Trước đây, để sử dụng bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office cơ bản trực tiếp trên máy tính để bàn của mình, người dùng cần phải đăng nhập bằng tài khoản Microsoft có trả phí hoặc sở hữu bản quyền. Tuy nhiên, hiện nay Microsoft đã cung cấp một tùy chọn mới là “Tiếp tục miễn phí”, cho phép bạn sử dụng Word, Excel và PowerPoint trực tiếp trên máy tính mà không cần phải làm việc qua trình duyệt hay trả bất kỳ khoản phí hàng tháng nào. Đây là một tin tức đáng chú ý dành cho những ai tìm kiếm giải pháp văn phòng hiệu quả mà vẫn tiết kiệm chi phí.
Microsoft 365 Miễn Phí Trên Windows: Thay Đổi Lớn Từ Microsoft
Trong quá khứ, việc sử dụng bộ ứng dụng năng suất của Microsoft trực tiếp trên PC yêu cầu bạn phải mua gói đăng ký Microsoft 365 hoặc mua bản Office vĩnh viễn. Mặc dù Microsoft vẫn cung cấp Office Online miễn phí (và có nhiều lý do để sử dụng Office Online), nhưng giải pháp này buộc người dùng phải làm việc trong trình duyệt và luôn duy trì kết nối internet.
Giờ đây, gã khổng lồ phần mềm đang tạo điều kiện thuận lợi hơn cho những người dùng thích làm việc với Microsoft Office trực tiếp trên máy tính thay vì qua trình duyệt web. Thay vì phải vất vả tìm cách nhận giấy phép Microsoft Office miễn phí, Microsoft sẽ cho phép bạn sử dụng các phiên bản cơ bản của các ứng dụng năng suất cốt lõi như Excel, PowerPoint và Word hoàn toàn miễn phí.
Để làm được điều này, bạn chỉ cần tải xuống và cài đặt Microsoft 365 trên máy tính Windows của mình như bình thường. Sau khi hoàn tất quá trình cài đặt, hãy khởi chạy bất kỳ ứng dụng nào trong ba ứng dụng đã kể trên. Khi được nhắc đăng nhập, bạn hãy nhấp vào Skip for now (Bỏ qua tạm thời) nằm ở góc dưới bên trái của cửa sổ Sign-in (Đăng nhập).
Sau đó, bạn sẽ thấy hộp thoại “Welcome to free Word, Excel, and PowerPoint” (Chào mừng bạn đến với Word, Excel và PowerPoint miễn phí) và có thể chọn tùy chọn Continue for free (Tiếp tục miễn phí). Trong cửa sổ tiếp theo, nhấp vào Save to OneDrive (Lưu vào OneDrive), thao tác này sẽ lưu mọi thứ bạn làm vào tài khoản OneDrive của bạn—và bạn đã sẵn sàng sử dụng.
Giao diện ứng dụng Microsoft 365 trên Microsoft Store, hiển thị biểu tượng các ứng dụng Word, Excel và PowerPoint.
Những Hạn Chế Cần Biết Về Phiên Bản Microsoft 365 Miễn Phí
Mặc dù Microsoft cuối cùng đã miễn phí các ứng dụng năng suất cốt lõi của mình, nhưng ưu đãi này thực tế lại có phần kém hơn so với Microsoft 365 Online. Đó là vì phiên bản desktop miễn phí vẫn yêu cầu bạn phải có kết nối internet để lưu công việc qua OneDrive, vốn cũng chỉ giới hạn ở 5GB dung lượng. Điều này có thể không thành vấn đề nếu bạn chỉ dùng máy tính để xử lý văn bản đơn giản.
Tuy nhiên, nếu bạn không cấu hình thủ công tài khoản OneDrive của mình và cũng lưu trữ ảnh, video trên PC, bạn sẽ nhanh chóng nhận thấy không gian lưu trữ bị cạn kiệt. Điều này có nghĩa là bạn cần giải phóng bộ nhớ OneDrive hoặc mua thêm dung lượng, điều này về cơ bản làm mất đi mục đích của việc sử dụng Microsoft 365 miễn phí. Bởi lẽ, nếu bạn đăng ký gói Microsoft 365 trả phí, bạn có thể nhận được 1TB dung lượng lưu trữ đám mây OneDrive (tùy thuộc vào gói của bạn).
Ngoài ra, bạn sẽ mất rất nhiều tính năng nâng cao mà người dùng Microsoft 365 trả phí có được. Cụ thể, Word phiên bản miễn phí bị cắt giảm các tính năng như giãn dòng, bảng biểu, cột, và nhiều hơn nữa. Excel miễn phí không có định dạng có điều kiện, bảng Pivot Table, màu sắc, v.v., trong khi PowerPoint miễn phí loại bỏ các biểu tượng, SmartArt, biểu đồ, định dạng nền, và nhiều tính năng khác. Đặc biệt, tất cả các ứng dụng đều không có tính năng add-in.
Hình ảnh minh họa các ứng dụng Microsoft 365 và cửa sổ trò chuyện Copilot trong môi trường không gian mạng.
Vì là ứng dụng miễn phí, Microsoft sẽ hiển thị một banner quảng cáo cố định trên các ứng dụng để khuyến khích bạn sử dụng các dịch vụ khác của họ. Thậm chí, nó sẽ hiển thị một video quảng cáo ngắn vài giờ một lần với hy vọng bạn cuối cùng sẽ mua một sản phẩm hoặc dịch vụ nào đó từ công ty. Hơn nữa, phiên bản miễn phí này chỉ có sẵn trên Windows — nếu bạn là người dùng macOS, bạn vẫn phải trả phí hoặc sử dụng bộ ứng dụng năng suất tích hợp sẵn của Apple thay thế.
Nhìn chung, bạn chỉ có thể tận dụng các ứng dụng này cho những tác vụ đơn giản nhất, điều này có thể không thực tế đối với bất kỳ ai cần chúng cho mục đích công việc hoặc học tập chuyên nghiệp. Ngoài ra, sự phiền toái của các quảng cáo có thể khiến bạn muốn chuyển sang các lựa chọn thay thế Microsoft 365 miễn phí khác.
Tuy nhiên, nếu bạn ưu tiên làm việc trực tiếp trên Windows, có đủ dung lượng lưu trữ đám mây hoặc thường xuyên lưu trữ tệp cục bộ và chỉ cần các tính năng cơ bản, thì việc sử dụng Microsoft 365 miễn phí vẫn là một lựa chọn đáng cân nhắc.
