Trong thế giới bận rộn ngày nay, việc sở hữu một công cụ tổ chức hiệu quả không chỉ giúp bạn theo dõi công việc mà còn là chìa khóa để quản lý toàn diện cuộc sống cá nhân. Notion, một không gian làm việc đa năng, đã trở thành trợ thủ đắc lực cho hàng triệu người, giúp họ duy trì sự kiểm soát gần như mọi khía cạnh. Với vai trò là một chuyên gia về nội dung công nghệ, tôi đã áp dụng Notion vào mọi mặt của cuộc sống và nhận thấy sức mạnh đáng kinh ngạc của nó trong việc sắp xếp và tối ưu hóa quy trình hàng ngày. Bài viết này sẽ chia sẻ 5 mẹo được đúc kết từ kinh nghiệm cá nhân của tôi, giúp bạn khai thác tối đa tiềm năng của Notion để quản lý công việc và cuộc sống một cách hiệu quả nhất.
1. Sử Dụng Trang Riêng Lẻ Cho Mọi Nhu Cầu Tổ Chức
Nguyên tắc đầu tiên để tổ chức mọi thứ trong Notion của tôi là tách biệt các mục thành các trang riêng lẻ. Tôi có các trang riêng biệt cho công việc và cuộc sống cá nhân, sau đó tạo các trang lồng nhau bên trong để phân loại các nhiệm vụ khác nhau.
Ví dụ, tôi có một trang riêng dành cho kế hoạch tài chính, với các trang con chuyên biệt để theo dõi thu nhập, chi phí, các khoản mua sắm lớn, tiết kiệm và đầu tư. Điều này cũng áp dụng cho công việc. Với vai trò là một nhà báo, nhà văn và lập trình viên, tôi thường có nhiều dự án đồng thời. Việc sở hữu các trang chuyên dụng cho phép tôi theo dõi các loại công việc riêng biệt.
Nhiều trang lồng nhau trong Notion giúp phân loại công việc và đời sống
Trong những tình huống định kỳ như lập ngân sách hàng tháng, cấu trúc này trở thành một công cụ tiết kiệm thời gian khổng lồ. Thay vì phải lục lọi qua các sao kê ngân hàng cồng kềnh, email, tin nhắn và các bảng tính tôi sử dụng để theo dõi các khoản tiền lớn hơn, tôi có thể sắp xếp tất cả một cách gọn gàng trong các trang Notion.
Bạn không nhất thiết phải làm theo cách này, và Notion hoàn toàn có khả năng theo dõi nhiều thứ trên một trang duy nhất. Tuy nhiên, việc có cấu trúc phân cấp trang lồng nhau này giúp tôi tìm chính xác những gì mình đang tìm kiếm mà không cần phải cuộn qua một loạt thông tin không liên quan.
2. Danh Sách Kiểm Tra (Checklist) Cho Ghi Chú Nhanh
Khối To-do list (Danh sách việc cần làm) trong Notion cho phép bạn tạo các danh sách kiểm tra có thể tích chọn để ghi lại các nhiệm vụ một cách nhanh chóng. Một danh sách việc cần làm thường là bước đầu tiên mỗi khi tôi cần bắt đầu theo dõi một cái gì đó mới hoặc đưa thông tin vào Notion.
Các hộp kiểm của Notion được xử lý giống như các danh sách gạch đầu dòng, vì vậy bạn có thể có các hộp kiểm lồng nhau (hoặc các gạch đầu dòng) trong mỗi mục. Sử dụng phương pháp này, tôi có thể xác định rõ ràng các nhiệm vụ của mình và bất kỳ yêu cầu, bước hoặc nhiệm vụ phụ nào trong đó một cách khá dễ dàng. Bạn cũng có thể đặt lời nhắc, nghĩa là nếu bạn sử dụng khối này đúng cách, bạn có thể thay thế ứng dụng việc cần làm của mình bằng Notion.
Lịch sử phiên bản trang Notion cho phép theo dõi thay đổi và phục hồi nội dung
Phần lớn các trang Notion của tôi đều có ít nhất một loại danh sách kiểm tra nào đó. Ngoài việc theo dõi các mục việc cần làm hàng ngày, tôi sử dụng các danh sách kiểm tra này cho mọi thứ, từ mua sắm tạp hóa, theo dõi sách cần đọc, đến theo dõi tiến độ thiết lập văn phòng mới của tôi.
