Trong guồng quay công việc hiện đại, khi mỗi nhiệm vụ dường như đều đòi hỏi sự chú ý khẩn cấp, chìa khóa để xuyên qua mọi nhiễu loạn lại đơn giản đến bất ngờ: tuân thủ một quy tắc duy nhất, kiên định thực hiện, và hành động. Đó là lúc tôi ngừng suy nghĩ quá nhiều và bắt đầu thực thi – từng nhiệm vụ được ưu tiên một cách có trật tự. Phương pháp này không chỉ giúp tôi kiểm soát công việc mà còn tối ưu hóa năng suất, biến sự hỗn loạn thành một quy trình làm việc mạch lạc.
Quy tắc này không đòi hỏi những công cụ phức tạp hay hệ thống màu mè. Nó tập trung vào sự rõ ràng, kỷ luật và hành động kiên định, giúp bạn xác định được điều gì thực sự quan trọng và hoàn thành nó. Đây là một bí quyết đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả, mang lại sự thay đổi đáng kể trong cách bạn tiếp cận và hoàn thành công việc mỗi ngày.
Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên: Bí Quyết Đơn Giản, Hiệu Quả Vượt Trội
Quy tắc cốt lõi vô cùng đơn giản: Tạo một danh sách các công việc của bạn được xếp hạng theo thứ tự quan trọng, sau đó hoàn thành chúng đúng theo trình tự đó mà không bỏ qua bất kỳ mục nào.
Chỉ vậy thôi. Không mánh khóe, không hệ thống mã màu phức tạp, không ứng dụng năng suất cao cấp nào liên tục “ping” thông báo mỗi 20 phút. Tôi gọi đây là Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên, và nó có hiệu quả đáng kinh ngạc.
Bạn xác định điều gì quan trọng nhất, cam kết tuân thủ thứ tự đó và thực hiện. Không phải dựa trên việc gì nhanh nhất, dễ nhất hay thú vị nhất, mà hoàn toàn dựa trên những gì khẩn cấp nhất, có thời hạn rõ ràng, hoặc được quản lý hay nhóm của bạn yêu cầu.
Đây là nơi mà hầu hết mọi người vấp ngã. Họ viết danh sách của mình ra và ngay lập tức muốn bỏ qua. Nhiệm vụ số 1 cảm thấy nặng nề, vì vậy họ nhảy sang Nhiệm vụ số 6 để có một “chiến thắng nhanh”, đuổi theo cảm giác hưng phấn tức thời trong khi tự thuyết phục mình rằng họ đang làm việc hiệu quả.
Thật không may, họ không thực sự hiệu quả. Dự án “khẩn cấp” mà sếp bạn đã đề cập hai lần tuần trước? Vẫn chưa đụng đến. Công việc quan trọng phải hoàn thành trước buổi trưa? Bị bỏ qua trong khi bạn dọn dẹp hộp thư đến hoặc chỉnh sửa slide của ngày hôm qua.
Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên chấm dứt tình trạng này, không có sự sắp xếp lại hay thương lượng. Bạn làm việc quan trọng nhất trước, rồi đến việc thứ hai, rồi thứ ba – luôn theo đúng thứ tự.
Nó không hào nhoáng, và chắc chắn sẽ không mang lại cho bạn ảo giác về sự tiến bộ nhanh chóng. Với phương pháp này, bạn sẽ không thể gạch bỏ liên tiếp năm mục dễ dàng, nhưng bạn sẽ nhận thấy những kết quả ý nghĩa. Các dự án được hoàn thành, ưu tiên luôn rõ ràng, và bạn ngừng lãng phí năng lượng để quyết định nên làm gì mỗi vài phút.
Xây Dựng Danh Sách và “Trao Quyền” Cho Nó
Bạn không thể tuân theo một hệ thống không tồn tại. Hãy bắt đầu bằng cách liệt kê mọi nhiệm vụ trong tâm trí bạn – dù nhỏ, lớn, đang dang dở hay chỉ là ý tưởng. Viết ra tất cả những gì bạn có thể nghĩ đến. Đừng lo lắng về việc phân loại vội, hãy xem đây như việc chuẩn bị các công cụ trước khi bắt đầu xây dựng.
Hình ảnh một danh sách các công việc chưa được sắp xếp, ghi chú trên giấy, minh họa giai đoạn đầu lập danh sách.
Một khi danh sách đã đầy đủ, hãy bắt đầu sắp xếp mọi thứ. Không phải theo những gì trông thú vị hay sẽ gây ấn tượng với người khác, mà theo mức độ khẩn cấp và mức độ liên quan. Tránh dán nhãn mọi thứ là “ưu tiên cao”, vì điều đó không thực sự ưu tiên mức độ quan trọng của các nhiệm vụ của bạn. Đây là một phương pháp thực tế, không phải cảm xúc.
