Trước đây, tôi từng gặp khó khăn trong việc ghi nhớ những gì mình đã đọc và biến các ý tưởng thành hành động cụ thể. Tuy nhiên, mọi thứ đã thay đổi hoàn toàn khi tôi tự xây dựng một hệ thống quản lý kiến thức cá nhân (PKM) – một hệ thống có khả năng thích ứng và phát triển cùng với quá trình học hỏi của bản thân. Bài viết này sẽ chia sẻ chi tiết về cách tôi thiết lập và vận hành hệ thống này để tối ưu hóa việc thu thập, tổ chức và sử dụng thông tin, giúp website thuthuathuuich.com trở thành nguồn tham khảo tin cậy cho những ai muốn nâng cao năng suất và khả năng học hỏi liên tục trong lĩnh vực công nghệ.
Các Nguồn Thông Tin Đầu Vào Quan Trọng
Nền tảng của bất kỳ hệ thống quản lý kiến thức cá nhân hiệu quả nào đều phụ thuộc rất nhiều vào các nguồn thông tin đầu vào của bạn – loại nội dung bạn tiêu thụ và nơi chúng xuất phát. Việc xác định rõ các nguồn đầu vào này là yếu tố then chốt, bởi nó giúp tôi lựa chọn những công cụ hỗ trợ tốt nhất cho hệ thống của mình, biến những thông tin thô thành những hiểu biết có giá trị.
Sơ đồ các nguồn thông tin đầu vào trong hệ thống quản lý kiến thức cá nhân (PKM) được trình bày trên Logseq
Tôi dành nhiều thời gian để đọc các bài báo trực tuyến, và việc nắm bắt những điểm chính từ các bài viết này là một ưu tiên hàng đầu. Điều này đảm bảo rằng những thông tin giá trị không bị mất đi sau lần đọc ban đầu. Ngoài ra, YouTube là một trong những nền tảng yêu thích của tôi để tiếp cận nội dung, đặc biệt là các video hướng dẫn và các cuộc thảo luận chuyên sâu. Tôi thường dựa vào bản ghi hoặc dấu thời gian để ghi lại những điểm hữu ích nhất nhằm tham khảo sau này.
Mặc dù tôi chủ yếu sử dụng các nền tảng mạng xã hội như TikTok và Instagram cho mục đích giải trí, đôi khi chúng vẫn là nguồn cảm hứng cho những ý tưởng mới đáng để ghi chú. Những khoảnh khắc cảm hứng thụ động này không chiếm ưu thế trong quy trình làm việc của tôi, nhưng tôi luôn đảm bảo rằng mọi thông tin quan trọng hoặc ý tưởng sáng tạo từ các nền tảng này đều được ghi lại để khám phá thêm trong tương lai.
Giao diện ứng dụng Apple Books hiển thị cuốn sách 'Getting Things Done' với các phần được tô sáng, minh họa cho việc ghi chú khi đọc
Các cuộc họp Microsoft Teams hàng ngày của tôi cũng là một nguồn thông tin và các mục hành động phong phú, bao gồm các buổi “scrum” buổi sáng và các buổi động não tạo ra nhiều ý tưởng và nhiệm vụ cần được ghi lại. Cuối cùng, tôi sử dụng Apple Books để tổ chức và đọc sách. Ứng dụng này giúp tôi đạt được mục tiêu đọc sách và làm nổi bật các phần quan trọng một cách dễ dàng.
Bộ Công Cụ Quản Lý Kiến Thức Cá Nhân (PKM) Của Tôi
Bước tiếp theo trong việc xây dựng hệ thống quản lý kiến thức cá nhân của tôi là lựa chọn những công cụ phù hợp nhất để hỗ trợ quy trình làm việc. Với tư cách là người dùng Mac và iPhone, việc này tương đối đơn giản, vì các thiết bị này đi kèm với nhiều ứng dụng tích hợp sẵn, miễn phí và trực quan, có khả năng đồng bộ hóa liền mạch trên các thiết bị, làm cho chúng trở nên lý tưởng để thu thập và quản lý thông tin khi đang di chuyển.
Lời Gọi Nhắc (Reminders) và Ghi Chú (Notes)
Reminders và Notes là hai ứng dụng bị đánh giá thấp nhất trong hệ sinh thái Apple, nhưng chúng lại là điểm khởi đầu cho hệ thống của tôi. Vì tôi luôn mang theo iPhone, tôi sử dụng các ứng dụng này để nhanh chóng ghi lại ghi chú, ý tưởng và nhiệm vụ. Tôi dùng Notes bất cứ khi nào cần ghi nhanh một ý tưởng, và tôi dùng Reminders cho các thông tin cần hành động.
