Trước đây, tôi từng đổ lỗi cho công nghệ vì sự thiếu tập trung của mình – cho đến khi tôi nhận ra vấn đề nằm ở cách tôi sử dụng nó. Thay vì là nguyên nhân gây xao nhãng, công nghệ hoàn toàn có thể trở thành công cụ đắc lực giúp bạn làm việc hiệu quả hơn nếu được kiểm soát đúng cách. Những thói quen nhỏ dưới đây đã lặng lẽ định hình lại thói quen hàng ngày của tôi và mài giũa khả năng tập trung của tôi một cách đáng kinh ngạc, giúp tôi làm việc sâu và đạt năng suất cao hơn bao giờ hết.
7. Tắt Thông Báo Không Cần Thiết
Mỗi tiếng “ting” hay rung nhẹ từ điện thoại đều là một nhát cắt vào sự chú ý của bạn. Nếu bạn giống tôi, có lẽ bạn đã cài đặt hàng tá ứng dụng trên điện thoại. Việc cho phép mỗi ứng dụng gửi thông báo có nghĩa là có một luồng “ting” không ngừng từ các ứng dụng thực sự không cần sự chú ý của bạn ngay lập tức.
Mỗi thông báo bật sáng màn hình điện thoại của tôi cứ vài phút một lần, mỗi cái lại kéo tôi ra khỏi công việc đang làm, dù chỉ trong một giây. Cuối cùng, tôi nhận ra rằng những xao nhãng nhỏ nhặt này đang tích tụ, làm phân mảnh sự tập trung của tôi và khiến việc duy trì trạng thái làm việc “flow” trở nên khó khăn hơn.
Để giải quyết điều này, tôi đã thực hiện một cuộc rà soát toàn diện các cài đặt thông báo của mình. Với mỗi ứng dụng, tôi tự hỏi: “Tôi có cần ứng dụng này thông báo cho tôi theo thời gian thực không?” Nếu không, tôi tắt thông báo của nó.
Bây giờ, chỉ những thông báo cần thiết mới hiển thị – tin nhắn, cuộc gọi, nhắc nhở lịch và có thể một vài ứng dụng liên quan đến tài chính hoặc công việc. Sự thay đổi nhỏ bé này đã tạo nên một khác biệt lớn. Không còn những gián đoạn liên tục, tôi có thể tập trung và duy trì trạng thái làm việc sâu lâu hơn.
6. Tận Dụng Chế Độ Tập Trung (Focus) và Không Làm Phiền (Do Not Disturb)
Điện thoại iPhone 12 Pro hiển thị chế độ Tập trung trên tay một người phụ nữ.
Một trong những tính năng bị đánh giá thấp nhất của các thiết bị hiện đại là khả năng tùy chỉnh những liên hệ và ứng dụng nào có thể làm phiền và khi nào chúng có thể làm phiền. Nếu bạn chưa sử dụng Chế độ Tập trung (trên iPhone) hoặc Không Làm Phiền (trên Android), bạn đang bỏ lỡ một trong những công cụ tốt nhất cho công việc chuyên sâu. Ngay cả khi đã tắt thông báo từ các ứng dụng không thiết yếu, tôi vẫn thấy mình thường xuyên bị gián đoạn.
Hiện tại, tôi đã thiết lập các Chế độ Tập trung cho những phần khác nhau trong ngày – lập trình, viết lách và thư giãn. Mỗi chế độ này sẽ tắt tiếng tất cả các ứng dụng ngoại trừ một vài ứng dụng mà tôi chỉ định, đồng thời ẩn các thông báo gây xao nhãng. Nó cũng giới hạn người có thể liên lạc với tôi qua cuộc gọi và hạn chế những màn hình chính nào được hiển thị. Nếu bạn đang tìm lý do để thiết lập Chế độ Tập trung trên iPhone của mình, đây chính là câu trả lời.
Tôi đã đặt lịch để các Chế độ Tập trung khác nhau tự động kích hoạt, biến chúng thành một thói quen tự chủ. Vẻ đẹp của thói quen này là nó rèn luyện cả não bộ và môi trường của bạn để hỗ trợ sự tập trung.
Khi một Chế độ Tập trung được kích hoạt, nó giống như việc bật một công tắc tinh thần – nó báo hiệu cho tôi rằng đã đến lúc cần tập trung. Theo thời gian, sự nhất quán đó đã giúp tôi đi vào trạng thái làm việc chuyên sâu nhanh hơn và duy trì trạng thái đó lâu hơn.
