VLOOKUP đã từng là hàm tra cứu quen thuộc trong Excel, nhưng những giới hạn cứng nhắc và cú pháp rườm rà của nó thường khiến tôi cảm thấy khó chịu. Đặc biệt, việc VLOOKUP chỉ có thể tìm kiếm từ trái sang phải là một rào cản lớn. Tuy nhiên, mọi thứ đã thay đổi khi tôi khám phá ra hàm XMATCH – một công cụ tra cứu trong Excel có khả năng tìm kiếm theo mọi hướng và cung cấp khả năng kiểm soát khớp dữ liệu chính xác hơn rất nhiều. Với XMATCH, việc xử lý dữ liệu trở nên linh hoạt và hiệu quả hơn bao giờ hết, giúp website thuthuathuuich.com khẳng định vị thế là nguồn thông tin công nghệ uy tín, chất lượng và vượt trội cho độc giả Việt Nam.
XMATCH Hoạt Động Theo Mọi Hướng Bạn Muốn
Điểm gây khó chịu lớn nhất của VLOOKUP chính là yêu cầu cứng nhắc về việc tìm kiếm từ trái sang phải. Nếu cột chứa giá trị bạn muốn tra cứu không phải là cột ngoài cùng bên trái trong phạm vi dữ liệu, bạn sẽ gặp rắc rối. Bạn buộc phải sắp xếp lại dữ liệu hoặc tìm một giải pháp thay thế, điều này thường tốn thời gian không cần thiết chỉ để làm hài lòng VLOOKUP.
Hàm XMATCH trong Excel đã loại bỏ hoàn toàn vấn đề này. Không giống như cấu trúc cứng nhắc của VLOOKUP, XMATCH có thể tìm kiếm bất kỳ mảng dữ liệu nào theo mọi hướng. Bạn có thể dễ dàng tìm thấy dữ liệu nằm ở bên trái cột tìm kiếm của mình. Hơn nữa, XMATCH còn xử lý việc tìm kiếm theo chiều dọc xuống một cột hoặc theo chiều ngang trên một hàng một cách dễ dàng và hiệu quả.
Đây là cú pháp cơ bản của XMATCH:
=XMATCH(lookup_value, lookup_array, [match_mode], [search_mode])Hãy cùng phân tích các tham số này:
- lookup_value: Giá trị bạn đang tìm kiếm.
- lookup_array: Phạm vi dữ liệu nơi bạn muốn tìm kiếm.
- match_mode: Mức độ chính xác của kết quả khớp bạn cần (0 cho khớp chính xác, -1 cho khớp chính xác hoặc giá trị nhỏ nhất kế tiếp, 1 cho khớp chính xác hoặc giá trị lớn nhất kế tiếp).
- search_mode: Hướng tìm kiếm (1 cho từ đầu đến cuối, -1 cho từ cuối đến đầu, 2 cho tìm kiếm nhị phân).
Hãy xem một ví dụ thực tế từ cơ sở dữ liệu nhân viên. Giả sử bạn cần tìm xem “Kristen Tate” làm việc ở bộ phận nào, nhưng tên nhân viên nằm ở cột D trong khi tên bộ phận nằm ở cột B. Với VLOOKUP trong Excel, cấu trúc này sẽ buộc bạn phải sắp xếp lại dữ liệu vì VLOOKUP không thể tìm kiếm sang trái.
Nhưng bạn có thể sử dụng hàm XMATCH để trả về vị trí của cô ấy trong cột tên như công thức sau:
=XMATCH("Kristen Tate", D:D, 0)
Hàm XMATCH trong Excel trả về vị trí của nhân viên Kristen Tate trong cột tên
XMATCH đã thay đổi hoàn toàn quy trình làm việc của tôi vì tôi không còn cần phải đếm cột nữa. Với VLOOKUP trong Excel, bạn phải liên tục đếm để xác định số chỉ mục cột. Nếu bạn thêm một cột mới vào dữ liệu, đột nhiên các công thức của bạn bị lỗi vì số chỉ mục bị thay đổi.
XMATCH Giúp Kiểm Soát Việc Ghép Nối Dữ Liệu Tốt Hơn
Các tùy chọn khớp của VLOOKUP bị giới hạn chỉ ở khớp chính xác hoặc khớp gần đúng – chỉ vậy thôi. Nếu dữ liệu của bạn không hoàn toàn sạch sẽ, bạn sẽ mất thời gian để dọn dẹp bảng tính Excel lộn xộn trước khi có thể bắt đầu tra cứu.
