Chúng ta đều từng bị cuốn theo những lời quảng cáo hào nhoáng về các “mẹo” tăng năng suất đang thịnh hành. Tuy nhiên, sau khi tự mình thử nghiệm nhiều phương pháp tăng năng suất khác nhau, tôi nhận ra rằng một số phương pháp dường như chỉ phù hợp để bán sách hơn là thực sự cải thiện cuộc sống hàng ngày. Dưới đây là những kinh nghiệm thực tế của tôi về các kỹ thuật từng được ca ngợi nhưng lại không mang lại hiệu quả như mong đợi.
1. Time-Blocking và Timeboxing
Time-blocking, một trong những kỹ thuật năng suất phổ biến nhất, là phương pháp đầu tiên tôi thử. Nhưng thành thật mà nói, đó là một thất bại hoàn toàn. Tôi phải đối mặt với vô số nhược điểm của một thói quen quá cứng nhắc, chẳng hạn như cảm giác choáng ngợp liên tục. Hơn nữa, tôi phụ thuộc vào việc mọi ngày phải thật hoàn hảo; chỉ cần lệch vài phút là công việc tự động bị tồn đọng.
Giao diện ứng dụng lịch hoặc quản lý cuộc họp thể hiện việc lên kế hoạch Time-Blocking.
Sau đó, tôi chuyển sang Timeboxing. Phương pháp này tương tự Time-blocking, nhưng thay vì chặn thời gian cho các nhiệm vụ cụ thể, bạn phân bổ thời gian cho một loại công việc nhất định. Ví dụ, tôi dành thời gian cho công việc freelance nói chung thay vì một dự án cụ thể của khách hàng. Mặc dù tốt hơn, tôi vẫn không thích bị gò bó theo cách này. Mặc dù tôi vẫn làm việc khoảng cùng số giờ mỗi ngày, nhưng thói quen của tôi linh hoạt hơn nhiều. Kết quả là tôi hoàn thành được nhiều việc hơn và cũng cảm thấy hạnh phúc hơn.
2. Kỹ Thuật Pomodoro
Kỹ thuật Pomodoro thường bao gồm việc làm việc 25 phút sau đó nghỉ ngơi. Tôi cần kết hợp các quãng nghỉ màn hình vào lịch trình của mình vì tôi từng nhìn chằm chằm vào máy tính liên tục sáu giờ liền, và sau đó tự hỏi tại sao mình không thể hoàn thành việc gì vào cuối ngày. Tuy nhiên, kỹ thuật Pomodoro không hiệu quả theo cách thông thường.
Vấn đề chính của tôi với chiến thuật này là 25 phút – theo ý kiến của tôi – không đủ thời gian để hoàn thành một công việc có ý nghĩa. Đến thời điểm đó, tôi chỉ vừa mới bắt đầu “vào guồng” với một nhiệm vụ. Tính chất dừng-khởi động liên tục quá mức, và tôi chỉ cảm thấy bực bội. Để khắc phục nhược điểm của kỹ thuật Pomodoro, thay vào đó tôi nghỉ giải lao mỗi giờ (hoặc khi tôi viết được 1.000 từ). Nếu bạn định thử chiến thuật này, tôi khuyên bạn nên tăng thời gian – đặc biệt nếu bạn có xu hướng trì hoãn.
3. Xây Dựng “Bộ Não Thứ Hai” (Building a Second Brain)
Cách đây vài năm, tôi từng rất say mê các phương pháp năng suất, và đó là lúc tôi khám phá ra cuốn sách “Building a Second Brain” của Tiago Forte. Tuy nhiên, mặc dù tôi rất thích những lời khuyên của Forte trên YouTube, phương pháp “bộ não thứ hai” lại không hiệu quả với tôi. Thay vì đơn giản hóa cuộc sống, tôi cảm thấy quá tải và thậm chí không thể đọc hết cuốn sách.
Tôi cũng đã thử một số ứng dụng để xây dựng “bộ não thứ hai”, nhưng điều này cũng không giúp ích. Ngay sau đó, tôi đã khám phá ra meme “Just Use Apple Notes” (chỉ cần dùng Apple Notes) – điều này khá đúng với cảm giác của tôi lúc bấy giờ. Thành thật mà nói, tôi thực sự nghĩ rằng việc xây dựng một “bộ não thứ hai” là một ý tưởng tuyệt vời nếu bạn là một nhà nghiên cứu hoặc làm việc trong lĩnh vực học thuật. Tuy nhiên, tôi không nghĩ rằng nhu cầu cá nhân của mình đòi hỏi một thứ phức tạp đến vậy.
4. “Ăn Con Ếch” (Eating the Frog)
“Ăn con ếch” là khi bạn hoàn thành nhiệm vụ khó khăn nhất trong ngày trước tiên. Ý tưởng là một khi bạn đã làm xong việc mà bạn ghét nhất, phần còn lại của ngày sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều. Tôi từng luôn cố gắng “ăn con ếch”, nhưng nó chỉ hiệu quả khoảng một nửa thời gian.
