Bạn có bao giờ ước có một nút bấm giúp đơn giản hóa ngay lập tức những đoạn văn bản phức tạp không? Microsoft Copilot trong Word chính là giải pháp gần như vậy. Chỉ với vài gợi ý đơn giản, công cụ AI này có thể biến những đoạn văn bản rối rắm, đầy thuật ngữ thành nội dung mà bất kỳ ai cũng có thể dễ dàng nắm bắt. Bạn không cần phải là một chuyên gia về prompt (gợi ý lệnh) để sử dụng hiệu quả Copilot trong Word, bởi vì sự đơn giản và trực quan chính là điểm mạnh của nó, mang lại khả năng tối ưu hóa văn bản và nâng cao hiệu suất làm việc cho người dùng Việt Nam.
Lý Do Nên Dùng Copilot Để Xử Lý Văn Bản Phức Tạp
Với vai trò là một người làm nội dung, việc đọc và hiểu các tài liệu phức tạp là một phần không thể thiếu trong công việc hàng ngày. Tôi thường xuyên phải đối mặt với những tài liệu kỹ thuật chuyên sâu hoặc các báo cáo chứa đầy thuật ngữ chuyên ngành khó hiểu. Trong bối cảnh công nghệ phát triển không ngừng, việc tiếp cận và xử lý lượng lớn thông tin ngày càng trở nên cấp thiết.
Bạn có thể biết đến Copilot như một trợ lý viết lách đắc lực, nhưng khả năng biến một văn bản “khó hiểu như bùn” thành nội dung dễ tiếp thu mới thực sự là điều tôi đánh giá cao. Dù là ghi chú nội bộ, tệp PDF, hợp đồng hay bất kỳ loại tài liệu nào, bạn chỉ cần chọn đoạn văn bản phức tạp và yêu cầu Copilot viết lại bằng một vài prompt mô tả đơn giản. Copilot là một phần tích hợp trong Windows, Microsoft 365 và Microsoft Edge, và việc nắm vững cách sử dụng Copilot hiệu quả phụ thuộc vào ứng dụng cũng như nhiệm vụ cụ thể của bạn.
Các Prompt Yêu Thích Để Viết Lại Văn Bản Bằng Copilot
Giống như với tất cả các chatbot AI tạo sinh khác, việc xây dựng prompt (gợi ý lệnh) đúng cách là yếu tố then chốt để có được kết quả tối ưu. Dưới đây là một số prompt và phương pháp tôi thường xuyên sử dụng để tối ưu hóa văn bản tiếng Việt.
“Rewrite This to Make It Easier to Read” (Viết Lại Đoạn Này Cho Dễ Đọc Hơn)
Đây là cách đơn giản nhất để nhanh chóng nắm bắt ý chính của bất kỳ nội dung nào. Khi muốn đơn giản hóa một văn bản phức tạp, tôi thường dùng prompt:
Rewrite this to make it easier to read.
Prompt này giúp Copilot hiểu rằng tôi muốn văn bản trở nên trực tiếp và dễ hiểu hơn mà không làm mất đi ý nghĩa cốt lõi. Tùy thuộc vào nhu cầu, bạn có thể chỉ định thêm nếu muốn văn bản súc tích hơn hay chi tiết hơn. Khi cảm thấy chưa thực sự hiểu rõ, tôi thường nhấp vào Regenerate (Tạo lại) để xem một phiên bản khác.
Prompt này hoạt động đặc biệt hiệu quả với các ngôn ngữ hành chính, điều khoản dịch vụ, văn bản pháp lý hoặc bất kỳ loại văn phong nào nghe “cứng nhắc”. Copilot sẽ diễn đạt lại các câu dài, loại bỏ những từ thừa và thay thế thuật ngữ chuyên ngành bằng ngôn ngữ thông thường, gần gũi hơn với độc giả Việt Nam. Bạn cũng có thể áp dụng prompt này cho chính bài viết của mình để kiểm tra xem thông điệp đã được truyền tải một cách súc tích và rõ ràng nhất hay chưa.
“Make This Suitable for 8th-Grade Reading Level” (Chuyển Đổi Cho Học Sinh Lớp 8 Dễ Đọc)
Sử dụng prompt này khi bạn muốn chuyển đổi nội dung cho một đối tượng độc giả phổ thông hoặc giải thích một khái niệm phức tạp cho người chưa quen thuộc với chủ đề. Copilot sẽ đơn giản hóa từ vựng và cấu trúc câu mà không làm mất đi chiều sâu của thông tin. Đây là một ý tưởng tuyệt vời cho các tài liệu hướng dẫn hoặc văn bản khoa học.
Tất nhiên, bạn có thể thử các cấp độ đọc hiểu khác, ví dụ: “Make this suitable for a 5th-grade reading level” (Chuyển đổi cho học sinh lớp 5 dễ đọc). Hoặc ngược lại, để nâng cao mức độ chuyên môn, bạn có thể dùng prompt “Rewrite this for a professional audience” (Viết lại cho đối tượng chuyên gia). Cấp độ đọc hiểu của học sinh lớp 8 được hỗ trợ bởi bài kiểm tra khả năng đọc Flesch-Kincaid, đảm bảo nội dung dễ hiểu và phù hợp với nhiều đối tượng độc giả.
