Inbox Zero không chỉ là việc liên tục phản hồi email – đó là phương pháp hợp lý hóa quy trình làm việc với email và giành lại quyền kiểm soát. Microsoft Outlook là công cụ đắc lực giúp bạn sắp xếp, lọc và xử lý email để duy trì một hộp thư đến gọn gàng, tập trung vào hành động. Việc áp dụng hiệu quả các quy tắc tự động trong Outlook sẽ biến hộp thư đến của bạn từ một nơi hỗn loạn thành một trung tâm điều khiển hiệu quả, giảm đáng kể gánh nặng tinh thần và tăng cường năng suất làm việc.
Microsoft cung cấp bốn trải nghiệm Outlook khác nhau, bao gồm Outlook Mới (New Outlook), Outlook Cổ điển (Classic Outlook), Outlook trên web (Outlook on the web) và Outlook.com. Các hướng dẫn trong bài viết này mang tính chất minh họa; điều hướng và các yếu tố trên màn hình có thể có một chút khác biệt tùy thuộc vào phiên bản Outlook bạn đang sử dụng.
1. Chuyển Bản Tin và Email Khuyến Mãi Sang Thư Mục Riêng
Bạn đang tập trung cao độ vào công việc và bỗng nhiên hộp thư đến báo tin nhắn mới với tiêu đề hấp dẫn như “Giảm giá 30% – Chỉ hôm nay!”. Ngay cả khi không mở, nó cũng làm xao nhãng sự chú ý của bạn trong một tích tắc. Nhân điều đó lên mười hoặc hai mươi email tương tự, nhiều trong số đó không được yêu cầu, và bạn sẽ thấy mình đang lãng phí đáng kể sự tập trung.
Các bản tin, cập nhật sản phẩm và email quảng cáo có thể hữu ích, nhưng chúng không khẩn cấp. Chúng cũng làm lộn xộn hộp thư đến của bạn, khiến việc tập trung vào các tin nhắn quan trọng trở nên khó khăn hơn. Để quản lý email hiệu quả và giảm thiểu phiền nhiễu, việc tự động phân loại các email này là rất cần thiết.
Thiết lập quy tắc mới để lọc bản tin và email khuyến mãi trong Microsoft Outlook
Các quy tắc của Outlook cho phép bạn lọc email dựa trên từ khóa hoặc địa chỉ người gửi để chuyển chúng ra khỏi hộp thư chính của bạn. Điều này giúp giảm thiểu sự phân tâm và giúp bạn tập trung vào các liên lạc cần hành động.
Để thiết lập quy tắc lọc email tự động trong Outlook, bạn thực hiện theo các bước sau:
- Trong Outlook, truy cập Cài đặt (Settings).
- Trong cửa sổ mở ra, nhấp vào Thư (Mail) ở ngăn bên trái, sau đó nhấp vào Quy tắc (Rules).
- Nhấp vào Thêm quy tắc mới (Add new rule).
- Trong trường số 1, đặt tên dễ nhận biết cho quy tắc của bạn. Ví dụ: “Bản tin & Khuyến mãi”.
- Trong trường số 2, bạn cần thêm các điều kiện cho quy tắc. Bạn có thể chọn Từ (From) trong menu thả xuống và sau đó thêm các địa chỉ người gửi bản tin hoặc email khuyến mãi đã biết.
- Ngoài ra, bạn có thể chọn tùy chọn Chủ đề hoặc nội dung bao gồm (Subject or body includes) từ menu thả xuống và sau đó chỉ định các từ khóa thường có trong các email này, như hủy đăng ký (unsubscribe), ưu đãi đặc biệt (special offer), khuyến mãi (promo), v.v.
- Trong trường số 3, thêm hành động sẽ xảy ra khi các điều kiện đã chỉ định ở trên được đáp ứng.
- Chọn Di chuyển đến (Move to) và sau đó chọn thư mục nơi tất cả các email này sẽ được chuyển đến (ví dụ: một thư mục có tên “Bản tin” hoặc “Khuyến mãi”).
