Bạn có bao giờ ước chiếc máy tính của mình có thể tự xử lý những công việc lặp đi lặp lại hàng ngày không? Nhờ Power Automate trong Windows 11, việc đưa máy tính của bạn vào làm việc tự động đã trở nên khả thi. Dưới đây là cách tôi đã tận dụng công cụ này để tự động hóa các hoạt động thường ngày và nâng cao năng suất của mình trên website thuthuathuuich.com.
1. Dọn Dẹp Desktop Mỗi Ngày: Loại Bỏ Lộn Xộn Tự Động
Mặc dù có nhiều cách tốt hơn để lưu trữ tệp tin ngoài màn hình desktop, nhưng đối với tôi, desktop thường trở thành nơi chứa tạm các ảnh chụp màn hình, tài liệu và các tệp ngẫu nhiên trong suốt cả ngày—khiến nó trở nên lộn xộn.
Để giải quyết vấn đề này, tôi đã tạo một luồng Power Automate tự động sắp xếp các tệp trên desktop của mình vào các thư mục được chỉ định chỉ với một cú nhấp chuột.
Luồng này chạy hàng ngày vào một thời gian cố định (sử dụng Windows Task Scheduler), di chuyển các tệp đến các thư mục tương ứng dựa trên loại tệp. Ví dụ, tất cả các tệp .docx, .xlsx và .pdf được chuyển vào thư mục Documents, các tệp hình ảnh như .jpg và .png vào thư mục Images, và các tệp lối tắt .lnk được chuyển đến thư mục Shortcuts.
Việc thiết lập này khá đơn giản, sử dụng giao diện trực quan của Power Automate. Đầu tiên, mở Power Automate cho desktop và nhấp vào New flow. Đặt tên cho luồng của bạn thật mô tả, ví dụ “Dọn Dẹp Desktop,” và nhấp vào Create. Bạn sẽ được đưa đến bảng điều khiển chính của luồng. Tại đây, sao chép và dán đoạn script sau vào khu vực luồng chính và nhấp vào save.
Folder.GetSpecialFolder SpecialFolder: Folder.SpecialFolder.DesktopDirectory SpecialFolderPath=> SpecialFolderPathIF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $<span>'''%SpecialFolderPath%\Shortcuts'''</span>) THEN<span>ELSE</span> Folder.Create FolderPath: $<span>''</span><span>'C:\Users\PC\Desktop'</span><span>''</span> FolderName: $<span>''</span><span>'Shortcuts'</span><span>''</span> Folder=> NewFolder<span>END</span>Folder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $<span>''</span><span>'*.lnk;'</span><span>''</span> IncludeSubfolders: <span>False</span> FailOnAccessDenied: <span>True</span> SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: <span>False</span> SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: <span>False</span> SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: <span>False</span> Files=> FilesFile.Move Files: Files Destination: $<span>''</span><span>'%SpecialFolderPath%\Shortcuts'</span><span>''</span> IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedFilesIF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $<span>'''%SpecialFolderPath%\Images'''</span>) THEN<span>ELSE</span> Folder.Create FolderPath: $<span>''</span><span>'C:\Users\PC\Desktop'</span><span>''</span> FolderName: $<span>''</span><span>'Images'</span><span>''</span> Folder=> NewFolder<span>END</span>Folder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $<span>''</span><span>'*.jpg;*.png;*.webp;*.gif;*.bmp;'</span><span>''</span> IncludeSubfolders: <span>False</span> FailOnAccessDenied: <span>True</span> SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: <span>False</span> SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: <span>False</span> SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: <span>False</span> Files=> ImagesFile.Move Files: Images Destination: $<span>''</span><span>'%SpecialFolderPath%\Images'</span><span>''</span> IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedImagesIF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $<span>'''%SpecialFolderPath%\Documents'''</span>) THEN<span>ELSE</span> Folder.Create FolderPath: $<span>''</span><span>'C:\Users\PC\Desktop'</span><span>''</span> FolderName: $<span>''</span><span>'Documents'</span><span>''</span> Folder=> NewFolder<span>END</span>Folder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $<span>''</span><span>'*.pdf;*.doc;*.docs;*.xlsx;*.xls;*.csv;*.ppt;*.pptx;'</span><span>''</span> IncludeSubfolders: <span>False</span> FailOnAccessDenied: <span>True</span> SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: <span>False</span> SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: <span>False</span> SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: <span>False</span> Files=> DocumentsFile.Move Files: Documents Destination: $<span>''</span><span>'%SpecialFolderPath%\Documents'</span><span>''</span> IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedDocumentsBạn có thể lên lịch để luồng chạy tự động bằng cách sử dụng Windows Task Scheduler.
2. Kiểm Soát Phiên Bản Tài Liệu: Giữ Gìn Dữ Liệu Quan Trọng
Kiểm soát phiên bản không chỉ dành cho các nhà phát triển—nó là một cứu tinh cho bất kỳ ai làm việc với các tệp thường xuyên được cập nhật. Trước đây, tôi rất khó theo dõi các bản sửa đổi tài liệu, thường xuyên kết thúc với nhiều phiên bản nằm rải rác trong các thư mục khác nhau. Power Automate và OneDrive đã đến giải cứu tôi.
Tôi đã thiết lập một luồng tự động sao lưu các tài liệu quan trọng của mình, bao gồm PDF và bảng tính, lên OneDrive mỗi khi chúng được sửa đổi. Luồng này giám sát các thư mục cụ thể để phát hiện thay đổi và đồng bộ hóa các tệp đã cập nhật vào các thư mục tương ứng.
