Nếu bạn chỉ đang sử dụng thanh tìm kiếm của Gmail để tra cứu tên người gửi hoặc tiêu đề email, bạn đang bỏ lỡ rất nhiều tính năng mạnh mẽ khác. Thanh tìm kiếm này ẩn chứa nhiều “siêu năng lực” hơn bạn nghĩ, giúp bạn quản lý hộp thư hiệu quả và tiết kiệm thời gian đáng kể.
Tại Sao Thanh Tìm Kiếm Gmail Xứng Đáng Được Quan Tâm Hơn?
Hầu hết người dùng Gmail chỉ dừng lại ở những thao tác cơ bản: gõ một cái tên, một tiêu đề hoặc một từ khóa chung chung, sau đó cuộn qua các kết quả với hy vọng tìm thấy email mình cần. Phương pháp thử và sai này tuy có hiệu quả nhưng lại chậm và thường gây khó chịu, đặc biệt khi hộp thư đến của bạn chứa hàng nghìn tin nhắn kéo dài nhiều năm. Điều mà nhiều người không nhận ra là công cụ tìm kiếm của Gmail phức tạp hơn rất nhiều so với vẻ ngoài đơn giản của nó.
Ảnh minh họa kết quả tìm kiếm cơ bản trong Gmail khi gõ một cụm từ khóa.
Hãy hình dung thanh tìm kiếm Gmail như một Google cá nhân dành cho email của bạn. Giống như cách bạn có thể tìm kiếm trên web bằng các cụm từ hoặc lệnh chính xác, Gmail cũng cung cấp các toán tử tìm kiếm nâng cao cho phép bạn khoanh vùng chính xác những gì bạn đang tìm. Nó hiểu ngữ cảnh, các bộ lọc, phạm vi thời gian, loại tệp, người gửi và nhiều hơn nữa. Tính năng này đặc biệt hữu ích nếu bạn có một hộp thư đến với hàng ngàn tin nhắn tích lũy qua nhiều năm.
Ví dụ, giả sử bạn đang cố gắng tìm một hợp đồng mà sếp của bạn đã gửi vào tháng 6 năm trước. Thay vì cuộn qua hàng tá email cũ, bạn có thể gõ:
from:[email protected] after:2023/06/01 before:2023/07/01 filename:pdfChỉ trong vài giây, Gmail sẽ lọc hộp thư của bạn để chỉ hiển thị các email từ sếp của bạn trong tháng 6 năm 2023 có đính kèm tệp PDF. Thao tác này nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn rất nhiều so với việc tìm kiếm thủ công.
Các Mẹo Tìm Kiếm Gmail Hàng Ngày Giúp Bạn Tiết Kiệm Thời Gian
Bạn không cần phải ghi nhớ hàng tá lệnh để có được kết quả mong muốn. Ngay cả một vài toán tử tìm kiếm đơn giản cũng có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong công việc hàng ngày của bạn.
Hãy thử has:attachment để tìm tất cả các email có tệp đính kèm. Thêm filename:pdf hoặc filename:xlsx để lọc theo loại tệp cụ thể. Nếu bạn muốn bao gồm một người gửi, ví dụ from:[email protected], bạn vừa truy xuất tất cả tài liệu mà khách hàng đó đã gửi mà không cần tìm kiếm thủ công.
Thanh tìm kiếm Gmail hiển thị cú pháp toán tử "from:" và "filename:" để lọc email theo người gửi và loại tệp.
Tìm kiếm dựa trên ngày tháng cũng mạnh mẽ không kém. Sử dụng after: và before: với định dạng ngày tháng là YYYY/MM/DD. Tìm kiếm after:2024/01/01 before:2024/02/01 sẽ hiển thị mọi tin nhắn nhận được trong tháng 1 năm 2024. Điều này cực kỳ hữu ích để thu hẹp tìm kiếm theo các dự án, sự kiện hoặc thời hạn cụ thể.
Nếu bạn sắp xếp hộp thư đến của mình bằng các nhãn, hãy sử dụng chúng trong các tìm kiếm của bạn với toán tử label:. Ví dụ, label:công_việc hợp đồng sẽ hiển thị tất cả các tin nhắn được gắn nhãn “công_việc” có chứa từ “hợp đồng”.