Bạn có thể tùy chọn Thêm ngoại lệ (Add an exception) nếu muốn loại trừ email từ một người gửi cụ thể hoặc với các từ khóa nhất định. Nên chọn tùy chọn Chạy quy tắc ngay bây giờ (Run rule now) để quy tắc không chỉ xử lý email đến mà còn xử lý các tin nhắn email hiện có trong hộp thư đến. Nhấp vào Lưu (Save) để hoàn tất.
Thông thường, tốt nhất nên kết hợp các điều kiện hoặc tạo nhiều quy tắc nhắm mục tiêu các loại bản tin và khuyến mãi khác nhau để đạt độ chính xác cao hơn.
Những email này thường chiếm một phần lớn trong tổng số thư đến, do đó, đây có lẽ là quy tắc có tác động lớn nhất trong việc dọn dẹp hộp thư đến của bạn. Nó cũng cho phép bạn xử lý hàng loạt các email ít quan trọng hơn vào thời điểm phù hợp với bạn, thay vì để chúng liên tục làm gián đoạn quy trình làm việc. Tuy nhiên, quy tắc này tiềm ẩn rủi ro bỏ lỡ thông tin nhạy cảm về thời gian nếu bạn không kiểm tra thư mục được chỉ định đủ thường xuyên. Nếu bạn không bao giờ kiểm tra nó, nó chỉ trở thành một bãi chứa kỹ thuật số.
2. Gắn Cờ Email Từ Liên Hệ Quan Trọng để Chú Ý Ngay Lập Tức
Một số email – như một câu hỏi từ khách hàng, một tin nhắn khẩn cấp từ sếp của bạn hoặc cảnh báo sự cố trang web từ dịch vụ lưu trữ – đòi hỏi phản hồi ngay lập tức. Bạn có thể thiết lập quy tắc Outlook để ưu tiên các email cần hành động ngay, đồng thời ngăn chúng bị thất lạc trong đống lộn xộn.
Tất cả những gì bạn cần làm là tạo một quy tắc áp dụng cho các email nhận được từ các địa chỉ hoặc miền cụ thể. Để chỉ định điều kiện, chọn Đánh dấu với độ quan trọng (Mark with importance) trong menu thả xuống, sau đó chỉ định độ quan trọng là Cao (High), Bình thường (Normal) hoặc Thấp (Low). Hoặc bạn có thể chọn tùy chọn Phân loại (Categorize) để chỉ định màu danh mục làm cho những email đó nổi bật về mặt hình ảnh trong hộp thư đến của bạn.
Cài đặt quy tắc gắn cờ email quan trọng từ các liên hệ ưu tiên trong Outlook
Một số người cũng thích sử dụng tùy chọn Ghim lên đầu (Pin to top) để các email quan trọng cần được xử lý được xếp chồng lên đầu hộp thư đến của bạn. Không phải tất cả các email đều được tạo ra như nhau. Giao tiếp từ người quản lý hoặc khách hàng quan trọng, các liên hệ chính, người báo cáo trực tiếp, hoặc bất kỳ cảnh báo email nào bạn đã đăng ký thường yêu cầu sự chú ý nhanh hơn hoặc ưu tiên cao hơn. Quy tắc này tự động gắn cờ các email đến này và giúp bạn ưu tiên phản hồi một cách hiệu quả.
Hãy lưu ý rằng việc gắn cờ quá nhiều có thể dẫn đến tình trạng “báo động giả”. Nếu bạn đưa quá nhiều người vào danh sách hoặc sử dụng quy tắc này cho cả những người gửi bán quan trọng, mức độ khẩn cấp trực quan sẽ bị giảm đi. Hãy chọn lọc và xem xét lại danh sách của bạn hàng quý.
3. Tự Động Lưu Trữ Email Nhiệm Vụ Đã Hoàn Thành
Khi bạn đã phản hồi hoặc hoàn thành một nhiệm vụ dựa trên email, việc lưu trữ chúng theo cách thủ công có thể rất tẻ nhạt. Thay vào đó, hãy tự động hóa quy trình! Giả sử bạn đã trao đổi qua lại với nhà cung cấp về một hóa đơn. Sau khi đã giải quyết, bạn trả lời bằng cụm từ “Đã duyệt”. Một quy tắc có thể phát hiện các cụm từ kết thúc hoặc danh mục nhất định và tự động chuyển email đó vào thư mục Đã hoàn thành (Completed) cho bạn.