Điều này đảm bảo rằng tôi luôn có một bản sao lưu cập nhật các tài liệu quan trọng của mình trên đám mây, giúp dễ dàng truy cập các phiên bản trước đó nếu cần. Nó giống như có một trợ lý cá nhân liên tục giữ an toàn và sắp xếp các tệp của tôi mà không cần tôi phải làm gì.
Để thiết lập luồng này, bạn phải đăng nhập vào tài khoản OneDrive của mình trên trình duyệt.
Ngoài ra, tôi cũng cấu hình các phiên bản với dấu thời gian trong OneDrive, cho phép tôi theo dõi các thay đổi theo thời gian. Nếu tôi vô tình ghi đè lên một tệp hoặc cần tham khảo một phiên bản cũ hơn, tôi có thể nhanh chóng khôi phục nó từ lịch sử phiên bản của OneDrive.
3. Tự Động Chuyển Đổi Định Dạng File: Tiết Kiệm Thời Gian Đáng Kể
Làm việc với các tệp ở nhiều định dạng khác nhau có thể là một nỗi đau đầu, đặc biệt khi phải chuyển đổi chúng theo cách thủ công. Tôi đã dành rất nhiều thời gian cho những công việc chuyển đổi tẻ nhạt này cho đến khi tôi bắt đầu sử dụng Power Automate.
Ứng dụng Power Automate desktop có sẵn một số luồng chuyển đổi tệp. Nó theo dõi một thư mục được chỉ định để tìm các tệp mới. Bất cứ khi nào một tệp được thêm vào — cho dù đó là tài liệu Word hay bản trình bày PowerPoint — luồng sẽ tự động chuyển đổi nó sang định dạng mong muốn của tôi, chẳng hạn như PDF.
Sau khi chuyển đổi, luồng sẽ di chuyển các tệp đã xử lý vào các thư mục cụ thể dựa trên loại và mục đích của chúng. Điều này giúp mọi thứ được sắp xếp và dễ tìm kiếm.
Tuy nhiên, yếu tố tiết kiệm thời gian thực sự nằm ở bước cuối cùng: luồng tự động chia sẻ các tệp đã chuyển đổi qua email bằng Outlook. Không còn phải đính kèm thủ công hay loay hoay với đường dẫn tệp. Chỉ cần thiết lập và quên đi.
4. Power Automate Giúp Cân Bằng Cuộc Sống – Công Việc
Duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống có thể là một thách thức khi công việc và cuộc sống cá nhân của bạn chỉ cách nhau một cú nhấp chuột. Rất dễ dàng sa đà vào các nhiệm vụ công việc ngoài giờ quy định. Đó là lúc bạn cần sử dụng Power Automate và Windows Task Scheduler.
Tôi đã tạo một luồng tự động đóng các ứng dụng liên quan đến công việc như Outlook, Teams và VPN của công ty vào một thời gian cố định mỗi tối. Điều này giúp tôi ngắt kết nối tinh thần khỏi công việc và tận hưởng thời gian của mình mà không bị cám dỗ kiểm tra liên tục.
Luồng được kích hoạt bởi một tác vụ được lên lịch trong Windows Task Scheduler, vì vậy nó chạy nhất quán vào thời gian đã định.
Tôi đã tạo luồng này bằng cách sử dụng tính năng ghi lại trong Power Automate Desktop. Đầu tiên, tôi mở các ứng dụng mình muốn đóng và bắt đầu một bản ghi mới. Sau đó, tôi tự tay đóng từng ứng dụng trong khi Power Automate ghi lại hành động của tôi. Sau khi dừng ghi, tôi đã có một luồng cơ bản có thể tái tạo quy trình đóng ứng dụng của mình.
Tiếp theo, tôi đã chỉnh sửa luồng đã ghi để thêm khả năng xử lý lỗi nhằm đảm bảo luồng có thể xử lý các tình huống như ứng dụng không được mở.
Tôi có một luồng tương tự vào cuối tuần, kích hoạt chế độ “không làm việc” nghiêm ngặt hơn. Chế độ này kích hoạt phản hồi tự động “vắng mặt” trong Outlook, giúp ranh giới giữa công việc và giải trí không còn bị mờ nhạt.
5. Lên Lịch Tự Động: Sắp Xếp Ngày Làm Việc Hiệu Quả
Quản lý một lịch trình bận rộn đôi khi cũng giống như một công việc toàn thời gian, nhưng tôi đã sử dụng Power Automate để tạo các mục việc cần làm từ các sự kiện trong lịch của mình. Ngay khi một cuộc họp mới được lên lịch, một nhiệm vụ tương ứng sẽ được thêm vào danh sách việc cần làm của tôi, giúp tôi không bao giờ quên chuẩn bị.
Tự động hóa này được hỗ trợ bởi phiên bản web của Power Automate (không phải ứng dụng desktop), tích hợp với các ứng dụng Office 365 như Outlook và To Do.
Các mẫu tự động hóa theo lịch trong ứng dụng web Power Automate
Trang web Power Automate cung cấp nhiều mẫu có sẵn cho các quy trình làm việc phổ biến, giúp việc bắt đầu dễ dàng hơn. Tất nhiên, bạn sẽ cần đăng nhập vào các ứng dụng của mình và cấp các quyền cần thiết, nhưng các luồng này có thể giúp bạn tiết kiệm vô số giờ một khi được thiết lập.
Power Automate vô cùng tiện dụng trong thói quen hàng ngày của tôi, vì nó đơn giản hóa các tác vụ và giúp tôi tiết kiệm hàng giờ. Bằng cách tự động hóa những khía cạnh tẻ nhạt và tốn thời gian trong công việc, tôi có thể tập trung vào những điều quan trọng. Và nếu bạn muốn thử thách bản thân hơn, bạn thậm chí có thể sử dụng Windows PowerShell để tự động hóa bất cứ điều gì trên PC của mình.