5. Nghe Nhạc Nền
Tôi từng nghĩ im lặng là bí quyết tối thượng để tăng năng suất, nhưng thực tế, âm nhạc nền phù hợp có thể tạo nên điều kỳ diệu cho sự tập trung. Sau khi thử nghiệm với nhiều thể loại khác nhau, tôi nhận thấy có loại nhạc kéo tôi vào sự tập trung sâu hơn, trong khi loại khác lại làm gián đoạn nó.
Đối với các nhiệm vụ đòi hỏi sự tập trung cao độ – như viết lách hoặc lập trình – tôi thường chọn nhạc không lời, các bản nhạc nền thư giãn (ambient soundscapes) hoặc những bản lo-fi beat. Những bản nhạc này cung cấp một nhịp điệu mà không gây xao nhãng, cho phép tôi loại bỏ tiếng ồn xung quanh và đi vào trạng thái tập trung.
Không lời hát, không có sự thay đổi đột ngột – chỉ là một luồng âm thanh ổn định, nhẹ nhàng giúp kích thích tâm trí mà không gây quá tải. Dưới đây là những danh sách phát Spotify yêu thích của tôi để nghe nhạc nền lấy cảm hứng.
Giao diện Spotify với danh sách phát "Nature Sounds" (Âm thanh tự nhiên) giúp tập trung.
Mặt khác, khi làm những công việc thường nhật, tôi chuyển sang thứ gì đó sôi động hơn một chút nhưng vẫn đủ nhẹ nhàng để giữ tôi tỉnh táo. Nhạc nền đã trở thành một nghi thức đối với tôi.
Chỉ cần nhấn nút phát một danh sách nhạc cụ thể là tín hiệu cho não bộ của tôi rằng đã đến lúc làm việc. Dĩ nhiên, bộ não của mỗi người được “lập trình” khác nhau một chút. Một số người phát triển mạnh trong im lặng, số khác lại trong âm thanh. Việc thử nghiệm sẽ giúp bạn xác định điều gì phù hợp nhất với mình.
4. Thiết Lập Ranh Giới Kỹ Thuật Số Rõ Ràng
Thật dễ dàng để công nghệ len lỏi vào mọi ngóc ngách trong ngày của bạn – tin nhắn công việc xuất hiện trong bữa tối, mạng xã hội xâm chiếm những khoảnh khắc yên tĩnh, hoặc email đòi hỏi sự chú ý trước cả khi bạn kịp uống cà phê sáng. Tôi đã không nhận ra điều này tạo ra bao nhiêu sự lộn xộn trong tâm trí cho đến khi tôi bắt đầu thiết lập những ranh giới kỹ thuật số rõ ràng.
Một trong những thay đổi đầu tiên của tôi là xác định “khu vực không điện thoại” và “thời gian không lướt mạng”. Ví dụ, dù tôi thức dậy sớm từ 5 giờ sáng, tôi không kiểm tra email trước 2 giờ chiều và sau 7 giờ tối. Thay vào đó, tôi dành những giờ buổi sáng cho các nhiệm vụ đòi hỏi sự tập trung cao. Tôi tránh các công việc thường nhật không đòi hỏi sự tập trung sâu, chẳng hạn như kiểm tra email.
Ngoài ra, tôi cũng tách biệt công nghệ phục vụ công việc và cá nhân. Điều đó có nghĩa là sử dụng các hồ sơ trình duyệt khác nhau cho các tác vụ liên quan đến công việc và một hồ sơ khác cho việc sử dụng thông thường. Tôi cũng giữ điện thoại ngoài tầm với và ngoài tầm nhìn trong các phiên làm việc tập trung, vì việc tạo ra một rào cản giúp tôi tránh được cám dỗ cầm điện thoại lên khi gặp bế tắc.
Những thay đổi nhỏ này đã tạo ra một ranh giới rõ ràng giữa thời gian làm việc và thời gian nghỉ ngơi. Bằng cách tạo ra sự phân biệt này, tôi dễ dàng hoàn thành các nhiệm vụ của mình hơn, biết rằng sau đó, tôi sẽ có thời gian dành riêng để thư giãn và làm những gì mình muốn, chẳng hạn như cập nhật các tin tức trên mạng xã hội.
3. Gỡ Cài Đặt Ứng Dụng Gây Xao Nhãng
Một trong những động thái táo bạo và hiệu quả nhất mà tôi thực hiện để cải thiện sự tập trung là gỡ cài đặt các ứng dụng làm hao mòn thời gian và sự chú ý của tôi. Việc này không hề dễ dàng, nhưng sự khác biệt là ngay lập tức khi tôi bắt tay vào thực hiện. Ý chí chỉ có thể giúp bạn đến một mức nào đó, vì vậy thay vì chỉ dựa vào ý chí, tôi đã loại bỏ hoàn toàn nguồn gây xao nhãng.