“Summarize This Paragraph in One Sentence” (Tóm Tắt Đoạn Này Trong Một Câu)
Đôi khi, tất cả những gì tôi cần là ý chính. Prompt này giúp tôi rút gọn những giải thích dài dòng thành những điểm cốt lõi. Đây là prompt lý tưởng để đọc các báo cáo dày đặc thông tin hoặc trích xuất bản tóm tắt từ bất kỳ nội dung nào. Tôi cũng thấy prompt này rất hữu ích khi năng lượng thấp dẫn đến khả năng tập trung kém.
Summarize this paragraph in one sentence.
Bạn có thể thêm prompt như “Preserve the key detail about X” (Giữ lại chi tiết chính về X) để yêu cầu Copilot giữ lại ý tưởng chính của nội dung.
Các Cách Khác Để Làm Rõ Văn Bản Bằng Copilot
Hãy nhớ rằng, Copilot là một AI tạo sinh. Vì vậy, bạn có thể trò chuyện với nó như đang nói chuyện với một người thật. Hãy thử các prompt khác nhau và tinh chỉnh chúng dựa trên kết quả đầu ra. Ví dụ, bạn có thể thử một công thức prompt gồm bốn phần để có kết quả đảm bảo.
Dưới đây là một vài ý tưởng khác:
Phương Pháp “Giải Thích Như Tôi Mới 5 Tuổi” (Explain Like I’m 5) Tăng Cấp
Có một số công cụ “Giải thích như tôi mới 5 tuổi” dựa trên AI. Tôi đoán ý tưởng này được lấy từ subreddit nổi tiếng r/explainlikeimfive. Để hiểu các chủ đề phức tạp, tôi sử dụng một phiên bản có cấp độ tăng dần, nối các mức độ hiểu biết khác nhau. Một prompt thường dùng có thể là:
Explain this like I'm five.
Nếu Copilot có thể giải thích một khái niệm bằng những từ ngữ đơn giản nhất, nó thường là một điểm khởi đầu tốt để tôi xây dựng kiến thức.
Now explain it like I'm in high school.
Prompt này xây dựng dựa trên phiên bản trước với độ sâu thông tin lớn hơn một chút, nhưng vẫn ở mức độ không chuyên gia.
Now explain it like I'm a college student studying this topic.
Hai prompt đầu tiên đã giúp xây dựng kiến thức nền tảng. Prompt này bổ sung các thuật ngữ kỹ thuật, khám phá các khái niệm cơ bản và thường bao gồm các ví dụ hoặc tham chiếu mà một người mới bắt đầu sẽ không thể theo kịp. Copilot sẽ viết lại phiên bản đơn giản hóa mới bên dưới bản gốc. Bạn có thể đọc và sau đó xóa các phiên bản, hoặc chọn nút Copilot trên Ribbon để mở thanh bên.
Chuyển Đổi Sang Dấu Đầu Dòng (hoặc Bảng)
Bạn có thể yêu cầu Copilot chuyển đổi văn bản sang định dạng dấu đầu dòng hoặc bảng. Điều này giúp văn bản phức tạp dễ quét và dễ hiểu hơn. Bảng rất phù hợp cho các báo cáo giàu dữ liệu, trong khi dấu đầu dòng lại lý tưởng cho bất kỳ nội dung nào mang tính hành động với các bước cụ thể.
Copilot trong Word hỗ trợ chuyển đổi văn bản sang định dạng danh sách gạch đầu dòng.
Chuyển Đổi Giọng Văn Bị Động Sang Chủ Động
Nếu một chủ đề đã phức tạp, giọng văn bị động càng khiến các câu văn khó theo dõi hơn. Ngược lại, giọng văn chủ động buộc phải rõ ràng bằng cách đặt chủ ngữ lên hàng đầu, cho thấy rõ ràng ai đang làm gì. Dưới đây là một prompt:
Analyze the [sentence/paragraph/section] for passive voice. Rewrite it using active voice where appropriate.
Minh họa cách Copilot trong Word chuyển đổi giọng văn bị động thành chủ động.
Khi viết hoặc đọc, đừng chấp nhận ngay bản nháp đầu tiên mà Copilot đưa ra. Hãy coi đó là một nền tảng, sau đó tinh chỉnh nó bằng nhiều prompt hơn. Copilot, giống như tất cả các chatbot AI khác, học hỏi từ mỗi cuộc trò chuyện.
Hãy bắt đầu từ những bước nhỏ. Lấy một đoạn văn bản dày đặc và yêu cầu Copilot viết lại bằng những thuật ngữ đơn giản hơn. Thử nghiệm với các cấp độ đọc hiểu, tóm tắt và giải thích ở các độ sâu khác nhau. Bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy bất kỳ chủ đề nào cũng trở nên dễ hiểu hơn biết bao khi bạn chủ động tương tác với nó.