Trong công việc, nếu bạn sử dụng các công cụ quản lý dự án hoặc hệ thống ticket, bạn có thể nhận được vô số thông báo email về cập nhật nhiệm vụ, bình luận và hoàn thành. Các email xác nhận một nhiệm vụ đã xong hoặc một ticket đã đóng thường chỉ làm tăng thêm sự lộn xộn. Quy tắc này đảm bảo hộp thư đến của bạn chỉ chứa các mục đang chờ xử lý trong khi tự động lưu trữ các nhiệm vụ đã hoàn thành.
Tất cả những gì bạn cần làm là tạo một quy tắc di chuyển các email “đã xong” vào một thư mục cụ thể. Có một vài cách để thực hiện điều này.
Thiết lập quy tắc tự động chuyển email công việc đã hoàn thành vào thư mục lưu trữ trong Microsoft Outlook
Có cách tiếp cận dựa trên cụm từ. Đối với quy tắc, thêm các điều kiện như các cụm từ cụ thể trong nội dung email như đã giải quyết (resolved), đã xong (done), đã hoàn thành (completed), hoặc không cần hành động thêm (no further action) và đặt hành động là di chuyển tin nhắn đến thư mục Đã hoàn thành (Completed). Ngoài ra, bạn có thể phân loại thủ công và đặt một quy tắc để di chuyển các tin nhắn thuộc một danh mục nhất định vào thư mục lưu trữ của bạn.
Sau khi một nhiệm vụ email được hoàn thành, việc giữ nó trong hộp thư đến sẽ làm tăng sự lộn xộn trực quan. Tự động lưu trữ các email “đã xong” giúp duy trì sự rõ ràng đồng thời vẫn bảo toàn một bản ghi. Quy tắc này có thể bị sai lệch nếu các cụm từ như đã hoàn thành xuất hiện trong một ngữ cảnh khác. Tốt nhất nên sử dụng nó với một loạt các bộ lọc để tránh các trường hợp dương tính giả. Bạn sẽ cần phải cảnh giác hơn một chút với quy tắc này.
4. Chuyển Tiếp Email CC Sang Thư Mục Riêng
Trong môi trường làm việc, các thành viên trong nhóm thường CC (Carbon Copy) bạn vào các email để bạn nắm thông tin, hơn là yêu cầu hành động trực tiếp. Bạn cũng thường được CC vào các cập nhật hoặc thông báo toàn nhóm. Việc giữ thông tin là hữu ích, nhưng nó lại vùi lấp các mục công việc thực tế của bạn dưới một biển các thông tin liên lạc thứ cấp.
Để tách biệt những email này khỏi những email cần hành động, hãy tạo một quy tắc chuyển email CC vào một thư mục riêng. Bạn cần đặt điều kiện Tôi ở dòng CC (I’m on the cc line) với địa chỉ email của bạn và chuyển hướng các email này đến một thư mục như Email CC (CC Emails).
Lưu trữ email được CC vào thư mục riêng biệt để giảm tải hộp thư chính trong Microsoft Outlook
Quy tắc này hoạt động tốt nhất với các ngoại lệ. Bạn có thể chọn tùy chọn Từ (From) để thêm các liên hệ chính mà bạn luôn muốn xem email CC của họ ngay lập tức. Hoặc sử dụng điều kiện Chủ đề hoặc nội dung bao gồm (Subject or body includes) để chỉ định các từ nhất định, như “khẩn cấp” hoặc “cần hành động”, cho biết một email được CC vẫn có thể cần sự chú ý của bạn. Và tất nhiên, nếu Độ quan trọng (Importance) được đánh dấu là Cao (High), bạn sẽ không muốn chuyển các email CC này vì chúng có thể có mức độ ưu tiên cao.
