Việc nắm vững các phím tắt Excel là một quá trình tích lũy dần theo thời gian, nhưng những gì nó mang lại thực sự giúp tôi làm việc với bảng tính hiệu quả hơn rất nhiều. Một khi bạn đã bắt đầu tích hợp các phím tắt vào quy trình làm việc hàng ngày, thực sự sẽ không còn muốn quay trở lại cách làm cũ nữa. Đối với người dùng Excel tại Việt Nam, đặc biệt là những ai thường xuyên phải xử lý dữ liệu, báo cáo, hay các dự án phức tạp, việc thành thạo những phím tắt này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao đáng kể năng suất làm việc, biến bạn thành một chuyên gia thực thụ. Bài viết này của thuthuathuuich.com sẽ tổng hợp những phím tắt Excel hữu ích nhất, được phân loại rõ ràng theo từng nhóm chức năng, giúp bạn dễ dàng học hỏi và áp dụng ngay lập tức, để khẳng định vị thế của mình trong mọi tác vụ liên quan đến bảng tính.
6 Phím tắt điều hướng hiệu quả
Giúp bạn di chuyển nhanh chóng trong bảng tính
Việc di chuyển qua lại trong các bảng tính lớn từng là một công việc nhàm chán cho đến khi tôi bắt đầu sử dụng các phím tắt điều hướng. Thay vì cuộn trang vô tận hoặc nhấp chuột qua hàng trăm dòng, bạn có thể nhảy đến chính xác vị trí mình cần.
Các phím mũi tên là công cụ thiết yếu để điều hướng cơ bản, nhưng đôi khi chúng có thể ngừng hoạt động bình thường trong Excel. Nếu bạn đang gặp phải vấn đề này, có nhiều cách để khắc phục lỗi phím mũi tên không hoạt động trong Excel có thể giúp bạn nhanh chóng trở lại làm việc.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Nhảy đến ô đầu tiên của trang tính (A1) | Ctrl + Home |
| Nhảy đến ô cuối cùng được sử dụng | Ctrl + End |
| Di chuyển đến cạnh vùng dữ liệu theo bất kỳ hướng nào | Ctrl + Mũi tên |
| Đi đến một ô hoặc vùng cụ thể | Ctrl + G hoặc F5 |
| Di chuyển đến đầu dòng hiện tại | Home |
| Chuyển đổi giữa các trang tính | Ctrl + Page Up/Down |
| Nhảy lên đầu cột hiện tại | Ctrl + Mũi tên lên |
| Nhảy xuống cuối cột hiện tại | Ctrl + Mũi tên xuống |
Các phím tắt này cực kỳ tiện lợi khi làm việc với các bộ dữ liệu kéo dài hàng trăm hoặc hàng nghìn dòng. Cùng với việc sử dụng các phím tắt điều hướng, bạn có thể theo dõi các điểm dữ liệu quan trọng bằng cửa sổ Watch Window của Excel trong khi di chuyển giữa các phần khác nhau của bảng tính.
Phím tắt Ctrl + End xứng đáng được đề cập đặc biệt vì nó ngay lập tức đưa bạn đến ô cuối cùng chứa dữ liệu, điều này rất lý tưởng để nhanh chóng đánh giá kích thước bộ dữ liệu của bạn.
Lưu ý: Nếu Ctrl + End đưa bạn đến xa hơn dự kiến, có thể bạn đã có định dạng ẩn trong các ô trống. Hãy xóa định dạng trong các khu vực đó để khắc phục hành vi này.
5 Phím tắt chọn dữ liệu chuyên nghiệp
Tăng tốc quá trình chọn vùng dữ liệu
Việc chọn các vùng dữ liệu thủ công có thể rất tẻ nhạt, đặc biệt khi làm việc với các bộ dữ liệu lớn. Các phím tắt chọn này loại bỏ nhu cầu kéo chuột qua hàng trăm ô.
Phím Shift sẽ trở thành người bạn tốt nhất của bạn để mở rộng vùng chọn. Giữ phím này trong khi sử dụng bất kỳ phím tắt điều hướng nào, và bạn sẽ chọn mọi thứ giữa điểm bắt đầu và điểm đến của mình.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Chọn toàn bộ hàng | Shift + Space |
| Chọn toàn bộ cột | Ctrl + Space |
| Chọn toàn bộ trang tính | Ctrl + A |
| Chọn đến cuối vùng dữ liệu theo bất kỳ hướng nào | Ctrl + Shift + Mũi tên |
| Mở rộng vùng chọn của một ô | Shift + Mũi tên |
| Chọn từ ô hiện tại đến đầu trang tính | Ctrl + Shift + Home |
| Chọn từ ô hiện tại đến cuối trang tính | Ctrl + Shift + End |
Các phím tắt này hoạt động hoàn hảo khi bạn cần sử dụng hàm CHOOSE của Excel để chọn dữ liệu dựa trên tiêu chí hoặc áp dụng định dạng cho các vùng cụ thể.
