Notion đã trở thành một công cụ làm việc và tổ chức thông tin đa năng, được nhiều người dùng ưa chuộng. Tuy nhiên, một câu hỏi phổ biến thường được đặt ra là liệu gói Notion miễn phí có đủ đáp ứng nhu cầu sử dụng hàng ngày, đặc biệt đối với cá nhân hoặc các nhóm nhỏ? Câu trả lời là CÓ. Với việc hiểu rõ các giới hạn và biết cách tận dụng tối đa các tính năng sẵn có, bạn hoàn toàn có thể khai thác sức mạnh của Notion mà không cần chi trả bất kỳ khoản phí nào.
Dưới đây là 6 lý do chính cho thấy gói Notion miễn phí cực kỳ hữu ích và có thể là tất cả những gì bạn cần:
1. Không Giới Hạn Trang và Khối Cho Người Dùng Cá Nhân
Khi bạn sử dụng phiên bản Notion miễn phí với tư cách cá nhân, bạn có thể tạo số lượng trang và khối (block) không giới hạn. Các khối này bao gồm văn bản, tiêu đề, hộp kiểm, danh sách gạch đầu dòng và nhiều hơn nữa. Vì vậy, nếu bạn lo lắng về việc sẽ chạm ngưỡng giới hạn ở một thời điểm nào đó, hãy yên tâm.
Hai trang Notion minh họa khối synced block, một tính năng linh hoạt cho phép đồng bộ nội dung giữa các trang khác nhau trong không gian làm việc của bạn.
Hạn chế duy nhất trên gói miễn phí chỉ xuất hiện khi bạn tạo một không gian làm việc nhóm (team workspace), nơi có giới hạn 1.000 khối. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể khắc phục điều này bằng cách tạo nhiều không gian làm việc nhóm khác nhau nếu cần.
2. Dung Lượng Lưu Trữ Không Giới Hạn (Giới Hạn Mỗi Tệp 5MB)
Gói Notion miễn phí cho phép bạn tải lên (upload) bao nhiêu tệp tùy thích mà không bị giới hạn về tổng dung lượng. Tuy nhiên, có một giới hạn nhỏ là bạn chỉ có thể tải lên các tệp có kích thước tối đa 5MB mỗi lần, trong khi các gói trả phí không có giới hạn này. Mặc dù vậy, điều này không quá hạn chế như bạn nghĩ, bởi vì đối với người dùng thông thường, hiếm khi bạn cần tải lên các tệp quá lớn trực tiếp lên Notion.
Hơn nữa, có nhiều cách để vượt qua giới hạn này. Ví dụ, các tệp lớn có thể được nén lại hoặc tải lên các dịch vụ lưu trữ đám mây khác như Google Drive hay OneDrive, sau đó nhúng trực tiếp vào trang Notion của bạn.
3. Lịch Sử Trang 7 Ngày
Gói Notion miễn phí bao gồm tính năng lịch sử trang trong 7 ngày, cho phép bạn xem lại và khôi phục các phiên bản trước đó của trang trong vòng một tuần. Các gói Plus và Business mở rộng thời gian này lên 30 và 90 ngày tương ứng. Tuy nhiên, đối với hầu hết người dùng, khoảng thời gian 7 ngày thường là đủ.
Giao diện lịch sử trang trong Notion, cho phép người dùng xem và khôi phục các phiên bản cũ của trang trong vòng 7 ngày đối với gói miễn phí.
Ví dụ, nếu bạn cần chỉnh sửa hoặc hoàn thiện nội dung, bạn thường sẽ thực hiện trong vài ngày sau khi tạo thay đổi. Do đó, nếu bạn muốn khôi phục lại một phiên bản cũ hơn, việc này rất có thể sẽ diễn ra trong vòng bảy ngày.
Ngoài ra, bạn luôn có thể vượt qua giới hạn này bằng cách xuất các trang của mình mỗi khi bạn thực hiện những thay đổi quan trọng. Bằng cách này, bạn sẽ luôn có một bản sao lưu, giúp xây dựng một kho lưu trữ dài hạn cho các trang của bạn vượt xa giới hạn 7, 30 hoặc 90 ngày.