Nếu bạn chỉ được CC, email thường chỉ để bạn biết thông tin (FYI) – không yêu cầu hành động ngay lập tức. Việc giữ các email CC ra khỏi hộp thư chính giúp giảm nhiễu và duy trì sự tập trung vào các mục mà bạn chịu trách nhiệm trực tiếp. Tuy nhiên, một số email được CC vẫn cần hành động. Bạn có thể bỏ lỡ thông tin quan trọng nếu bạn cho rằng mọi email CC đều thụ động. Hơn nữa, một số người sử dụng CC không đúng cách khi họ thực sự mong đợi bạn đóng góp ý kiến. Do đó, tôi khuyên bạn nên kiểm tra thư mục CC của mình vài giờ một lần, không chỉ vào cuối ngày.
5. Chặn Email Rác và Email Không Mong Muốn
Bạn đã đăng ký một hội thảo trực tuyến và giờ đây bạn nhận được các email theo dõi hàng ngày cùng các ưu đãi không liên quan. Bạn đã cố gắng hủy đăng ký khỏi một danh sách gửi thư, nhưng các email vẫn tiếp tục đến.
Email rác và các đăng ký không mong muốn có thể rất khó chịu. Những email này không chỉ không liên quan mà còn làm rối loạn suy nghĩ của bạn và làm xao nhãng khỏi các nhiệm vụ có ý nghĩa. Mặc dù Outlook có tính năng lọc email rác tích hợp sẵn, nhưng việc chặn rõ ràng các email rác dai dẳng và email tiếp thị không mong muốn sẽ cung cấp thêm một lớp bảo vệ.
Outlook cho phép bạn chặn người gửi và lọc các loại tin nhắn cụ thể. Điều này giúp hộp thư đến của bạn sạch sẽ hơn, tiết kiệm thời gian xóa các email lặp đi lặp lại không mong muốn và giúp giảm nguy cơ tương tác với các email lừa đảo (phishing) có khả năng độc hại.
Xác định các quy tắc để lọc email chứa các từ khóa spam phổ biến như trúng thưởng (win a prize) hoặc ưu đãi có thời hạn (limited-time offer) và đặt chúng để di chuyển các tin nhắn này vào thư mục Email rác (Junk Email). Ngoài ra, mỗi khi bạn nhận được một email không mong muốn, nhấp chuột phải vào email, nhấp vào Quy tắc (Rules), sau đó nhấp vào Tạo quy tắc (Create rule). Sau đó, bạn có thể thiết lập Outlook để di chuyển tin nhắn từ người gửi này vào thư mục Email rác (Junk Email) – hoặc thậm chí thư mục Mục đã xóa (Deleted Items).
Cài đặt tùy chọn email rác và chặn người gửi không mong muốn trong Microsoft Outlook
Ngoài ra, bạn nên thiết lập và tùy chỉnh các tùy chọn Email rác (Junk email) trong Outlook:
- Trong Outlook, truy cập Cài đặt (Settings).
- Trong cửa sổ mở ra, nhấp vào Thư (Mail) ở ngăn bên trái, sau đó nhấp vào Email rác (Junk email).
- Chọn tùy chọn ưa thích của bạn về Xử lý thư đến (Incoming mail handling) — tùy chọn Tiêu chuẩn (Standard) di chuyển các tin nhắn được xác định là rác vào thư mục Email rác (Junk Email) trong khi tùy chọn Nghiêm ngặt (Strict) chỉ gửi các tin nhắn từ người gửi và miền bạn đã đánh dấu an toàn vào hộp thư đến của bạn.
- Trong phần Người gửi (Senders), bạn cũng có thể Thêm người gửi bị chặn (Add blocked sender). Thao tác này sẽ thêm người gửi vào danh sách Người gửi và miền bị chặn (Blocked senders and domains) và các email trong tương lai từ họ sẽ đi trực tiếp vào thư mục Email rác (Junk Email).
- Ngoài ra, bạn có thể chỉ định các Tùy chọn bảo mật (Security options) cũng như thêm hoặc sửa đổi người gửi an toàn.
