Thoạt nhìn, Microsoft Copilot có vẻ tương đồng với ChatGPT nhưng dường như thiếu đi một số tính năng nổi bật. Tuy nhiên, sau khi dành thời gian trải nghiệm, nhiều người sẽ bất ngờ khám phá ra rằng Copilot sở hữu một số lượng đáng kể các tính năng ít được biết đến nhưng vô cùng hữu ích, chắc chắn đáng để bạn thử ngay. Với khả năng tích hợp sâu vào hệ sinh thái Microsoft, Copilot không chỉ là một chatbot đơn thuần mà còn là trợ lý AI đa năng, giúp tối ưu hóa công việc và nâng cao hiệu suất đáng kể cho người dùng Việt Nam.
1. Tải Tệp Lên Để Cung Cấp Ngữ Cảnh Hiệu Quả Hơn
Để tối ưu hóa các lời nhắc AI của bạn, việc cung cấp cho phần mềm càng nhiều ngữ cảnh càng tốt là điều cần thiết. Thay vì phải nhập thêm hàng loạt văn bản, bạn có thể cân nhắc tải lên các tệp và thư mục liên quan. Với Microsoft Copilot, bạn có thể dễ dàng tải lên các tài liệu định dạng PDF và hình ảnh JPEG.
Sau khi tệp được tải lên, Copilot có thể quét các nội dung này và cung cấp bản tóm tắt tổng quan. Từ thông tin ban đầu này, bạn có thể đi sâu hơn vào nghiên cứu. Ví dụ, bạn có thể yêu cầu phần mềm phân tích các yếu tố cụ thể trong tài liệu PDF hoặc đưa ra suy đoán về các lý do khác nhau. Đối với hình ảnh, Copilot cũng có thể quét và phân tích dựa trên yêu cầu của bạn. Tuy nhiên, Copilot có giới hạn về kích thước tệp tải lên. Do đó, bạn có thể cần phải nén hoặc thu nhỏ kích thước tệp. Nếu đánh giá tài liệu PDF, hãy xem xét việc xóa các trang không cần thiết để giảm dung lượng.
2. Rút Gọn Lời Nhắc Cho Tương Lai
Việc phải lặp đi lặp lại cùng một lời nhắc (prompt) nhiều lần có thể rất tốn thời gian. May mắn thay, Copilot có một cách để khắc phục vấn đề này. Mặc dù không có công cụ cụ thể để lưu các lời nhắc, bạn có thể sắp xếp hợp lý các cuộc trò chuyện và nhiệm vụ của mình.
Một khi bạn đã cung cấp đủ thông tin cho Copilot về một chủ đề nhất định, bạn có thể sử dụng các lời nhắc chỉ với một hoặc hai từ. Ví dụ, nếu bạn thường xuyên tạo danh sách, bạn có thể chỉ cần nói với Copilot “liệt kê” và sau đó cung cấp những gì cần được bao gồm. Bên cạnh việc tạo ra các lời nhắc ngắn hơn, bạn cũng có thể tiết kiệm thời gian truy cập bằng cách tạo lối tắt Copilot trên máy tính Windows.
3. Tạo Bảng Biểu Nhanh Chóng và Chính Xác
Một trong những cách hiệu quả nhất để sử dụng Copilot trong Windows là tích hợp công cụ này với các ứng dụng Microsoft khác. Chẳng hạn, bạn có thể tận dụng Copilot để tạo các Pivot Tables trong Excel. Việc sử dụng Copilot để tạo các loại bảng này giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian so với việc thực hiện thủ công. Hơn nữa, bạn sẽ có cái nhìn tổng quan tốt hơn về thông tin cần thiết.
Bạn có thể sử dụng tính năng này cho bất kỳ loại bảng nào bạn cần tạo; trong Copilot, bạn sẽ tìm thấy tùy chọn để tóm tắt dữ liệu trong bảng tính của mình. Mặc dù tính năng này sẽ đơn giản hóa việc tóm tắt, bạn vẫn nên kiểm tra kỹ lại để đảm bảo mọi thứ đều chính xác.
4. Tóm Tắt Văn Bản Dài
Ngoài khả năng tóm tắt dữ liệu, Microsoft Copilot còn rất giỏi trong việc cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về các văn bản dài. Bạn có thể cung cấp cho phần mềm một tài liệu PDF và yêu cầu nó phân tích thông tin có trong đó, hoặc trích xuất dữ liệu từ khắp internet.
Sau khi bạn yêu cầu Copilot tóm tắt văn bản của mình, bạn sẽ thấy mọi thứ được trình bày dưới định dạng dễ hiểu. Tính năng này rất tiện lợi cho dù bạn cần nắm được ý chính của các cuốn sách dài, hoặc tóm tắt các ghi chú học tập và ghi chú cuộc họp.
Tóm tắt bài viết bằng Microsoft Copilot
Nếu bạn định sử dụng tính năng này cho các bài viết trực tuyến, hãy sao chép và dán văn bản vào Copilot. Từ kinh nghiệm cá nhân, ứng dụng này không thể đọc các liên kết cụ thể quá tốt. Tuy nhiên, bạn có thể cần chia nhỏ văn bản của mình, vì ứng dụng chỉ cho phép tối đa 10.240 ký tự mỗi tin nhắn.