Một tính năng bạn sẽ mất đi so với ứng dụng danh sách việc cần làm chuyên dụng là khả năng ghim một tiện ích với danh sách nhiệm vụ của bạn lên màn hình chính điện thoại. Notion có các tiện ích Android và tiện ích trang sẽ giúp bạn nhanh chóng truy cập trang có danh sách của mình. Tuy nhiên, các ứng dụng như Microsoft To-Do cung cấp cho bạn một tiện ích có khả năng tích chọn hoặc thêm nhiệm vụ mới ngay từ màn hình chính, mang lại trải nghiệm liền mạch hơn.
3. Cơ Sở Dữ Liệu (Database) Để Theo Dõi Công Việc và Dự Án
Tôi sử dụng cơ sở dữ liệu Notion để theo dõi gần như mọi thứ. Chúng cho phép bạn tạo các thuộc tính riêng lẻ, sử dụng công thức và hỗ trợ tự động hóa để cuộc sống trở nên dễ dàng. Cơ sở dữ liệu Notion cũng có thể đồng bộ hóa với các ứng dụng của bên thứ ba như Asana, Jira hoặc GitHub, giúp việc theo dõi nhiệm vụ dễ dàng hơn trên các nền tảng khác nhau.
Mỗi mục riêng lẻ trong cơ sở dữ liệu Notion là một trang, nghĩa là bạn có thể tổ chức rất nhiều thông tin trong một bảng duy nhất. Bạn cũng có thể tạo các chế độ xem tùy chỉnh cho cơ sở dữ liệu của mình với các bộ lọc và sắp xếp cụ thể để dễ dàng phân loại nội dung. Và nếu bạn muốn kết nối dữ liệu giữa các bảng, thuộc tính liên kết của Notion cũng sẽ giải quyết được điều đó. Các cơ sở dữ liệu lớn với nhiều mục hoặc có nhiều cơ sở dữ liệu trên một trang có thể khiến việc điều hướng trở nên phức tạp, vì vậy việc thiết lập các chế độ xem tùy chỉnh cho phép bạn nhanh chóng tìm thấy thông tin liên quan mà bạn có thể không nhìn thấy ngay lập tức.
Trình theo dõi chi phí trong cơ sở dữ liệu Notion với các cột chi tiết
Khi thiết lập cơ sở dữ liệu, bạn có tùy chọn để thêm các thuộc tính cơ sở dữ liệu khác nhau vào các cột. Có 21 thuộc tính khác nhau có sẵn cho cơ sở dữ liệu, bao gồm mọi thứ từ văn bản và số đơn giản đến công thức và nút chạy các tự động hóa cụ thể chỉ với một cú nhấp chuột. Bạn thậm chí có thể tải lên tệp và hình ảnh vào cơ sở dữ liệu của mình để lưu trữ dễ dàng.
Hệ thống theo dõi của tôi tự động lấy các nhiệm vụ liên quan từ Asana ngay khi chúng được giao cho tôi. Sau khi nhập, tôi sử dụng các trang riêng lẻ để chứa nghiên cứu hoặc ghi chú cụ thể theo từng bài viết và các thuộc tính theo dõi riêng của mình để chia nhỏ các nhiệm vụ phức tạp thành các phân đoạn nhỏ hơn.
Nếu bạn có nhiều cơ sở dữ liệu theo dõi nhiệm vụ trên các trang khác nhau, bạn có thể chuyển đổi các trình theo dõi nhiệm vụ này thành một cơ sở dữ liệu nhiệm vụ. Tất cả các nhiệm vụ được giao cho bạn sau đó sẽ hiển thị trong phần Nhiệm vụ của tôi trên trang chủ Notion của bạn. Hãy nhớ rằng các cơ sở dữ liệu nhiệm vụ phải có thuộc tính Trạng thái, Người được giao, và Ngày đến hạn, vì vậy hãy đảm bảo thêm chúng nếu bạn chưa có.
Bạn phải nâng cấp lên ít nhất gói đăng ký Notion Plus để sử dụng cơ sở dữ liệu một cách hiệu quả nhất, nhưng các tính năng bổ sung hoàn toàn xứng đáng với chi phí. Với tất cả thời gian mà ứng dụng này tiết kiệm cho tôi, chi phí đăng ký Notion Plus thực sự đáng giá mỗi tháng.
