Trong nhiều năm, danh sách việc cần làm (to-do list) là “phao cứu sinh” của tôi. Thế nhưng, theo thời gian, nó lại trở thành một nguồn cơn gây ra sự căng thẳng. Hàng núi công việc chưa hoàn thành khiến tôi cảm thấy lạc lõng, và đó là lúc tôi quyết định phải thay đổi.
Vấn Đề Với Danh Sách Việc Cần Làm Truyền Thống
Ban đầu, tôi không nhận ra, nhưng thực tế có khá nhiều vấn đề tiềm ẩn với những danh sách việc cần làm thông thường mà hầu hết mọi người (bao gồm cả tôi) đều sử dụng. Một số vấn đề đó bao gồm:
Hình ảnh minh họa to-do list cũ quá dài gây quá tải công việc
Độ Dài Quá Tải
Các to-do list dường như có một cách “len lỏi” tinh vi để ngày càng dài ra, cho đến khi chúng trở thành những danh sách khổng lồ mà rất ít người có thể hoàn thành. Danh sách việc cần làm của tôi, dù được cập nhật vào cuối mỗi ngày và lưu trong Google Doc, lại dài đến vài trang – mỗi ngày!
Những gì bắt đầu chỉ là vài tác vụ đơn giản, dễ quản lý nhanh chóng trở thành một “quả cầu tuyết” và trước khi bạn kịp nhận ra, bạn đã bị mắc kẹt dưới một trận tuyết lở. Hơn nữa, ngay cả khi các ứng dụng lập kế hoạch giúp tôi duy trì sự ngăn nắp, tôi vẫn cảm thấy lạc lối trong khối lượng công việc khổng lồ khi nhìn thấy tất cả được ghi lại.
Khó Khăn Trong Việc Ưu Tiên
Một trong những điều tôi gặp khó khăn nhất khi sử dụng to-do list là làm thế nào để quyết định việc nào có độ ưu tiên cao hơn. Có quá nhiều tác vụ cùng tranh giành sự chú ý của tôi, và nếu một ngày trôi qua, tôi lại thêm hai đến năm tác vụ mới, việc sắp xếp chúng vào đâu gần như là không thể. Chưa kể việc dễ dàng bị cuốn vào những công việc bận rộn chỉ để đánh dấu hoàn thành thay vì tập trung làm chúng theo cách “đúng đắn”.
Kỳ Vọng Phi Thực Tế
Một vấn đề khác nảy sinh là tôi đã tự đặt ra quá nhiều kỳ vọng không thực tế cho bản thân, và khi tôi không hoàn thành tất cả các mục trong to-do list, tôi cảm thấy như một thất bại. Dù tôi đã hoàn thành được bao nhiêu, dường như lúc nào cũng còn nhiều việc phải làm. Cảm giác không đạt được mục tiêu liên tục này thường làm xói mòn động lực và lòng tự trọng của tôi, điều này không hề tốt khi bạn muốn hoàn thành công việc.
Bước Ngoặt Và Lý Do Tôi Ngừng Sử Dụng To-Do List
Tôi nhớ rất rõ ngày mà to-do list cuối cùng cũng gây ra cho tôi nhiều sự thất vọng hơn là năng suất. Đó là một ngày thứ Tư ngẫu nhiên, và tôi đã lên kế hoạch từng tác vụ trong ngày, với ý định hoàn thành tất cả trước khi buổi tối đến.
Danh sách việc cần làm được mã hóa màu sắc, minh họa sự phức tạp khi lập kế hoạch hàng ngày
Nhưng, khi thời gian trôi qua, tôi chỉ thấy mình ngày càng căng thẳng và quá tải, không thể đạt được bất kỳ tiến bộ đáng kể nào. Chính trong khoảnh khắc bực bội tột độ đó, tôi biết mình phải tìm một cách làm khác.
Để làm được điều đó, trước tiên tôi phải hiểu rằng năng suất thực sự không chỉ là việc đánh dấu các tác vụ một cách vô thức trên một danh sách – mà là tập trung vào các mục tiêu có ý nghĩa và đạt được tiến bộ lâu dài hướng tới chúng. Vì vậy, thay vì danh sách, tôi cần một hệ thống cho phép tôi điều chỉnh những gì mình muốn làm hàng ngày với tầm nhìn và giá trị dài hạn của mình.
Cuối cùng, thay vì dựa vào các to-do list truyền thống, tôi đã áp dụng phương pháp “đánh giá buổi sáng” (morning review). Đây là một buổi kiểm tra hàng ngày vào buổi sáng, xoay quanh việc phản ánh những gì đã làm được trong ngày hôm trước và đặt ra các ưu tiên rõ ràng hơn cho ngày sắp tới.
“Đánh Giá Buổi Sáng” Là Gì?
Đối với tôi, đánh giá buổi sáng là một phương tiện chủ đích và có chủ ý để bắt đầu mỗi ngày với sự rõ ràng và mục đích. Tôi dành vài phút để nhìn lại những gì mình đã hoàn thành được ngày hôm trước, những gì đã học được và những thách thức đã gặp phải. Tôi cũng xác định hai hoặc ba mục tiêu chính mà tôi muốn đạt được cả ngắn hạn và dài hạn cho ngày sắp tới.