5. Dễ Dàng Xem Lại Các Cuộc Trò Chuyện Trước Đó
Một điểm khác biệt lớn giữa ChatGPT và Microsoft Copilot là cách bạn truy cập các cuộc trò chuyện cũ. Trong ChatGPT, bạn sẽ thấy tất cả chúng trong thanh công cụ bên trái. Tuy nhiên, với Copilot, bạn cần nhấp vào biểu tượng đồng hồ và mũi tên tròn.
Biểu tượng xem lại cuộc trò chuyện trước đây trong Copilot
Sau khi bạn nhấp vào biểu tượng này, bạn sẽ thấy danh sách các cuộc trò chuyện trước đây của mình. Tìm một cuộc trò chuyện mà bạn quan tâm và quay lại ngay. Bạn cũng có thể xóa bất kỳ cuộc trò chuyện nào không còn cần thiết và bắt đầu các cuộc trò chuyện mới nếu muốn.
Truy cập các cuộc trò chuyện cũ trong Microsoft Copilot
6. Gửi Email Theo Dõi Sau Cuộc Họp
Dù bạn đang tham gia một cuộc họp hay hợp tác với bạn học, khả năng cao bạn sẽ có một danh sách các bước hành động cần thực hiện sau đó. Hoặc ít nhất, bạn nên có nếu muốn làm việc hiệu quả hơn. Với rất nhiều nhiệm vụ khác đang chờ đợi, việc bỏ quên gửi email theo dõi là điều rất dễ xảy ra.
Một trong những cách tốt nhất để sử dụng Copilot trong Outlook là gửi email theo dõi cho những người tham dự cuộc họp. Bạn có thể cho ứng dụng biết những gì họ cần biết, đồng thời thêm các chi tiết cần thiết khác (ví dụ: thời hạn). Tùy thuộc vào đối tượng của bạn, bạn thậm chí có thể thay đổi giọng điệu của tin nhắn.
Copilot trong Edge hỗ trợ soạn thảo email
Sau khi soạn email bằng Copilot, bạn chỉ cần thực hiện một vài điều chỉnh nhỏ. Sau khi hoàn tất, tin nhắn sẽ sẵn sàng để gửi đi.
7. Tạo Slide PowerPoint Nhanh Chóng
Copilot có thể giúp bạn hoàn thành mọi bài thuyết trình PowerPoint theo nhiều cách, một trong số đó là tạo slide. Bạn có thể cung cấp cho phần mềm một lời nhắc để đảm bảo rằng tất cả các chi tiết quan trọng nhất đều được đưa vào; sau khi thực hiện điều này, Copilot sẽ tạo một slide hoặc toàn bộ bản trình bày dựa trên nhu cầu của bạn.
Trong lời nhắc của mình, bạn nên cung cấp cho Copilot càng nhiều thông tin càng tốt. Nếu cần, hãy đưa ra một bản phân tích đầy đủ cho từng slide; bạn cũng có thể muốn cung cấp một số số liệu thống kê để phần mềm có thể sử dụng.
Tạo bản trình bày mới bằng Copilot trong Microsoft PowerPoint
Khi PowerPoint tạo slide của bạn, bạn có thể chỉnh sửa mọi thứ để phù hợp hơn với nhu cầu của mình. Bằng cách có một bản nháp ban đầu để làm việc, bạn có thể thấy rằng ý tưởng của mình sẽ trôi chảy hơn so với việc phải bắt đầu từ đầu. Bạn có thể kết hợp các tính năng của Copilot với các tính năng nâng cao của PowerPoint để đưa bài thuyết trình của mình lên một tầm cao mới.
8. Hỗ Trợ Động Não Ý Tưởng Hiệu Quả
Bạn có thể nhận được kết quả tốt hơn khi động não với ChatGPT, nhưng nếu bạn không muốn sử dụng một chatbot AI khác, Copilot cũng khá hiệu quả trong lĩnh vực này. Công cụ này cho phép bạn chuẩn bị cho các kỳ thi, hiện thực hóa các ý tưởng sáng tạo lớn, chuẩn bị cho các cuộc phỏng vấn xin việc, và nhiều hơn nữa.
Copilot rất giỏi trong việc động não ý tưởng theo định dạng gạch đầu dòng (bullet point). Bạn sẽ nhận được các dàn ý toàn diện và sau đó có thể đặt các câu hỏi theo dõi để đào sâu nghiên cứu của mình. Mặc dù bạn có thể sử dụng các câu hỏi xuất hiện sau mỗi câu trả lời, Copilot cũng sẽ cho phép bạn tự đặt câu hỏi nếu cần.
Việc tạo bản đồ tư duy (mindmapping) với Copilot khó khăn hơn một chút. Theo trải nghiệm của tôi, Copilot thường chỉ đưa ra danh sách các ứng dụng chuyên về lĩnh vực này thay vì thực sự phác thảo các suy nghĩ và quy trình của tôi. Nhưng đối với việc động não nói chung, bạn sẽ không gặp quá nhiều vấn đề.
Microsoft Copilot sở hữu rất nhiều công cụ hữu ích mà ít người để ý, giúp bạn thực hiện mọi loại dự án và yêu cầu. Công cụ này có thể tạo các bản trình bày đầy đủ, và bạn cũng sẽ thấy nó hữu ích khi động não các ý tưởng lớn của mình. Việc kết hợp các tính năng của Copilot với những tính năng đã có trong các ứng dụng Microsoft yêu thích của bạn có thể mang lại sức mạnh đặc biệt. Hãy thử trải nghiệm và tận dụng tối đa trợ lý AI này để nâng cao hiệu quả làm việc của bạn!