Tôi dành thời gian để suy nghĩ về lý do tại sao lại như vậy, và tôi nhận ra rằng “ăn con ếch” chỉ hiệu quả nếu tôi có một dự án cá nhân hoặc một điều gì đó tôi thích làm. Tuy nhiên, nếu tôi không thích một việc gì đó, tôi thấy tốt hơn nên hoàn thành một việc khác và gạch bỏ nó khỏi danh sách việc cần làm. Sau đó, tôi có thể tập trung vào nhiệm vụ kia mà không bị phân tâm. Việc trở nên tối giản hơn và chỉ thực hiện các nhiệm vụ thực sự mang lại giá trị đã giúp tôi không cần đến kỹ thuật này. Ví dụ, tôi chỉ kiểm tra email hai lần mỗi ngày. Hơn nữa, tôi cố tình đặt ít việc hơn vào danh sách việc cần làm; nếu mọi giờ đều bị lấp đầy, tôi sẽ nhanh chóng kiệt sức.
5. Ma Trận Eisenhower
Bạn có thể chuẩn bị danh sách việc cần làm bằng cách sử dụng Ma Trận Eisenhower, chia các nhiệm vụ thành bốn phần: Làm ngay, Làm sau, Giao phó, và Loại bỏ.
Mặc dù khái niệm này rất tuyệt vời, tôi đã dành quá nhiều thời gian để bận tâm về việc nên xếp nhiệm vụ vào đâu, và sau đó lại hoàn thành rất ít việc. Đối với tôi, đó là một cách khác để trì hoãn.
Cài đặt ưu tiên công việc trong ứng dụng Todoist, minh họa ma trận Eisenhower.
Cũng giống như “ăn con ếch”, thay vào đó tôi thấy dễ dàng hơn khi xác định các nhiệm vụ nhất quán sẽ giúp tôi đạt được mục tiêu của mình. Ví dụ, điều gì thúc đẩy tôi phát triển với tư cách là một freelancer là viết, chỉnh sửa, gửi bài và xây dựng mối quan hệ. Mọi thứ khác chỉ là “có thì tốt” chứ không phải là điều cần thiết.
6. Lên Kế Hoạch To-Do List Cho Cả Tuần
Tôi từng trải qua một giai đoạn mà tôi sẽ lên kế hoạch toàn bộ danh sách việc cần làm cho cả tuần trước. Mặc dù tôi nghĩ điều này sẽ giúp mình tập trung tốt hơn, nhưng trên thực tế tôi lại không thể tập trung hơn chút nào. Hơn nữa, tôi nhận thấy rằng việc lên kế hoạch cho cả tuần trước đồng nghĩa với việc tôi không thể thích nghi với các tình huống thay đổi.
Điện thoại và sổ ghi chú với danh sách công việc, thể hiện việc lên kế hoạch to-do list tuần.
Vì tôi là một freelancer, lịch trình hàng ngày của tôi không phải lúc nào cũng giống nhau. Hơn nữa, tôi có thể cần phản ứng với một câu chuyện nào đó trong thời gian ngắn. Cả hai điều này đều khiến tôi cảm thấy căng thẳng suốt cả ngày.
Tôi phải chỉ ra rằng tôi chắc chắn có thể thấy lợi ích của việc lên kế hoạch cả tuần trước nếu bạn là sinh viên hoặc nhân viên. Nó cũng tốt nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp với các nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Tuy nhiên, bạn cần quyết định xem mình có thuộc các đối tượng đó không và sau đó thử nghiệm để xem liệu bạn có thực sự hưởng lợi hay không.
7. Kỹ Thuật Phân Loại Ưu Tiên (Triage Technique)
Kỹ thuật Phân loại Ưu tiên (Triage Technique) khá giống với Ma Trận Eisenhower; bạn ưu tiên các nhiệm vụ với mục đích tập trung vào những gì quan trọng và tiết kiệm thời gian. Nhưng mặc dù tôi nghĩ nó có thể hiệu quả với một số người, nó lại không giúp ích gì nhiều trong cuộc sống hàng ngày của tôi.
Một lần nữa, chiến thuật này chỉ là một hình thức trì hoãn. Không muốn nghe quá kiêu ngạo, nhưng tôi đã bị ám ảnh bởi năng suất đủ lâu để biết mình nên và không nên làm gì. Tất cả những gì Kỹ thuật Phân loại Ưu tiên làm là khiến mọi thứ trở nên phức tạp hơn và không tiết kiệm được chút thời gian nào.
Nếu tôi cần ưu tiên một nhiệm vụ, tôi sẽ chỉ đơn giản đánh dấu nó là khẩn cấp trên danh sách việc cần làm bằng giấy của mình. Trước đây, tôi đã thêm một điểm đánh dấu ưu tiên trong ứng dụng to-do list của mình; nhiều công cụ như TickTick và Todoist cho phép bạn làm điều này.
Tôi khuyến khích bạn khám phá nhiều kỹ thuật năng suất khác nhau để tìm ra phương pháp phù hợp nhất với bản thân. Mặc dù tôi đã thành công với một số phương pháp, nhưng tôi cũng đã dành rất nhiều thời gian cho các chiến thuật không phù hợp với nhu cầu của mình. Đừng ngần ngại thử nghiệm và chia sẻ những gì bạn đã học được trong phần bình luận bên dưới!