Logseq
Mặc dù tôi rất yêu thích ứng dụng Notes, nhưng nó vẫn thiếu một số tính năng cần thiết để tổ chức và kết nối các ý tưởng trong hệ thống quản lý kiến thức cá nhân của tôi. Đó là lý do Logseq trở thành trung tâm của bộ công cụ PKM của tôi.
Giao diện Logseq minh họa các ghi chú được tổ chức theo cấu trúc bullet point và các phần văn bản được tô sáng
Logseq là một công cụ lập dàn ý có khả năng kết nối thông tin, và tôi đặc biệt yêu thích cấu trúc gạch đầu dòng tự động của nó, giúp việc phân tách ý tưởng thành các khối nhỏ hơn, dễ quản lý trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Readwise
Công cụ thiết yếu tiếp theo trong bộ công cụ PKM của tôi là Readwise; một ứng dụng “đọc sau” giúp đơn giản hóa cách tôi thu thập các đoạn highlight và xem lại những hiểu biết quan trọng. Tôi chủ yếu sử dụng Readwise để nhập các đoạn highlight văn bản từ Apple Books vào Logseq. Tuy nhiên, nó cũng hỗ trợ nhiều dịch vụ khác, bao gồm Kindle, Instapaper, Pocket, và nhiều hơn nữa.
Plugin Readwise trong Logseq giúp nhập các đoạn highlight từ nhiều nguồn khác nhau, tối ưu quá trình quản lý kiến thức
Những công cụ quản lý kiến thức cá nhân này giúp tôi tạo ra một hệ thống hiệu quả để thu thập, xử lý, lưu trữ và sử dụng thông tin một cách tối ưu.
Hệ Thống Thu Thập và Tổ Chức Thông Tin
Một hệ thống quản lý kiến thức tốt đòi hỏi một quy trình có cấu trúc nhưng linh hoạt để quản lý thông tin. Đó là lý do tại sao tôi sử dụng một số phần của phương pháp “Getting Things Done” (GTD) để thu thập và tổ chức các nhiệm vụ và thông tin của mình. Phương pháp GTD nhấn mạnh việc ghi lại mọi thứ và xử lý chúng sau này, giúp giải phóng không gian tinh thần trong khi vẫn đảm bảo không có gì bị lãng quên.
Tính năng Ghi chú Nhanh (Quick Note) trên ứng dụng Notes của iPhone, hỗ trợ thu thập thông tin tức thì trong hệ thống PKM
Trong giai đoạn thu thập, tôi ưu tiên tốc độ hơn độ chính xác. Mục tiêu của tôi là ghi lại các bản tóm tắt nhanh, làm nổi bật các điểm chính, hoặc bao gồm các liên kết hay dấu thời gian đến tài liệu gốc. Việc thu thập nhanh này đảm bảo rằng tôi không mất đi những thông tin giá trị, ngay cả khi tôi đang bận làm việc khác. Có nhiều cách để nhanh chóng bắt đầu một ghi chú mới trong Notes trên iPhone, bao gồm thêm tiện ích Ghi chú Nhanh (Quick Note) vào Trung tâm điều khiển hoặc sử dụng Siri để đọc chính tả. Ngoài ra, tôi dùng tính năng “Góc Nóng” (Hot Corners) trên Mac để nhanh chóng mở ứng dụng Notes.
Tôi cũng có thể ghi lại ghi chú âm thanh khi việc gõ phím quá chậm hoặc không thực tế. Đối với các nhiệm vụ và thông tin cần hành động, tôi ưu tiên sử dụng ứng dụng Reminders. Tôi đã thiết lập một Danh sách Hộp thư đến (Inbox List) nơi tôi ghi lại tất cả các nhiệm vụ và ý tưởng trước khi xử lý chúng.
Danh sách 'Inbox' trong ứng dụng Lời nhắc (Reminders) của Apple, nơi tập hợp các công việc và ý tưởng cần hành động
Sau khi đã thu thập thông tin, bước tiếp theo là tổ chức chúng. Tại đây, Logseq đóng vai trò trung tâm, vì đây là một công cụ mạnh mẽ để ghi chú và tổ chức các ghi chú từ sách và PDF. Nhật ký dựa trên dòng thời gian và cấu trúc dàn ý của nó giúp dễ dàng tổ chức thông tin theo trình tự thời gian và theo cấp bậc.
