Bạn có thực sự cần một con dao đa năng Thụy Sĩ khi một lưỡi dao đơn giản vẫn có thể hoàn thành công việc tốt như vậy? Trong nhiều năm, tôi đã phụ thuộc vào một loạt các ứng dụng bên thứ ba phức tạp để quản lý năng suất của mình, tin rằng các ứng dụng tích hợp sẵn của Apple quá cơ bản. Nhưng sau khi quyết định tập trung hoàn toàn vào các ứng dụng năng suất của Apple, tôi chỉ ước mình đã làm điều đó sớm hơn. Việc chuyển đổi này không chỉ đơn thuần là thay đổi công cụ, mà còn là một bước ngoặt giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và tận dụng tối đa hệ sinh thái Apple một cách liền mạch, mang lại hiệu quả bất ngờ trong công việc và cuộc sống hàng ngày.
Vấn đề với các công cụ năng suất bên thứ ba
Tôi luôn tìm kiếm các công cụ năng suất tốt nhất để giúp mình duy trì sự ngăn nắp và tập trung. Trong những năm qua, tôi đã thử mọi thứ, từ Notion và OmniFocus đến Obsidian và Todoist. Mặc dù mỗi công cụ này đều có những điểm mạnh riêng, cuối cùng tôi nhận ra rằng tất cả chúng đều có chung những thách thức đáng thất vọng.
Đầu tiên, nhiều ứng dụng bên thứ ba đi kèm với vô số tính năng – nhiều đến mức chúng có thể trở nên quá tải. Mặc dù những “tiện ích bổ sung” này ban đầu có vẻ hấp dẫn, chúng cũng đi kèm với một đường cong học tập dốc. Tôi đã dành hàng giờ để tùy chỉnh giao diện, thiết lập quy trình làm việc và học cách sử dụng các tính năng nâng cao, chỉ để rồi nhận ra mình không cần đến một nửa trong số đó.
Thứ hai, mặc dù hầu hết các công cụ này đều đồng bộ hóa với đám mây, chúng không phải lúc nào cũng giao tiếp tốt với nhau hoặc với các công cụ khác mà tôi sử dụng hàng ngày. Điều này dẫn đến các quy trình làm việc bị ngắt kết nối và rất nhiều công việc thủ công để giữ mọi thứ được cập nhật. Ngược lại, các ứng dụng năng suất của Apple được thiết kế có chủ đích cho sự đơn giản và tích hợp liền mạch. Không có bộ tính năng quá tải hay đường cong học tập dốc. Thay vào đó, chúng tập trung vào việc thực hiện một vài điều tốt và tích hợp liền mạch, dẫn đến trải nghiệm mượt mà, kết nối hơn, cho phép tôi tập trung vào công việc của mình, không phải vào các công cụ.
Reminders: Quản lý tác vụ đơn giản mà hiệu quả đáng ngạc nhiên
Thoạt nhìn, ứng dụng Reminders (Nhắc nhở) của Apple có vẻ như một danh sách việc cần làm cơ bản – tuyệt vời cho việc mua sắm hàng tạp hóa và những lời nhắc nhanh. Mặc dù đúng là Reminders không có nhiều tính năng như các công cụ quản lý dự án mạnh mẽ như OmniFocus, nhưng chính điều đó lại làm cho nó trở nên hiệu quả. Reminders đạt được sự cân bằng hoàn hảo giữa sự đơn giản và chức năng, và khả năng tích hợp liền mạch với các ứng dụng Apple khác đã biến nó thành một phần không thể thiếu trong hệ thống năng suất của tôi.
Reminders tập trung vào những điều cốt yếu – mọi thứ đều nằm chính xác ở nơi bạn cần, không có sự phức tạp không cần thiết hay khả năng tùy chỉnh vô tận. Điều này giúp việc tổ chức danh sách việc cần làm trong Reminders trở nên dễ dàng. Ví dụ, một trong những tính năng bị đánh giá thấp nhất của Reminders là khả năng xử lý cả các việc cần làm đơn giản và các dự án phức tạp. Bạn có thể chia nhỏ các dự án lớn thành các tác vụ nhỏ hơn và thậm chí tạo các tác vụ con trong các tác vụ đó.
Giao diện tác vụ đánh giá hàng tuần trong ứng dụng Nhắc nhở (Reminders) của Apple, minh họa cách tổ chức công việc hiệu quả.
Tính năng nhắc nhở dựa trên vị trí là một tính năng đơn giản nhưng hiệu quả khác, vì nó cho phép bạn đặt cảnh báo kích hoạt khi bạn đến một địa điểm cụ thể. Chẳng hạn, bạn có thể đặt lời nhắc tưới cây ngay khi về đến nhà. Tôi cũng sử dụng Danh sách thông minh (Smart Lists) trong Reminders để giảm bớt gánh nặng tổ chức tác vụ. Thay vì sắp xếp thủ công các lời nhắc vào các danh sách khác nhau, Danh sách thông minh tự động nhóm các tác vụ dựa trên các tiêu chí như ngày, mức độ ưu tiên, thời gian hoặc vị trí.
Notes: Trung tâm kiến thức cá nhân của tôi
Apple Notes (Ghi chú) là ứng dụng ghi chú tốt nhất cho người dùng Apple. Mặc dù nhiều người dùng chuyên nghiệp có thể cảm thấy rằng ứng dụng Notes còn thiếu một số tính năng quan trọng, nhưng lợi ích của nó vẫn vượt trội so với nhược điểm, đặc biệt đối với những người trong hệ sinh thái Apple. Thay vì chuyển sang một ứng dụng khác, tôi sử dụng ProNotes để tăng cường sức mạnh cho ứng dụng Notes trên máy Mac của mình.