Màn hình điện thoại thông minh hiển thị tùy chọn gỡ cài đặt ứng dụng WhatsApp.
Tôi bắt đầu bằng cách xác định những “thủ phạm” lớn nhất. Tôi thường xuyên mở các ứng dụng như Instagram và X một cách vô thức bất cứ khi nào có thời gian rảnh hoặc khi tôi bị mắc kẹt trong công việc đang làm. Ngay cả khi không sử dụng, chỉ việc có chúng trên điện thoại cũng đã tạo ra cám dỗ.
Gỡ cài đặt các ứng dụng gây xao nhãng đã giúp tôi tập trung vào công việc mà không cảm thấy bị kéo theo để kiểm tra mạng xã hội. Nếu có một ứng dụng liên tục kéo bạn ra khỏi những gì quan trọng, hãy thử xóa nó trong một tuần. Bạn sẽ ngạc nhiên về mức độ tập trung hơn của mình.
2. Áp Dụng Phương Pháp Đơn Nhiệm (Monotasking)
Trong thế giới ngày nay, việc muốn hoàn thành nhiều việc hơn thông qua đa nhiệm là điều phổ biến. Trong nhiều năm, tôi tin rằng đa nhiệm là bí quyết tối thượng để tăng năng suất. Bạn sẽ thấy tôi vừa xử lý email vừa nghe podcast, hoặc vừa xem video mới nhất từ YouTuber yêu thích của mình vừa làm việc. Bằng cách đó, tôi nghĩ mình đang làm được nhiều việc hơn. Trên thực tế, tôi đang phân mảnh sự chú ý của mình.
Chuyển sang phương pháp đơn nhiệm đã thay đổi mọi thứ. Thay vì cố gắng làm năm việc cùng một lúc, tôi cam kết chỉ làm một việc tại một thời điểm – và làm thật tốt. Dù là viết một bài báo, trả lời tin nhắn, hay thậm chí chỉ đọc một tài liệu, giờ đây tôi tập trung vào nhiệm vụ hiện tại trước khi chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo.
Ban đầu, tôi cảm thấy chậm lại, nhưng theo thời gian, tôi bắt đầu nhận thấy kết quả: công việc của tôi được cải thiện, tôi mắc ít lỗi hơn và tôi hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả hơn. Tuyệt vời hơn nữa, tôi cảm thấy ít kiệt sức hơn vào cuối ngày. Đơn nhiệm tạo đà, làm sâu sắc sự tập trung và giúp bạn đi vào trạng thái “flow” khó nắm bắt, nơi mọi thứ đều ăn khớp.
1. Sử Dụng Kỹ Thuật Pomodoro
Là một trong số ít các phương pháp tăng năng suất thực sự hiệu quả với tôi, Kỹ thuật Pomodoro đã thay đổi cuộc chơi. Trước khi khám phá ra nó, những ngày làm việc của tôi thường trôi qua thành những cuộc marathon bất tận, thiếu tập trung. Tôi sẽ bắt đầu với những ý định tốt nhất, chỉ để nhận ra vài giờ sau đó rằng mình hầu như không làm được gì đáng kể trong danh sách việc cần làm. Tôi không lười biếng – tôi chỉ không quản lý sự tập trung của mình một cách hiệu quả.
Kỹ thuật Pomodoro đã giúp tôi trở nên chủ động hơn với thời gian của mình. Phương pháp này đơn giản: làm việc trong 25 phút, nghỉ 5 phút, và lặp lại. Sau bốn chu kỳ, bạn nghỉ lâu hơn. Tuy nhiên, vì tôi là người dùng nâng cao, tôi thường đặt thời gian tập trung của mình là một giờ (hoặc 90 phút) với 15 phút nghỉ giải lao.
Những khoảng thời gian tập trung kéo dài hàng giờ đó buộc tôi phải đi sâu vào một nhiệm vụ mà không phải lo lắng về việc nó sẽ mất bao lâu. Đồng hồ đếm ngược giúp tôi giữ kỷ luật. Cấu trúc này không chỉ cải thiện năng suất mà còn cả động lực của tôi. Việc biết rằng luôn có một khoảng nghỉ chỉ cách vài phút đã giúp tôi dễ dàng vượt qua sự kháng cự và duy trì đúng hướng.
Không phải mọi mẹo trong hộp công cụ của tôi đều sẽ phù hợp với bạn, vì vậy hãy thử chúng và xem điều gì hiệu quả và điều gì không.