Tôi thường xuyên xem lại thư mục Quick Notes trong Notes, nơi tôi đã lưu trữ các bản ghi ban đầu của mình, sau đó tôi chuyển và tổ chức chúng trong Logseq. Trong giai đoạn này, tôi ưu tiên diễn đạt lại các ghi chú bằng lời của riêng mình, điều này giúp tôi xử lý thông tin sâu hơn và đảm bảo rằng tôi thực sự đã hiểu nó.
Cách Tôi Kết Nối Các Thông Tin Với Logseq
Kết nối thông tin là một phần quan trọng của hệ thống quản lý kiến thức cá nhân hiệu quả. Sau khi thu thập và tổ chức thông tin, việc tạo ra các kết nối có ý nghĩa giữa các ý tưởng này là điều biến một bộ sưu tập ghi chú thành một cơ sở tri thức năng động và phát triển. Đây là lúc các tính năng liên kết hai chiều và trực quan hóa của Logseq phát huy tác dụng.
Bất cứ khi nào tôi liên kết một trang bằng cách sử dụng dấu ngoặc kép đôi, ví dụ: [[Tên Trang]], Logseq sẽ tự động tạo một kết nối hai chiều giữa trang đó và trang hiện tại. Điều này cho phép tôi dễ dàng điều hướng giữa các thông tin liên quan và xem cách các khái niệm khác nhau được kết nối với nhau.
Minh họa tính năng liên kết hai chiều của Logseq, giúp người dùng dễ dàng điều hướng và xem mối quan hệ giữa các ghi chú
Ngoài việc liên kết các trang, tôi cũng có thể sử dụng Logseq để tham chiếu các khối văn bản riêng lẻ bằng cách sử dụng dấu ngoặc đơn đôi, ví dụ: ((Mô tả Khối)). Cách tiếp cận chi tiết này đảm bảo rằng tôi có thể kết nối các mẩu thông tin cụ thể trên các ghi chú khác nhau, tạo ra một mạng lưới các ý tưởng có mối quan hệ với nhau, dễ dàng điều hướng và truy xuất.
Để hình dung mối quan hệ giữa các ý tưởng rõ ràng hơn, tôi sử dụng plugin Logseq Markmap, công cụ này chuyển đổi các ghi chú kiểu dàn ý của tôi thành các sơ đồ tư duy tương tác. Điều này giúp tôi hình dung được cấu trúc các ý tưởng của mình. Cuối cùng, tính năng Chế độ xem Đồ thị (Graph View) của Logseq tạo ra một biểu diễn trực quan của tất cả các kết nối trong các ghi chú của tôi, hiển thị cách các trang và ý tưởng liên quan đến nhau.
Tại Sao Tôi Duy Trì Việc Rà Soát Hệ Thống PKM Thường Xuyên
Mục đích của tôi khi xây dựng một hệ thống quản lý kiến thức cá nhân là tạo ra một thứ có thể phát triển cùng tôi, thích nghi với những nhu cầu và mục tiêu luôn thay đổi của bản thân. Để đạt được điều này, tôi đã biến việc rà soát thường xuyên trở thành một phần thiết yếu trong quy trình làm việc của mình. Những lần rà soát này đảm bảo rằng hệ thống của tôi luôn hiệu quả, phù hợp và phù hợp với các ưu tiên của tôi.
Bảng trắng ảo trong Logseq minh họa quá trình rà soát và điều chỉnh hệ thống quản lý kiến thức cá nhân (PKM) định kỳ
Ví dụ, nếu tôi đang tập trung vào một dự án chuyên nghiệp mới, tôi có thể cần điều chỉnh các nguồn thông tin đầu vào hoặc sắp xếp lại các ghi chú để ưu tiên thông tin liên quan đến dự án đó. Việc rà soát thường xuyên cũng giúp tôi tối ưu hóa hệ thống của mình.
Theo thời gian, bất kỳ hệ thống nào cũng có thể tích lũy thông tin dư thừa hoặc lỗi thời, khiến việc tìm kiếm những gì thực sự hữu ích trở nên khó khăn hơn. Bằng cách xem lại các ghi chú của mình, tôi có thể dọn dẹp cơ sở tri thức, lưu trữ các dự án cũ và tinh chỉnh các quy trình làm việc để đảm bảo mọi thứ luôn trực quan và hiệu quả.
Xây dựng một hệ thống quản lý kiến thức cá nhân phát triển cùng bạn là tạo ra một quy trình thích nghi, hỗ trợ nhu cầu và mục tiêu của bạn. Cách tiếp cận này đảm bảo hệ thống của bạn không chỉ là một kho lưu trữ thông tin hiệu quả mà còn là chất xúc tác cho sự phát triển, sáng tạo và năng suất trong mọi lĩnh vực của cuộc sống.
