Bạn tự nhủ sẽ ghi lại điều đó sau, nhưng “sau này” dường như không bao giờ đến. Điều này xảy ra bởi vì trí nhớ của chúng ta không đáng tin cậy, đặc biệt là khi cuộc sống trở nên bận rộn với vô vàn công việc. Một thói quen thu thập hiệu quả bắt đầu bằng việc thiết lập các lời nhắc – những lời nhắc nhở đúng lúc để lưu lại những suy nghĩ chợt lóe lên trong đầu bạn. Việc nắm bắt kịp thời các ý tưởng, nhiệm vụ hay bất kỳ thông tin quan trọng nào là chìa khóa để giải phóng tâm trí và nâng cao năng suất cá nhân.
Thói Quen Thu Thập Là Gì và Tại Sao Nó Quan Trọng?
Chúng ta liên tục bị tấn công bởi thông tin và các yếu tố gây xao nhãng khác – thông báo, email, quảng cáo, và sức hút không ngừng của mạng xã hội. Dòng chảy thông tin liên tục này làm phân mảnh sự chú ý của chúng ta và khiến việc quên đi những nhiệm vụ, ý tưởng hay cam kết quan trọng trở nên dễ dàng hơn. Tệ hơn nữa, những ý tưởng tuyệt vời thường chợt đến vào những lúc chúng ta ít ngờ tới nhất.
Thói quen thu thập được lấy cảm hứng từ phương pháp Getting Things Done (GTD) của David Allen, trong đó nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đưa các nhiệm vụ và ý tưởng ra khỏi tâm trí và vào một hệ thống đáng tin cậy ngay khi chúng xuất hiện. Điều này giúp giải phóng không gian tinh thần, cho phép bạn tập trung vào những việc đang làm mà không lo lắng về việc sẽ quên mất điều gì đó. Mặc dù có nguồn gốc từ GTD, thói quen thu thập rất linh hoạt và có thể được tích hợp vào bất kỳ hệ thống năng suất nào khác.
Tuy nhiên, một thói quen thu thập tốt không chỉ đơn thuần là việc ghi lại ý tưởng và công việc cần làm vào sổ tay, ghi chú dán (sticky notes) hay các ứng dụng ngẫu nhiên. Cách tiếp cận đó thường dẫn đến sự hỗn loạn và bỏ sót thông tin chi tiết. Thay vào đó, đó là việc chủ động và nhất quán đưa mọi thứ vào một hệ thống bên ngoài đáng tin cậy, phù hợp với lối sống và quy trình làm việc của bạn. Điều này đảm bảo rằng mọi thứ được lưu trữ tại một vị trí trung tâm, giúp dễ dàng truy cập, tổ chức và thực hiện khi đến lúc. Ứng dụng Nhắc nhở (Reminders) của Apple là một công cụ tuyệt vời mà tôi sử dụng làm hệ thống bên ngoài đáng tin cậy để thu thập các mục nhanh chóng và cải thiện hệ thống quản lý kiến thức cá nhân của mình.
Tại sao? Thứ nhất, ứng dụng này miễn phí và trực quan, dễ dàng tiếp cận với bất kỳ ai có thiết bị Apple. Thứ hai, nó đồng bộ hóa trên tất cả các thiết bị Apple của tôi, cho phép tôi thu thập ý tưởng trên iPhone khi đang di chuyển và tổ chức chúng sau này trên máy Mac. Thứ ba, sự đơn giản của nó cho phép tôi nhanh chóng thêm nhiệm vụ hoặc ghi chú mà không bị sa lầy vào các tính năng không cần thiết. Để thực sự khai thác tiềm năng của Nhắc nhở trong việc thu thập các mục một cách nhanh chóng, điều quan trọng là phải thiết lập nó để sử dụng tối ưu. Dưới đây là cách thực hiện.
Thiết Lập Danh Sách Thu Thập (Hộp Thư Đến) Chuyên Dụng
Các danh sách trong ứng dụng Nhắc nhở là một tính năng hiệu quả để tổ chức và phân loại các nhiệm vụ liên quan. Bước đầu tiên để bắt đầu thói quen thu thập của bạn là tạo một danh sách chuyên dụng có tên Thu Thập hoặc Hộp Thư Đến (Inbox) – hoặc tốt hơn hết, hãy đổi tên danh sách Nhắc nhở mặc định.
Bước này rất cần thiết vì danh sách Nhắc nhở mặc định là nơi các nhiệm vụ tự động được thêm vào khi sử dụng Siri hoặc các phương pháp khác. Vì vậy, mặc dù bạn có thể tạo một danh sách tùy chỉnh khác để thu thập các mục, nhưng các nhiệm vụ của bạn sẽ không tự động được thu thập vào đó. Việc đổi tên danh sách Nhắc nhở mặc định thành một cái gì đó như Hộp Thư Đến hoặc Thu Thập giúp làm rõ mục đích của nó và dễ dàng tích hợp vào quy trình làm việc của bạn hơn.