Mẹo hay: Khi chọn nhiều vùng không liền kề, hãy giữ Ctrl trong khi nhấp vào từng vùng bổ sung. Kỹ thuật này hoạt động với cả thao tác nhấp chuột và phím tắt.
4 Phím tắt định dạng giúp bảng tính chuyên nghiệp
Biến bảng tính của bạn trở nên chuyên nghiệp
Các bảng tính được định dạng tốt tạo ra sự khác biệt đáng kể trong cách dữ liệu của bạn được nhìn nhận. Các phím tắt định dạng văn bản cơ bản rất đáng để học để làm nổi bật dữ liệu quan trọng, vì các tiêu đề in đậm và ghi chú in nghiêng có thể biến một bảng tính đơn giản thành một tài liệu trông chuyên nghiệp.
Hình ảnh minh họa áp dụng định dạng có điều kiện trong Excel, giúp bảng tính chuyên nghiệp hơn.
Các phím tắt định dạng sau đây giúp bạn nhanh chóng chỉnh sửa công việc của mình mà không cần phải tìm kiếm trong các menu ribbon.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Áp dụng định dạng in đậm | Ctrl + B |
| Áp dụng định dạng in nghiêng | Ctrl + I |
| Áp dụng định dạng gạch chân | Ctrl + U |
| Định dạng tiền tệ | Ctrl + Shift + $ (Dollar) |
| Định dạng phần trăm | Ctrl + Shift + % (Percent) |
| Thêm đường viền xung quanh vùng chọn | Ctrl + Shift + & (Ampersand) |
| Xóa đường viền | Ctrl + Shift + _ (Underscore) |
| Mở hộp thoại Format Cells | Ctrl + 1 |
| Tăng kích thước phông chữ | Ctrl + Shift + > (Greater than) |
| Giảm kích thước phông chữ | Ctrl + Shift + < (Less than) |
| Sao chép chỉ định dạng | Alt + Ctrl + C |
| Dán chỉ định dạng | Alt + Ctrl + V |
Hộp thoại Format Cells Ctrl + 1 là một phím tắt mạnh mẽ, vì nó cung cấp cho bạn quyền truy cập vào mọi tùy chọn định dạng có sẵn. Phím tắt này tiết kiệm vô số lần nhấp chuột khi bạn cần kiểm soát chính xác định dạng số, căn chỉnh hoặc giao diện ô.
Bạn có thể sử dụng Alt + Ctrl + C và Alt + Ctrl + V để sao chép định dạng từ một ô và áp dụng cho các ô khác một cách nhanh chóng. Bằng cách này, bạn có thể duy trì tính nhất quán trên toàn bộ bảng tính của mình mà không cần phải điều chỉnh thủ công từng ô.
3 Phím tắt công thức Excel nâng cao năng suất
Xử lý công thức nhanh chóng và hiệu quả
Hiểu công thức Excel là gì mới chỉ là bước khởi đầu – biết cách làm việc với chúng một cách hiệu quả mới là nơi đạt được những lợi ích năng suất thực sự.
Hình ảnh minh họa công thức tính tổng cơ bản trong bảng tính Excel, thể hiện cách nhập và sử dụng công thức.
Làm việc với các công thức trở nên nhanh hơn rất nhiều khi bạn biết các tổ hợp phím phù hợp. Các phím tắt này loại bỏ quá trình tẻ nhạt của việc nhấp qua các menu hoặc gõ thủ công các hàm lặp đi lặp lại.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Chèn công thức AutoSum | Alt + = (Equals) |
| Chỉnh sửa công thức trong ô đang hoạt động | F2 |
| Chuyển đổi tham chiếu tuyệt đối/tương đối | F4 |
| Chèn ngày hiện tại | Ctrl + ; (Semicolon) |
| Chèn thời gian hiện tại | Ctrl + Shift + ; (Semicolon) |
| Tính toán lại tất cả các trang tính | F9 |
| Hiện/ẩn tất cả công thức | `Ctrl + “ (Grave accent) |
| Điền công thức xuống dưới | Ctrl + D |
| Điền công thức sang phải | Ctrl + R |
| Hủy nhập công thức | Esc |
Phím F4 rất hữu ích khi xây dựng công thức; nó chuyển đổi qua các loại tham chiếu khác nhau ($A$1, A$1, $A1, A1) mà không cần nhập thủ công. Điều này giúp tiết kiệm thời gian khi tạo các công thức phức tạp cần tham chiếu hỗn hợp.