4. Sử Dụng Màu Sắc Để Biểu Thị Trạng Thái Công Việc
Notion cung cấp một số tùy chọn định dạng văn bản cơ bản, bao gồm in đậm, in nghiêng, gạch chân, gạch ngang, cũng như màu nền và màu văn bản. Nếu bạn cần nghĩ ra một hệ thống theo dõi nhanh chóng, tôi khuyên bạn nên sử dụng màu sắc để chỉ trạng thái nhiệm vụ.
Một trong những hệ thống quản lý nhiệm vụ trước đây của tôi đã sử dụng màu sắc văn bản để theo dõi các ý tưởng. Sau khi tôi có một danh sách việc cần làm sẵn sàng với các ý tưởng tiềm năng, tôi đã tô màu văn bản bằng các màu khác nhau để chỉ ra tiến độ của mỗi ý tưởng.
Tùy chọn màu văn bản và màu nền trong Notion giúp phân loại thông tin
Các nhiệm vụ màu vàng cho biết một biên tập viên đang xem xét chúng, nhiệm vụ màu xanh lá cây cho thấy chúng đã được chấp thuận và nhiệm vụ màu đỏ có nghĩa là chúng đã bị từ chối. Sau khi tôi viết xong một bài báo, tôi chỉ cần tích vào hộp việc cần làm và chuyển sang bài tiếp theo.
Hệ thống này không chi tiết như hệ thống quản lý bài viết hiện tại của tôi, được xây dựng bằng cơ sở dữ liệu. Nhưng nếu bạn được giao một dự án mới và không có thời gian để quyết định cách xây dựng một hệ thống theo dõi có tổ chức tốt, văn bản có màu trong danh sách việc cần làm có thể mang lại hiệu quả đáng kinh ngạc.
5. Tích Hợp Google Calendar và Google Sheets
Mặc dù Notion là một công cụ đa năng, nhưng nó không thể làm được mọi thứ. Đây là lúc các tích hợp của bên thứ ba phát huy tác dụng. Nhiều tích hợp của Notion giúp nâng cao năng suất, và bạn luôn có thể nhúng nội dung web trong trường hợp một dịch vụ cụ thể không được hỗ trợ.
Tôi thực sự thích các cơ sở dữ liệu của Notion, nhưng các công thức của Notion không hoạt động theo cách mà các công thức của Excel hoặc Google Sheets làm. Trong những trường hợp như vậy, tôi tạo một bảng tính Google Sheets và nhập nó vào trang Notion có liên quan.
Chỉ cần sao chép liên kết chia sẻ từ Google Sheets và nhúng nó vào Notion bằng khối Embed (Nhúng). Bạn sẽ có một bảng tính đầy đủ chức năng trong trang Notion của mình với chức năng tương tự như trên ứng dụng web Google Sheets.
Bảng tính Google Sheets được nhúng trực tiếp trong trang Notion
Điều tương tự cũng áp dụng cho Google Calendar. Là một người dùng Android lâu năm, tôi đã “nhúng” sâu vào hệ sinh thái Google, vì vậy việc chuyển sang lịch của Notion không thực sự hiệu quả đối với tôi. Với chức năng nhúng, tôi có thể thêm lịch của mình vào bất kỳ trang Notion nào và nó sẽ hiển thị bất kỳ cuộc hẹn hoặc sự kiện mới nào mà tôi thêm từ ứng dụng lịch trên điện thoại của mình.
Notion là một công cụ cực kỳ mạnh mẽ, đặc biệt khi xét đến mức độ đơn giản để thiết lập. Bạn sẽ phải dành một chút thời gian để tìm hiểu tất cả các tính năng và khối khác nhau, nhưng một khi bạn làm được, bạn sẽ kiểm soát được mọi thứ từ nhiệm vụ công việc quan trọng cho đến những buổi hẹn hò mà bạn có thể đã quên.
Bạn có mẹo nào khác để tối ưu hóa việc sử dụng Notion không? Hãy chia sẻ ý kiến và kinh nghiệm của bạn trong phần bình luận bên dưới để cùng nhau khám phá thêm những tiềm năng của công cụ tuyệt vời này!