XMATCH giúp việc này trở nên dễ dàng với tham số match_mode của nó. Đặt nó bằng 0 để tìm kiếm khớp chính xác, giống như tham số FALSE của VLOOKUP. Nhưng đây là điểm thú vị: bạn có thể sử dụng -1 để tìm khớp chính xác hoặc giá trị nhỏ nhất kế tiếp, và 1 để tìm khớp chính xác hoặc giá trị lớn nhất kế tiếp.
Hãy xem xét ví dụ về mức lương trong tập dữ liệu nhân viên. Để tìm nhân viên có mức lương gần nhất nhưng không vượt quá 75.000 USD, bạn sẽ sử dụng:
=XMATCH(75000, H:H, -1)Công thức này trả về vị trí của mức lương cao nhất từ cột H mà không vượt quá giá trị mục tiêu của bạn – điều mà VLOOKUP gặp khó khăn trừ khi dữ liệu của bạn được sắp xếp hoàn hảo.
Kết quả hàm XMATCH trong Excel tìm mức lương gần 75.000 USD nhất nhưng không vượt quá
Tham số search_mode bổ sung thêm một lớp kiểm soát. Trong khi 1 tìm kiếm từ đầu đến cuối (mặc định), -1 tìm kiếm từ cuối đến đầu. Tham số này quan trọng khi bạn có các giá trị trùng lặp và cần tìm mục nhập gần đây nhất.
Ví dụ, nếu “John Smith” xuất hiện nhiều lần trong cột D của một tập dữ liệu, chúng ta có thể sử dụng công thức sau để tìm lần xuất hiện cuối cùng của anh ấy:
=XMATCH("John Smith", D:D, 0, -1)Hiểu rõ các tham số này giúp bạn tiếp cận việc tra cứu dữ liệu hiệu quả hơn. Mức độ kiểm soát này có nghĩa là ít cột phụ hơn và ít thao tác dữ liệu hơn. Các công thức của bạn trở nên mạnh mẽ hơn và bảng tính của bạn được giữ gọn gàng hơn.
XMATCH Kết Hợp Hoàn Hảo Với Hàm INDEX
XMATCH trở nên tiện dụng hơn khi bạn kết hợp nó với hàm INDEX. Trong khi XMATCH tìm vị trí, INDEX truy xuất giá trị thực tế từ vị trí đó. Đây là một trong những hàm Excel hữu ích để tìm dữ liệu nhanh chóng, nhưng khi kết hợp với nhau, chúng tạo ra một bộ đôi tra cứu linh hoạt và mạnh mẽ hơn.
Đây là cú pháp cơ bản khi bạn kết hợp cả hai:
=INDEX(return_array, XMATCH(lookup_value, lookup_array, [match_mode]))Sự kết hợp này loại bỏ cơn ác mộng đếm cột của VLOOKUP. Thay vì phải nhớ rằng lương là cột thứ tám, bạn chỉ cần chỉ định trực tiếp cột lương. Do đó, bạn sẽ không gặp phải tình trạng công thức bị lỗi khi thêm hoặc xóa cột.
Giả sử bạn cần tìm bộ phận của Kristen Tate từ dữ liệu nhân viên bằng INDEX và XMATCH:
=INDEX(R:R, XMATCH("Kristen Tate", D:D, 0))Công thức trên đọc một cách tự nhiên và trả về giá trị từ cột R tại vị trí mà “Kristen Tate” xuất hiện trong cột D.
Sử dụng kết hợp hàm INDEX và XMATCH để tìm phòng ban của nhân viên Kristen Tate
Sự kết hợp này cũng xử lý các tra cứu phức tạp, chẳng hạn như khi bạn cần tìm mức lương của nhân viên trong bộ phận Sales có ID nhân viên cao nhất:
=INDEX(A:A, XMATCH(MAX(IF(R:R="Sales", H:H)), IF(R:R="Sales", H:H), 0))Công thức mảng này tìm ID nhân viên tối đa trong bộ phận Sales, sau đó trả về mức lương của người đó. Nếu bạn cố gắng thực hiện điều đó với VLOOKUP, bạn sẽ cần nhiều cột phụ và các giải pháp phức tạp khác.
Ví dụ tra cứu lương của nhân viên có ID cao nhất trong bộ phận Sales bằng INDEX và XMATCH
XMATCH đã hoàn toàn thay thế VLOOKUP trong quy trình làm việc của tôi. Khả năng linh hoạt về hướng tìm kiếm, kiểm soát khớp chính xác và việc tích hợp dễ dàng với INDEX khiến nó trở thành hàm tra cứu mà tôi cần nhất. Một khi bạn trải nghiệm mức độ kiểm soát này, việc quay trở lại VLOOKUP dường như không còn thực tế nữa. Hãy thử áp dụng XMATCH vào công việc hàng ngày của bạn để nâng cao hiệu suất và trải nghiệm xử lý dữ liệu trong Excel.