Nếu bạn nhấn Ctrl + ` (dấu huyền), nó sẽ chuyển sang chế độ xem công thức. Nếu bảng tính của bạn đột nhiên hiển thị công thức thay vì giá trị, hãy nhấn tổ hợp phím này một lần nữa để trở lại chế độ xem bình thường.
2 Phím tắt quản lý dữ liệu thông minh
Giúp dữ liệu của bạn luôn được tổ chức khoa học
Quy trình làm việc hiệu quả đòi hỏi bạn phải giữ cho dữ liệu của mình được tổ chức và cấu trúc tốt. Cho dù bạn đang sử dụng các mẫu bảng tính Excel để quản lý tài chính hay theo dõi thông tin dự án, các phím tắt này giúp duy trì cấu trúc một cách hiệu quả.
Các phím tắt quản lý này giúp bạn sắp xếp, lọc và cấu trúc thông tin mà không cần phải liên tục chuyển đổi giữa các tab ribbon.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Áp dụng AutoFilter cho vùng chọn | Ctrl + Shift + L |
| Mở hộp thoại Find & Replace | Ctrl + H |
| Chèn một hàng mới phía trên hàng hiện tại | Ctrl + Shift + + (Plus) |
| Chèn một cột mới sang bên trái | Ctrl + Shift + + (Plus) |
| Xóa các hàng đã chọn | Ctrl + - (Minus) |
| Xóa các cột đã chọn | Ctrl + - (Minus) |
| Nhóm các hàng/cột đã chọn | Alt + Shift + Mũi tên phải |
| Bỏ nhóm các hàng/cột | Alt + Shift + Mũi tên trái |
| Ẩn các hàng đã chọn | Ctrl + 9 |
| Ẩn các cột đã chọn | Ctrl + 0 |
| Bỏ ẩn các hàng | Ctrl + Shift + 9 |
| Bỏ ẩn các cột | Ctrl + Shift + 0 |
Phím tắt AutoFilter Ctrl + Shift + L ngay lập tức thêm các mũi tên thả xuống vào tiêu đề của bạn, giúp việc lọc dữ liệu trở nên dễ dàng. Bạn có thể kết hợp nó với Find & Replace Ctrl + H để nhanh chóng làm sạch và tổ chức các bộ dữ liệu lộn xộn.
Lưu ý quan trọng: Khi chèn hoặc xóa hàng và cột, hãy đảm bảo bạn đã chọn toàn bộ hàng hoặc cột trước, vì việc chọn một phần có thể làm gián đoạn cấu trúc dữ liệu của bạn.
1 Phím tắt tiết kiệm thời gian đáng giá
Giải quyết các tác vụ nhàm chán một cách nhanh gọn
Những phím tắt này giải quyết các tác vụ lặp đi lặp lại, nhàm chán mà thường chiếm nhiều thời gian của bạn nhưng không tạo ra nhiều giá trị gia tăng. Mặc dù chúng có vẻ cơ bản, nhưng việc thành thạo các thao tác hàng ngày này khiến công việc với Excel trở nên dễ dàng.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Sao chép vùng chọn | Ctrl + C |
| Dán | Ctrl + V |
| Cắt vùng chọn | Ctrl + X |
| Hoàn tác hành động cuối cùng | Ctrl + Z |
| Làm lại hành động cuối cùng | Ctrl + Y |
| Lưu bảng tính | Ctrl + S |
| Mở một bảng tính mới | Ctrl + N |
| Mở tệp hiện có | Ctrl + O |
| Đóng bảng tính hiện tại | Ctrl + W |
| In | Ctrl + P |
| Tìm kiếm văn bản hoặc giá trị | Ctrl + F |
Phím tắt hoàn tác (undo) có lẽ là phím tắt được sử dụng nhiều nhất trong bất kỳ ứng dụng nào. Kết hợp với phím làm lại (redo), bạn có thể thử nghiệm thoải mái, biết rằng mình luôn có thể quay lại.
Tôi khuyên bạn nên tập thói quen nhấn Ctrl + S thường xuyên khi làm việc. Đúng là các tính năng tự động lưu rất hữu ích, nhưng việc lưu thủ công đảm bảo rằng bạn không bao giờ mất công việc quan trọng trong trường hợp sự cố hoặc mất điện bất ngờ.
Những phím tắt này thực sự giúp cải thiện cách bạn làm việc với Excel một khi chúng trở thành thói quen. Hãy bắt đầu với một vài phím tắt yêu thích và dần dần thêm nhiều hơn. Mặc dù có một chút đường cong học tập, nhưng khoản đầu tư thời gian này sẽ mang lại hiệu quả nhanh chóng, giúp bạn làm chủ Excel và tăng tốc công việc của mình. Hãy thử áp dụng ngay hôm nay và chia sẻ trải nghiệm của bạn trong phần bình luận bên dưới nhé!