Dưới đây là cách đổi tên danh sách Nhắc nhở mặc định:
- Mở ứng dụng Nhắc nhở trên máy Mac của bạn.
- Tìm danh sách Nhắc nhở mặc định trong thanh bên dưới mục Danh sách của tôi.
- Nhấp chuột phải (hoặc giữ Control và nhấp) vào danh sách đó và chọn Đổi tên.
- Nhập một tên như Hộp Thư Đến hoặc Thu Thập, chọn Màu và Biểu tượng, sau đó nhấp vào OK.
Tùy chỉnh và đổi tên danh sách Hộp Thư Đến trong ứng dụng Nhắc nhở trên macOS
Khi danh sách Thu Thập chuyên dụng của bạn đã được thiết lập, nó sẽ trở thành khu vực lưu trữ tạm thời cho tất cả các nhiệm vụ và ý tưởng mới đến và chưa được xử lý. Hãy coi nó như một nơi đổ rác kỹ thuật số, nơi bạn có thể nhanh chóng bỏ đi bất cứ điều gì xuất hiện trong tâm trí mà không phải lo lắng về việc tổ chức ngay lập tức. Sau này, bất cứ khi nào bạn sử dụng Siri, tiện ích Nhắc nhở (widget), bảng chia sẻ (share sheet) hoặc bất kỳ phương pháp nào khác để thêm nhiệm vụ, chúng sẽ tự động được thêm thẳng vào danh sách Hộp Thư Đến hoặc Thu Thập của bạn. Từ đó, bạn có thể xem xét và tổ chức chúng vào các danh sách phù hợp trong các buổi xem xét hàng ngày hoặc hàng tuần của mình.
Lên Lịch Đánh Giá Hàng Ngày hoặc Hàng Tuần để Xử Lý Các Mục Đã Thu Thập
Mục đích của việc thu thập nhiệm vụ và ý tưởng là để giải phóng chúng khỏi tâm trí bạn và đưa vào một hệ thống đáng tin cậy, giúp bạn tập trung vào những điều quan trọng nhất. Tuy nhiên, nếu bạn vẫn có thể quên những mục đã thu thập đó và bỏ lỡ thời hạn, thì hệ thống này chỉ hoạt động nếu bạn thường xuyên quay lại để xem xét và tổ chức những gì mình đã thu thập. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải lên lịch một quy trình đánh giá hàng ngày hoặc hàng tuần để nhất quán xử lý danh sách việc cần làm của bạn.
Việc xem xét này cho phép bạn xem lại các mục đã thu thập, làm rõ mục đích của chúng và tổ chức chúng vào các danh mục hoặc dự án tương ứng. Nó cũng cho phép bạn đặt thời hạn, ủy quyền nhiệm vụ hoặc loại bỏ các mục không còn liên quan.
Tần suất đánh giá của bạn sẽ phụ thuộc vào quy trình làm việc và khối lượng công việc bạn xử lý. Bạn có thể thích một đánh giá nhanh hàng ngày hoặc chọn một đánh giá toàn diện hơn hàng tuần để lập kế hoạch. Bất kể sở thích của bạn là gì, điều quan trọng là phải chọn một ngày và thời gian nhất quán cho các đánh giá của bạn và tuân thủ nó.
Dưới đây là cách lên lịch đánh giá hàng ngày hoặc hàng tuần trong ứng dụng Nhắc nhở:
- Mở ứng dụng Nhắc nhở và đi đến danh sách Hộp Thư Đến (Thu Thập) của bạn.
- Nhấp vào dấu + (cộng) ở góc trên bên phải để thêm lời nhắc mới. Nhập tiêu đề, chẳng hạn như Đánh Giá Hàng Tuần hoặc Đánh Giá Hàng Ngày, tùy theo sở thích của bạn.
- Nhấp vào biểu tượng thông tin (i) bên cạnh lời nhắc.
- Đánh dấu vào ô Vào một ngày.
- Tiếp theo, đánh dấu vào ô Vào một thời điểm và chọn thời gian cụ thể bạn muốn hoàn thành đánh giá của mình.
- Đặt lời nhắc lặp lại để nó tự động xuất hiện trong lịch trình của bạn.
- Nhấp vào menu thả xuống lặp lại và chọn Tùy chỉnh ở phía dưới.
- Trong cửa sổ bật lên tiếp theo, chọn Hàng ngày hoặc Hàng tuần. Nếu bạn chọn Hàng tuần, hãy chọn ngày trong tuần bạn muốn hoàn thành đánh giá của mình.
