Google Docs được hỗ trợ bằng cách sử dụng Ctrl + / (Windows) hoặc Cmd + / (Mac).
Danh sách tất cả các phím tắt trong Google Docs
Danh sách này cũng có thể tìm kiếm. Trong thanh tìm kiếm “Keyboard shortcuts”, bạn có thể gõ “format” để tìm các phím tắt định dạng, “insert” cho các tùy chọn chèn, hoặc duyệt qua các danh mục để khám phá những phím tắt mà bạn chưa từng biết đến.
Bảy phím tắt này sẽ giúp bạn làm việc nhanh hơn mà không cần phải liên tục với chuột. Hãy bắt đầu với những phím tắt bạn cần nhất. Một khi đã quen với chúng, hãy thử khám phá thêm các phím tắt Google Docs khác để tiết kiệm thời gian và công sức hơn nữa mỗi ngày.
