Việc quản lý hộp thư email thường xuyên khiến nhiều người cảm thấy choáng ngợp. Với lượng lớn email công việc, thư quảng cáo và bản tin liên tục đổ về, các tin nhắn quan trọng rất dễ bị chìm nghỉm. May mắn thay, Gmail, Yahoo và Outlook đều cung cấp các công cụ lọc mạnh mẽ, giúp bạn hoàn toàn kiểm soát được tình hình. Bài viết này từ thuthuathuuich.com sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách thiết lập và tận dụng tối đa các bộ lọc email này để tối ưu hóa việc quản lý hộp thư của mình.
Cách Tạo Bộ Lọc Email Trong Gmail
Gmail nổi tiếng với hệ thống lọc mạnh mẽ, giúp bạn tự động sắp xếp, gắn nhãn, lưu trữ (archive), xóa hoặc đánh dấu email dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau. Đây là công cụ không thể thiếu để duy trì một hộp thư gọn gàng và hiệu quả, giúp bạn dễ dàng tìm thấy những thông tin cần thiết.
Để tạo một bộ lọc, bạn hãy mở hộp thư Gmail của mình và nhấp vào biểu tượng bộ lọc (hình tam giác nhỏ) nằm cạnh thanh tìm kiếm ở phía trên. Thao tác này sẽ mở hộp tìm kiếm nâng cao với nhiều tùy chọn. Dưới đây là ý nghĩa của từng tùy chọn:
- Từ (From): Nhập địa chỉ email vào trường này để lọc tin nhắn từ địa chỉ đó. Bạn có thể sử dụng ký tự đại diện
*(ví dụ:*@domain.com) để lọc tất cả email từ một miền cụ thể. - Đến (To): Trường này hoạt động rất hiệu quả với các biệt danh (alias) trong Gmail. Ví dụ, nếu bạn đăng ký LinkedIn bằng địa chỉ
[email protected], bạn có thể dễ dàng lọc các tin nhắn từ LinkedIn. - Chủ đề (Subject): Cho phép bạn lọc các tin nhắn có chứa các từ cụ thể trong dòng chủ đề.
- Có các từ (Has the words) và Không có (Doesn’t have): Cho phép bạn quét nội dung email để tìm các từ khóa cụ thể. Bạn cũng có thể sử dụng các toán tử tìm kiếm của Gmail tại đây để tìm nhiều từ cùng lúc.
- Menu thả xuống Kích thước (Size) và Ngày trong khoảng (Date within): Cho phép bạn lọc email dựa trên kích thước hoặc ngày nhận.
- Chọn hộp Có tệp đính kèm (Has attachment) nếu bạn chỉ muốn tìm các email có tệp đính kèm.
- Đánh dấu vào Không bao gồm cuộc trò chuyện (Don’t include chats) để loại trừ tin nhắn từ Google Chat của bạn.
- Sử dụng menu thả xuống Tìm kiếm (Search) để lọc từ một nhãn hiện có.
Các tùy chọn và tiêu chí lọc email trong Gmail
Sau khi hoàn tất, nhấp vào nút Tạo bộ lọc (Create filter). Bạn cũng có thể nhấp vào nút Tìm kiếm (Search) để kiểm tra bộ lọc và đảm bảo nó hiển thị các email phù hợp.
Tiếp theo, bạn cần quyết định điều gì sẽ xảy ra với các email khớp với bộ lọc này bằng cách chọn các hộp kiểm thích hợp. Ví dụ: bạn có thể đánh dấu chúng là đã đọc, lưu trữ, chuyển tiếp đến một địa chỉ khác hoặc áp dụng nhãn. Nếu bạn muốn bộ lọc áp dụng cho cả các email hiện có, hãy đánh dấu tùy chọn Cũng áp dụng bộ lọc cho X cuộc trò chuyện phù hợp (Also apply filter to X matching conversations).
Sau khi hoàn tất, nhấp vào Tạo bộ lọc (Create filter) để hoàn tất quá trình. Bạn có thể xem lại, chỉnh sửa hoặc xóa các bộ lọc Gmail của mình bất kỳ lúc nào.
Tùy chọn tạo bộ lọc trong Gmail
Nếu việc tạo một bộ lọc có vẻ quá phức tạp, hoặc nếu bạn không chắc nên tạo bộ lọc nào, Gmail có thể giúp bạn. Đơn giản chỉ cần chọn một tin nhắn hiện có trong hộp thư của bạn, sau đó nhấp vào menu ba chấm, và chọn Lọc tin nhắn tương tự (Filter messages like these). Thao tác này sẽ mở cửa sổ bộ lọc với một số trường đã được điền sẵn dựa trên tin nhắn bạn đã chọn, giúp bạn tiết kiệm thời gian đáng kể.
Hướng Dẫn Thiết Lập Bộ Lọc Trong Yahoo Mail
Yahoo Mail cung cấp một số tính năng lọc email tiện dụng có thể giúp bạn quản lý hộp thư hiệu quả. Mặc dù không cung cấp nhiều tùy chọn nâng cao như Gmail, nhưng các bộ lọc của Yahoo vẫn rất hữu ích để giữ cho hộp thư của bạn luôn ngăn nắp.