- Nhấp vào OK.
Thiết lập nhắc nhở tự động cho quy trình đánh giá công việc hàng tuần trong Nhắc nhở
Bằng cách thiết lập lời nhắc xem xét định kỳ, bạn tạo ra một thói quen có cấu trúc giúp bạn liên tục xử lý và tổ chức các mục đã thu thập. Điều này cũng cho phép bạn duy trì một hệ thống thu thập sạch sẽ và có tổ chức, giảm sự lộn xộn trong tâm trí và tiếp cận mỗi ngày hoặc mỗi tuần với sự tự tin.
Cách Thu Thập Các Mục Nhanh Chóng Trong Nhắc Nhở
Thu thập các nhiệm vụ và ý tưởng đòi hỏi tốc độ – bạn muốn thêm các mục vào Nhắc nhở nhanh nhất có thể để tránh quên chúng. Nhắc nhở cung cấp một số cách để thu thập các mục một cách dễ dàng, bao gồm:
1. Sử Dụng Spotlight để Mở Ứng Dụng Nhắc Nhở
Mặc dù ứng dụng Nhắc nhở hiện không cung cấp phím tắt toàn hệ thống (như phím tắt “Quick Entry” của OmniFocus) để thêm nhiệm vụ nhanh chóng, nhưng Spotlight cung cấp một giải pháp thay thế hợp lý. Mặc dù phương pháp này liên quan đến một vài bước bổ sung so với phím tắt chuyên dụng, nhưng nó vẫn là một cách đáng tin cậy để mở Nhắc nhở nhanh chóng và bắt đầu thu thập nhiệm vụ.
Sử dụng Spotlight để tìm kiếm và mở nhanh ứng dụng Nhắc nhở trên Mac
Để mở Nhắc nhở bằng Spotlight, nhấn tổ hợp phím Command + Space trên máy Mac của bạn, sau đó gõ Nhắc nhở (Reminders) và nhấn Enter để mở ứng dụng và thêm nhiệm vụ của bạn.
2. Sử Dụng Siri để Thêm Nhiệm Vụ Rảnh Tay
Siri là một trong những cách yêu thích của tôi để thu thập các mục trong Nhắc nhở, đặc biệt khi tay tôi đang bận. Đơn giản chỉ cần kích hoạt Siri bằng cách nói, “Hey Siri”, sau đó là nhiệm vụ của bạn. Ví dụ:
- “Hey Siri, nhắc tôi gọi thợ sửa ống nước vào 9 giờ sáng thứ Sáu.”
- “Hey Siri, nhắc tôi gửi email cho khách hàng vào 10 giờ sáng mai.”
Nếu bạn đã đổi tên danh sách Nhắc nhở mặc định của mình thành Thu Thập hoặc Hộp Thư Đến (như đã mô tả ở trên), bất kỳ nhiệm vụ nào được thêm thông qua Siri sẽ tự động đi thẳng vào danh sách này.
3. Thiết Lập Widget để Truy Cập Nhanh
Thêm các tiện ích tương tác (interactive widgets) vào màn hình nền (desktop) của máy Mac tạo ra một lối tắt trực quan giúp bạn dễ dàng tiếp cận các công cụ yêu thích. Thêm tiện ích Nhắc nhở vào màn hình nền cho phép bạn nhanh chóng xem, đánh dấu hoàn thành và mở ứng dụng.
Hiển thị widget Nhắc nhở trên màn hình desktop macOS để truy cập nhanh
Để thêm tiện ích Nhắc nhở vào màn hình nền máy Mac của bạn, nhấn giữ phím Control và nhấp vào hình nền desktop, sau đó chọn Sửa tiện ích (Edit Widgets) để mở trình duyệt tiện ích. Tìm kiếm Nhắc nhở (Reminders), sau đó chọn kích thước tiện ích bạn muốn và kéo nó ra màn hình nền của bạn.
Mặc dù tiện ích Nhắc nhở chủ yếu cho phép bạn xem và đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn thành trực tiếp, bạn cũng có thể nhấp vào tiện ích để nhanh chóng mở ứng dụng Nhắc nhở và thêm các mục mới như bình thường.
Một thói quen thu thập mạnh mẽ là một mẹo năng suất có thể giúp bạn lấy lại sự rõ ràng trong tâm trí và tập trung vào những điều quan trọng nhất. Với những mẹo này, bạn có thể dễ dàng sử dụng ứng dụng Nhắc nhở để thu thập và tổ chức các nhiệm vụ trên máy Mac hoặc các thiết bị Apple khác của mình. Hãy bắt đầu xây dựng thói quen này ngay hôm nay để tối ưu hóa hiệu suất làm việc và giảm bớt căng thẳng tinh thần.