Rủi ro lớn nhất, đặc biệt là với các quy tắc xóa hoặc cài đặt Email Rác quá chặt chẽ, là chặn hoặc xóa nhầm các email hợp lệ. Nếu bạn quá nhiệt tình, các tin nhắn hợp lệ có thể bị xóa mà không báo trước. Luôn kiểm tra thư mục Email Rác của bạn mỗi tuần một lần để cứu bất kỳ trường hợp dương tính giả nào. Ngoài ra, những kẻ gửi spam thường xuyên thay đổi địa chỉ người gửi, miền và dòng chủ đề, vì vậy các quy tắc chặn thủ công có thể yêu cầu cập nhật liên tục để duy trì hiệu quả.
6. Thiết Lập Quy Tắc Dọn Dẹp Cuối Ngày
Cuối ngày làm việc, bạn đã đọc hoặc trả lời hầu hết các tin nhắn, nhưng một vài email vẫn còn đó. Chúng không cần phải nằm lại. Trước khi đăng xuất, hãy đảm bảo hộp thư đến của bạn gọn gàng bằng cách sử dụng các quy tắc dọn dẹp tự động.
Đây thường không phải là một quy tắc tự động hoàn toàn, chạy liên tục, mà là sự kết hợp của các kỹ thuật hoặc hành động được kích hoạt thủ công. Mục tiêu là đạt được trạng thái Inbox Zero cuối cùng trước khi kết thúc công việc.
Ví dụ, bạn có thể định nghĩa một quy tắc di chuyển các email đã đọc vào thư mục Lưu trữ (Archive). Sử dụng các điều kiện như Gắn cờ (Flag) từ menu thả xuống và chọn tùy chọn Đánh dấu đã đọc (Mark as read). Nhưng thay vì cho phép các quy tắc này chạy tự động, bạn có thể chọn chạy chúng thủ công vào cuối ngày.
Sử dụng tính năng Thao tác nhanh (Quick Steps) trong Microsoft Outlook để tự động hóa quy trình dọn dẹp cuối ngày
Bạn cũng có thể sử dụng Thao tác nhanh (Quick Steps) để tự động hóa một loạt các bước trong Outlook. Đây là một cách thực tế hơn để thực hiện việc dọn dẹp cuối ngày này:
- Trong Outlook, truy cập Cài đặt (Settings).
- Trong cửa sổ mở ra, nhấp vào Thư (Mail) ở ngăn bên trái, sau đó nhấp vào Thao tác nhanh (Quick Steps).
- Nhấp vào Thêm thao tác nhanh (Add quick step).
- Trong trường số 1, đặt tên dễ nhận biết cho thao tác. Ví dụ: “Dọn dẹp cuối ngày”.
- Trong trường số 2, thêm các hành động phổ biến mà bạn thường làm vào cuối ngày (ví dụ: “Đánh dấu là đã đọc”, “Di chuyển đến thư mục Lưu trữ”).
- Chỉ định mô tả của thao tác nhanh, và tùy chọn, gán một phím tắt để thực hiện hành động nhanh hơn.
Vào cuối ngày, tất cả những gì bạn cần làm là chọn tất cả các email bạn muốn lưu trữ và kích hoạt Thao tác nhanh liên quan. Một lần quét cuối cùng vào cuối ngày giúp bạn thiết lập lại và bắt đầu ngày làm việc tiếp theo với một hộp thư đến mới mẻ, không lộn xộn. Những quy tắc này đòi hỏi một số thử nghiệm và sai sót. Hãy thận trọng và điều chỉnh bộ lọc cho đến khi chúng phù hợp với quy trình làm việc của bạn.
Các quy tắc trong Outlook cung cấp một khuôn khổ mạnh mẽ để kiểm soát hộp thư đến của bạn và đạt được trạng thái Inbox Zero trong ngày làm việc. Nhưng hãy nhớ, đây là một hệ thống, không phải là một viên đạn thần kỳ. Nó đòi hỏi thiết lập ban đầu, điều chỉnh định kỳ khi nhu cầu hoặc kiểu email của bạn thay đổi, và sự kỷ luật để kiểm tra các thư mục được chỉ định cũng như thực hiện dọn dẹp cuối ngày. Phần thưởng – giảm căng thẳng về email, cải thiện sự tập trung và thời gian phản hồi nhanh hơn – hoàn toàn xứng đáng với nỗ lực bỏ ra.