Tùy chọn xuất trang Notion dưới nhiều định dạng khác nhau, giúp sao lưu và lưu trữ nội dung dài hạn.
4. Khả Năng Tích Hợp Vượt Trội Với Các Ứng Dụng Yêu Thích
Ngay cả khi sử dụng gói miễn phí, bạn vẫn có thể tích hợp Notion với nhiều ứng dụng phổ biến khác như Slack, Asana, Jira và Figma. Hạn chế lớn nhất của gói miễn phí trong khía cạnh này là khả năng tạo tự động hóa cơ sở dữ liệu (database automation). Ứng dụng duy nhất bạn có thể thực hiện tự động hóa miễn phí là Slack. Nếu bạn muốn tạo các tự động hóa tùy chỉnh cho tất cả các kịch bản, bạn sẽ cần nâng cấp lên gói trả phí.
Thiết lập tự động hóa để gửi thông báo Slack từ cơ sở dữ liệu Notion, minh họa khả năng tích hợp ứng dụng.
Tuy nhiên, nếu tất cả những gì bạn cần là tích hợp cơ bản với các ứng dụng bạn đang sử dụng và tự động hóa với Slack (một công cụ được nhiều nhóm sử dụng), thì gói miễn phí hoàn toàn có thể đáp ứng.
5. Kho Template Miễn Phí Đa Dạng
Dù bạn đang sử dụng gói miễn phí hay trả phí, bạn đều có quyền truy cập vào cùng một bộ sưu tập template phong phú trên Notion. Mặc dù có những template tính phí trên thị trường, nhưng không có template “premium” nào độc quyền dành cho các thành viên trả phí.
Chợ template Notion với hàng trăm mẫu miễn phí đa dạng, từ quản lý dự án đến ghi chú cá nhân, hỗ trợ tối ưu công việc.
Vấn đề duy nhất bạn có thể gặp phải là các template đi kèm với tự động hóa cơ sở dữ liệu tùy chỉnh. Mặc dù chúng vẫn sẽ chạy trên gói miễn phí, bạn sẽ không thể chỉnh sửa hoặc xóa chúng trừ khi bạn nâng cấp lên gói trả phí.
Tuy nhiên, nếu template đã làm được những gì bạn cần, bạn sẽ không cần phải sửa đổi nó, điều này rất tuyệt vời cho người dùng phổ thông.
6. Mời Tối Đa 10 Khách Mời (Guests)
Trên gói miễn phí, Notion cho phép bạn thêm tối đa 10 khách mời (guests) vào không gian làm việc của mình. Khách mời là những người cộng tác tạm thời, không phải là thành viên chính thức của tổ chức bạn. Các gói trả phí cho phép bạn thêm 100 khách mời trở lên. Trừ khi bạn đang xây dựng một nhóm rất lớn, 10 khách mời thường là đủ cho hầu hết các trường hợp.
Hơn nữa, bạn luôn có thể xóa các khách mời không hoạt động hoặc tạo nhiều không gian làm việc để chứa thêm người. Notion đủ linh hoạt để cho phép bạn cấu trúc các không gian cộng tác theo cách phù hợp khi bạn đạt đến giới hạn.
Giao diện mời thành viên hoặc khách mời vào không gian làm việc Notion, hiển thị cách chia sẻ và cộng tác hiệu quả.
Khi quyết định xem bạn có cần gói Notion miễn phí hay trả phí, tốt nhất là hãy đánh giá nhu cầu của bản thân. Nếu bạn mới làm quen với Notion, tôi khuyên bạn nên bắt đầu với gói miễn phí trong khoảng một tháng để xem liệu nó có đủ cho bạn không. Nếu bạn thường xuyên gặp phải những giới hạn ảnh hưởng đến quy trình làm việc của mình, khi đó bạn có thể cân nhắc nâng cấp lên gói trả phí.