Thanh công cụ định dạng của ProNotes, một tiện ích mở rộng giúp tăng cường khả năng của ứng dụng Ghi chú (Notes) trên máy Mac.
Một trong những điều tôi yêu thích nhất về Apple Notes là tốc độ truy cập thông tin. Nhờ tích hợp sâu với macOS, tôi có thể mở các ghi chú cụ thể trong Spotlight Search chỉ bằng cách nhập một từ khóa. Tôi cũng sử dụng ứng dụng Notes trên iPhone để quét tài liệu. Cho dù đó là một hóa đơn, một ghi chú viết tay hay một hợp đồng, tôi đều có thể nhanh chóng quét và lưu nó. Nhờ đồng bộ hóa iCloud, nó có thể truy cập ngay lập tức trên tất cả các thiết bị Apple của tôi.
Là một người thường có ý tưởng chợt nảy ra vào những khoảnh khắc ngẫu nhiên, tôi cần một cách để ghi lại chúng nhanh chóng trước khi chúng biến mất. Tôi sử dụng Hot Corners trên máy Mac để gán một trong các góc màn hình của mình để mở nhanh ứng dụng Notes. Chỉ với một cú rê chuột đơn giản, tôi có thể ghi lại suy nghĩ mà không làm gián đoạn quy trình làm việc của mình.
Calendar: Quản lý thời gian và lên lịch cuộc họp hiệu quả
Tôi phải thừa nhận – tôi không phải lúc nào cũng là một người hâm mộ Apple Calendar (Lịch). Đó là lý do tại sao ban đầu tôi đã thay thế ứng dụng mặc định trên Mac bằng một lựa chọn bên thứ ba có tên Fantastical. Tuy nhiên, tôi đã chuyển về sử dụng Calendar vì nó miễn phí, và kể từ đó, tôi nhận ra rằng đôi khi, sự đơn giản chính là điều bạn cần.
Giao diện ứng dụng Lịch (Calendar) của Apple trên máy Mac, hiển thị khả năng quản lý thời gian và các sự kiện một cách trực quan.
Một trong những điều tôi yêu thích nhất về Apple Calendar là cách nó xử lý nhiều lịch một cách dễ dàng. Ví dụ, tôi có các lịch riêng biệt cho các khía cạnh khác nhau trong cuộc sống của mình, mỗi lịch được gán một màu độc đáo. Sự phân biệt trực quan này giúp dễ dàng phân biệt chúng trong nháy mắt. Một tính năng khác mà tôi yêu thích là Calendar có thể đồng bộ hóa các sự kiện từ các tài khoản lịch khác, như Google Calendar. Cho dù đó là một cuộc họp công việc được lên lịch bởi một đồng nghiệp hay một sự kiện gia đình được chia sẻ qua Google, mọi thứ đều hiển thị ở một nơi.
Sự đơn giản của Apple Calendar tỏa sáng khi nói đến việc tạo sự kiện. Tôi có thể đặt lời nhắc, thêm thông tin vị trí, người tham dự, tệp đính kèm và nhiều hơn nữa. Nếu kế hoạch thay đổi, việc lên lịch lại cũng dễ dàng như kéo và thả các sự kiện sang một ngày khác. Thêm một sự kiện mới cũng dễ dàng như nhấp chuột phải vào ngày mong muốn và thêm các chi tiết.
Cách các ứng dụng năng suất của Apple hoạt động tốt hơn khi kết hợp
Các ứng dụng gốc của Apple không chỉ hữu ích khi đứng riêng lẻ – chúng còn tốt hơn nhiều khi được sử dụng cùng nhau, biến chúng thành một hệ thống năng suất gắn kết. Hãy bắt đầu với Siri, công cụ đã trở thành cách tôi ưu tiên để thêm tác vụ vào Reminders một cách nhanh chóng. Bạn cũng có thể sử dụng Siri để tạo sự kiện Calendar và ghi chú, bằng cách nói những câu như:
- “Nhắc tôi gọi cho Sarah lúc 3 giờ chiều.”
- “Tạo ghi chú có tiêu đề đề xuất sách.”
- “Tạo sự kiện họp với Paul trong Lịch vào ngày mai.”
Ngoài ra, Apple còn giúp dễ dàng kết nối thông tin giữa các công cụ này, ví dụ:
- Tôi có thể ghi lại ghi chú cuộc họp trong Notes và ngay lập tức tạo một tác vụ trong Reminders từ ghi chú đó.
- Các tác vụ trong Reminders xuất hiện trong Calendar, cho phép tôi xem lịch trình và các việc cần làm của mình ở một nơi.
- Nếu tôi nhận được một email về cuộc họp, tôi có thể kéo nó từ ứng dụng Mail vào Reminders để tạo một tác vụ.
Điều này có nghĩa là các tác vụ, sự kiện và ghi chú không tồn tại trong các “hộp riêng” mà chúng di chuyển linh hoạt giữa các ứng dụng, đảm bảo không có chi tiết nào bị mất và việc quản lý năng suất trở nên tự nhiên hơn.
Bằng cách sử dụng các ứng dụng gốc của Apple, tôi đã cải thiện quy trình làm việc và giảm thiểu sự phân tâm. Nếu bạn đã là một phần của hệ sinh thái Apple, những ứng dụng này có thể là tất cả những gì bạn cần để nâng cao năng suất của mình. Hãy thử khám phá và trải nghiệm cách chúng có thể biến đổi cách bạn làm việc mỗi ngày.