Để thiết lập bộ lọc trong Yahoo Mail, hãy mở hộp thư của bạn, nhấp vào biểu tượng ba chấm ở phía bên trái, và chọn Cài đặt (Settings). Đi tới tab Bộ lọc (Filters) ở bên trái và nhấp vào tùy chọn Thêm bộ lọc mới (Add new filters) để bắt đầu và sử dụng các tùy chọn sau:
- Từ (From): Lọc tin nhắn từ người gửi hoặc miền cụ thể.
- Đến (To): Lọc email được gửi đến một địa chỉ cụ thể.
- Chủ đề (Subject): Lọc theo các từ khóa cụ thể trong dòng chủ đề.
- Nội dung (Body): Lọc email có chứa các từ hoặc cụm từ nhất định trong phần nội dung.
Đối với mỗi danh mục bộ lọc (Từ, Đến, Chủ đề và Nội dung), bạn có thể chọn các điều kiện khác nhau như Chứa (Contains), Không chứa (Does not contain), Bắt đầu bằng (Begins with) hoặc Kết thúc bằng (Ends with), cho phép bạn tạo các bộ lọc tùy chỉnh dựa trên các từ khóa cụ thể. Ngoài ra, Yahoo Mail cho phép bạn so khớp chữ hoa chữ thường khi lọc, điều này hữu ích nếu bạn đang tìm kiếm các cụm từ cụ thể viết hoa toàn bộ, chẳng hạn như từ viết tắt hoặc các từ khóa quan trọng.
Sau khi bạn đã hoàn thành các tiêu chí lọc như mong muốn, bạn có thể chọn thư mục để di chuyển các tin nhắn phù hợp đến. Sau đó, nhấn Lưu (Save).
Các tùy chọn bộ lọc trong Yahoo Mail
Lưu ý rằng Yahoo áp dụng các bộ lọc của bạn theo thứ tự từ trên xuống dưới. Vì vậy, khi xem lại danh sách bộ lọc, hãy đảm bảo rằng bộ lọc quan trọng nhất nằm ở trên cùng, vì nó sẽ được ưu tiên nếu một tin nhắn khớp với nhiều bộ lọc. Bạn cũng có thể chỉnh sửa hoặc xóa các bộ lọc hiện có từ trang này một cách dễ dàng.
Cách Lọc Email Trong Outlook Bằng Quy Tắc (Rules)
Cuối cùng, nếu bạn sử dụng Outlook cho email của mình, bạn có thể lọc các tin nhắn của mình bằng cách sử dụng Quy tắc (Rules) của Outlook. Mở ứng dụng Outlook hoặc truy cập Outlook.com và nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải. Sau đó, đi tới Thư (Mail) > Quy tắc (Rules) và nhấp vào nút Thêm quy tắc mới (Add new rule).
Vì ứng dụng Outlook mới cho Windows khá giống với phiên bản web, nên các bước sau đây có thể áp dụng cho cả phiên bản máy tính để bàn và web của Outlook, mang lại sự tiện lợi và thống nhất cho người dùng.
Tiếp theo, nhập tên cho bộ lọc của bạn và sau đó sử dụng menu thả xuống Thêm điều kiện (Add a condition) để đặt điều kiện. Bạn sẽ tìm thấy một số tùy chọn được nhóm thành các danh mục. Ví dụ, một danh mục là Tên của tôi là (My name is), nơi bạn có thể chọn các tùy chọn như Tôi ở dòng Đến (I’m on the To line), Tôi ở dòng Cc (I’m on the CC line), Tôi không ở dòng Đến (I’m not on the To line) và các lựa chọn tương tự. Nếu bạn muốn thêm nhiều điều kiện hơn, hãy nhấp vào Thêm điều kiện khác (Add another condition) bên dưới hộp đầu tiên.
Khi các điều kiện đã được đặt, hãy sử dụng menu Thêm hành động (Add an action) để chỉ định những gì Outlook nên làm với email. Ví dụ, bạn có thể di chuyển hoặc sao chép tin nhắn vào một thư mục, xóa nó, hoặc thậm chí ghim nó để giữ nó ở đầu hộp thư đến của bạn để dễ dàng xem lại. Các hành động hữu ích khác bao gồm đánh dấu tin nhắn với một mức độ quan trọng nhất định hoặc chuyển tiếp nó đến một địa chỉ khác.
Đánh dấu vào hộp kiểm Ngừng xử lý các quy tắc khác (Stop processing more rules) nếu bạn không muốn bất kỳ quy tắc nào khác chạy sau khi quy tắc này thực thi. Bạn cũng có thể đánh dấu tùy chọn Chạy quy tắc ngay bây giờ (Run rule now) để áp dụng nó cho các email hiện có của bạn. Cuối cùng, nhấp vào Lưu (Save) để hoàn tất quá trình.
Bộ lọc Outlook của bạn đã sẵn sàng. Bạn có thể lặp lại các bước trên nếu cần tạo thêm các bộ lọc khác để quản lý hộp thư hiệu quả hơn.
Tab Rules trong cài đặt mail của Outlook
Đó là tất cả! Giờ đây, bạn đã biết cách thiết lập và sử dụng các bộ lọc để sắp xếp hộp thư đến của mình một cách hiệu quả. Hãy dành thời gian khám phá các tùy chọn lọc mà nhà cung cấp email của bạn cung cấp và tùy chỉnh chúng để phù hợp với nhu cầu của bạn – hộp thư của bạn sẽ được tối ưu hóa đáng kể!