Bạn cũng có thể sử dụng dấu ngoặc kép để tìm kiếm các cụm từ chính xác. Gõ "lịch họp" đảm bảo bạn chỉ thấy các email chứa chính xác những từ đó theo thứ tự đó. Không còn phải đọc qua những đề cập không liên quan đến “lịch” hoặc “họp” riêng lẻ.
Kết Hợp Các Toán Tử Để Đạt Kết Quả Tốt Nhất
Một toán tử tìm kiếm đơn lẻ đã đủ để có được kết quả chính xác trong hầu hết các trường hợp. Tuy nhiên, việc kết hợp nhiều toán tử tìm kiếm sẽ giúp bạn khoanh vùng chính xác hơn những gì bạn đang tìm kiếm với độ chính xác cao nhất.
Hãy tưởng tượng bạn đang cố gắng tìm các tệp bảng tính từ một đồng nghiệp tên An đã gửi vào nửa đầu tháng 4. Bạn có thể sử dụng:
from:[email protected] after:2024/04/01 before:2024/04/16 filename:xlsxTruy vấn đó sẽ chỉ trả về các email từ An trong khoảng thời gian cụ thể đó có chứa các tệp Excel.
Nếu bạn muốn tìm kiếm email từ nhiều người, bạn có thể sử dụng OR như sau:
from:[email protected] OR from:[email protected]Bạn cũng có thể loại trừ những người gửi cụ thể bằng cách sử dụng dấu trừ. Chẳng hạn, -from:[email protected] sẽ lọc bỏ các email từ địa chỉ email đó.
Bạn muốn tìm các tin nhắn chưa đọc có một chủ đề cụ thể từ quản lý của mình? Hãy thử:
subject:cập nhật từ:[email protected] is:unreadBạn càng thử nghiệm nhiều, bạn sẽ càng hiểu cách các toán tử tìm kiếm khác nhau tương tác với nhau. Và vì Gmail cung cấp kết quả tức thì, bạn có thể điều chỉnh truy vấn của mình khi cần mà không phải chờ đợi.
Cách Tạo Bộ Lọc Tự Động Từ Truy Vấn Tìm Kiếm Gmail
Sau khi bạn khám phá một truy vấn tìm kiếm cho ra chính xác kết quả mình cần, bạn có thể muốn Gmail tự động thực hiện công việc đó cho bạn. Đó là lúc các bộ lọc phát huy tác dụng. Lọc là một thủ thuật tìm kiếm Gmail tiện lợi cho phép bạn áp dụng các hành động tự động cho các email đến khớp với các tiêu chí cụ thể.
Giao diện bảng điều khiển tạo bộ lọc tìm kiếm nâng cao trong Gmail, cho phép thiết lập các tiêu chí cụ thể.
Để bắt đầu, hãy nhấp vào biểu tượng bộ lọc ở cuối bên phải thanh tìm kiếm Gmail. Thao tác này sẽ mở bảng điều khiển tìm kiếm nâng cao, nơi bạn có thể điền các trường như người gửi, chủ đề, từ khóa, kích thước tệp hoặc phạm vi ngày. Bạn cũng có thể dán một truy vấn tìm kiếm mà bạn đã thử nghiệm trước đó.
Khi các tiêu chí của bạn đã được đặt, hãy nhấp vào “Tạo bộ lọc” ở cuối bảng điều khiển thay vì chạy tìm kiếm. Gmail sau đó sẽ hiển thị danh sách các hành động mà bạn có thể áp dụng cho các email khớp với tìm kiếm của bạn. Bạn có thể tự động áp dụng nhãn, bỏ qua hộp thư đến, lưu trữ, gắn dấu sao, chuyển tiếp đến một địa chỉ khác hoặc đánh dấu tin nhắn là đã đọc.
Bạn cũng có thể quản lý các bộ lọc bằng cách đi tới Cài đặt > Xem tất cả cài đặt > Bộ lọc và Địa chỉ bị chặn. Từ đó, bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa các bộ lọc khi cần.
Thanh tìm kiếm trong Gmail không chỉ là một tiện ích. Nó là một “cỗ máy” có thể tìm kiếm và tùy chỉnh mạnh mẽ. Dù trông có vẻ khiêm tốn, nhưng ẩn sâu bên trong, nó thông minh hơn hầu hết mọi người nhận ra. Một khi bạn nắm vững cú pháp, bạn sẽ tự hỏi làm thế nào mình đã xoay sở mà không có nó trước đây.