Không giống như một to-do list thông thường, vốn chỉ tập trung vào số lượng và việc hoàn thành, đánh giá buổi sáng nhấn mạnh vào sự chủ đích và việc ưu tiên những gì quan trọng nhất. Thay vì làm mình choáng ngợp với một danh sách các tác vụ và công việc dường như không bao giờ kết thúc, tôi cẩn thận chọn một số lượng mục tiêu có ý nghĩa, giới hạn hơn, nhưng sẽ có tác động tích cực đến các mục tiêu tổng thể của tôi.
Đánh giá buổi sáng của tôi cũng khuyến khích sự linh hoạt và khả năng thích ứng. Nó nhận ra rằng các ưu tiên có thể, và sẽ, thay đổi suốt cả ngày và điều đó cho phép điều chỉnh mà không khiến tôi cảm thấy mình là một thất bại. Cách tiếp cận này giúp tôi tập trung vào những gì thực sự quan trọng và giúp tôi tránh bị lạc lối vào những tiểu tiết.
Tại Sao Phương Pháp Này Hiệu Quả Với Tôi?
Nhìn chung, tôi cảm thấy rằng việc đánh giá buổi sáng đã thay đổi cuộc chơi đối với năng suất và sức khỏe tổng thể của tôi. Bằng cách tập trung vào một vài mục tiêu chính trong suốt cả ngày và dài hạn, tôi đã có thể cảm thấy bớt choáng ngợp hơn và kiểm soát ngày của mình tốt hơn.
Đánh giá buổi sáng của tôi cũng giúp tôi bám sát các mục tiêu dài hạn và đảm bảo rằng các hành động hàng ngày của tôi phù hợp với tầm nhìn thành công chung. Bắt đầu mỗi ngày với một kế hoạch và mục đích rõ ràng đã mang lại cho tôi động lực và sự quyết tâm để đối phó với mọi loại thử thách.
Hãy thử nghiệm với các cách tiếp cận khác nhau và đừng ngại thử các phương pháp khác nhau để tìm ra phương pháp phù hợp nhất với bạn. Những gì có thể hiệu quả với tôi chưa chắc đã là lựa chọn tốt nhất cho bạn.
Các Công Cụ Hỗ Trợ “Đánh Giá Buổi Sáng” Của Tôi
Tôi nhận thấy rằng, như với hầu hết mọi thứ, việc sử dụng công nghệ có thể giúp việc đánh giá buổi sáng của tôi dễ dàng hơn nhiều. Tôi thường sử dụng Google Doc, giống như với To-Do-List trước đây, để tập hợp những suy nghĩ của mình, mặc dù chúng ít liệt kê các việc cần làm mà thiên về liệt kê các ưu tiên chính của tôi trong ngày. Tôi cũng đồng bộ hóa Google Calendar để đảm bảo ghi lại các cuộc họp đã lên lịch, thời hạn cố định và bất kỳ cam kết gia đình nào mà tôi biết sẽ diễn ra trong ngày đó.
Hãy đặt ra những kỳ vọng thực tế và trung thực về số lượng công việc bạn có thể hoàn thành trong một ngày, sau đó ưu tiên các tác vụ đó một cách phù hợp. Điều này sẽ giúp bạn tránh cảm thấy quá tải hoặc thất vọng.
Và, khi tôi không có quyền truy cập vào laptop hoặc phải làm những việc khác như nấu bữa sáng, tôi thường sử dụng kỹ năng “My Notebook” trên thiết bị Alexa của mình để nói chuyện thay vì viết ra ngay lập tức. Điều đó có nghĩa là tôi có thể làm hai việc cùng lúc, ngay cả khi tôi không nhất thiết thích chia sự chú ý của mình theo cách đó.
Các Phương Pháp Thay Thế Khác Tôi Đã Thử
Trước khi ổn định với phương pháp đánh giá buổi sáng, tôi đã thử nghiệm một số phương pháp khác. Time-blocking (chia thời gian thành các khối) là một trong số đó. Đây là nơi bạn lên lịch các khoảng thời gian cụ thể cho các tác vụ thay vì liệt kê chúng. Nó hiệu quả khá tốt để tập trung vào các dự án lớn, nhưng lại khó để duy trì khi mọi thứ không diễn ra theo kế hoạch.
Tôi cũng đã thử gán chủ đề cho mỗi ngày, như “ngày chạy việc vặt” hoặc “ngày sáng tạo”. Điều đó giúp tôi tập trung, nhưng nó không tốt khi có điều gì khẩn cấp bất ngờ xuất hiện và phá vỡ lịch trình.
Cuối cùng, dù bạn tiếp tục với to-do list truyền thống hay áp dụng một cách tiếp cận mới, chìa khóa thực sự là tìm ra bất kỳ phương pháp nào phù hợp với bạn và giúp bạn duy trì sự ngăn nắp, có động lực và tập trung. Phương pháp đánh giá buổi sáng đã là một công cụ vô giá trong thói quen hàng ngày của tôi, và tôi hy vọng nó cũng có thể mang lại những lợi ích tương tự cho bạn.
Hãy bắt đầu từ những bước nhỏ bằng cách kết hợp danh sách hiện tại của bạn với việc đánh giá buổi sáng để dần dần hình thành thói quen lập kế hoạch cho ngày của bạn.