Tôi thường tự hỏi: Việc gì cần làm trước vì người khác đang chờ đợi? Nhiệm vụ nào, nếu trì hoãn, sẽ gây ra sự gián đoạn lớn nhất? Những nhiệm vụ xuất hiện trong đầu chính là những nhiệm vụ thuộc về vị trí đầu tiên. Nếu tôi không chắc liệu Nhiệm vụ A hay Nhiệm vụ B quan trọng hơn, tôi luôn hỏi. Một tin nhắn nhanh cho quản lý có thể giúp tôi tiết kiệm hàng ngày công sức lãng phí.
Hình ảnh danh sách công việc đã được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên rõ ràng, minh họa quy tắc danh sách.
Khi danh sách đã được hoàn thiện, thử thách thực sự bắt đầu. Nhiều người thất bại ở đây, không phải vì họ không tạo danh sách đúng cách, mà vì họ không tuân thủ nó đúng cách. Họ có thể bắt đầu đúng hướng, nhưng sau đó những lời bào chữa bắt đầu len lỏi: “Nhiệm vụ số 3 ngắn hơn và tôi chỉ có 20 phút,” hoặc “Tôi không có tâm trạng làm Nhiệm vụ số 1 ngay bây giờ, hãy để tôi làm Nhiệm vụ số 5.” Họ nhảy việc và chọn lọc những mục dễ hơn, rơi vào những sai lầm phổ biến trong quản lý thời gian.
Đây là một cái bẫy tự tạo. Mỗi lần đi đường vòng là một sự đánh đổi hiệu quả lấy sự thoải mái. Bạn có thể bận rộn, nhưng bạn sẽ không tiến lên một cách thực sự hiệu quả.
Nếu bạn đã bỏ công sức để ưu tiên, hãy tin tưởng vào công sức đó. Đừng liên tục đưa ra quyết định lại cho cả ngày của bạn cứ sau 15 phút; Nhiệm vụ số 1 có nghĩa là bắt đầu với Nhiệm vụ số 1. Cam kết hoàn thành chúng theo thứ tự đó và giữ nguyên thứ tự đã viết. Bộ não của bạn sẽ cố gắng thương lượng, đừng chấp nhận điều đó.
Ưu Tiên Hóa Không Phải Dự Đoán: Đó Là Giao Tiếp
Nhiều người coi việc ưu tiên là một nhiệm vụ cá nhân – bạn ngồi với những suy nghĩ của mình, đưa ra quyết định hành chính, và một mình tiến về phía trước. Điều đó có thể hiệu quả trong một số trường hợp, nhưng nhiều người trong chúng ta đã bị cấp trên khiển trách vì dành hai ngày cho một việc lẽ ra có thể đợi một tuần.
Bước này là cần thiết: nếu bạn không biết, hãy hỏi. Đó là một phần quan trọng của việc tuân thủ Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên.
Quy tắc này hoạt động tốt nhất khi đi kèm với giao tiếp rõ ràng. Nếu bạn từng nghi ngờ nhiệm vụ nào quan trọng hơn, chỉ cần hỏi. Gửi một tin nhắn nhanh cho trưởng nhóm hoặc quản lý của bạn, nói điều gì đó đại loại như, “Hôm nay tôi có Nhiệm vụ A và Nhiệm vụ B, anh/chị muốn tôi giải quyết việc nào trước?”
Nếu quản lý của bạn không phản hồi, hãy tìm kiếm sự hướng dẫn từ một đồng nghiệp đáng tin cậy hoặc trưởng nhóm – và luôn ghi lại các quyết định của bạn. Khi bạn đang chờ đợi phản hồi, tốt hơn là nên tiến lên một cách thận trọng hơn là đình trệ. Hỏi người quen thuộc với dự án để biết quan điểm của họ, và ghi lại ngắn gọn những gì bạn đã quyết định, tại sao, và khi nào bạn đã liên hệ.
Không có người quản lý hợp lý nào sẽ phạt bạn vì tìm kiếm sự rõ ràng. Trên thực tế, hầu hết đều đánh giá cao cách tiếp cận chủ động này. Tốt hơn nhiều là dành 60 giây để hỏi ý kiến hơn là mất hàng giờ để sửa chữa một sai lầm do đoán mò.
Nói Không Với Quyết Định Dựa Trên Tâm Trạng
Tâm trạng là mối đe dọa thầm lặng đối với sự nhất quán. Bạn tỉnh táo hơn vào buổi sáng, hòa đồng hơn sau bữa trưa, và kiệt sức vào giữa buổi chiều. Chẳng bao lâu, thứ tự nhiệm vụ của bạn dựa trên cảm giác của bạn, chứ không phải điều gì quan trọng. Đó là cách mà cả tuần làm việc biến mất. Bạn lãng phí năng lượng để sắp xếp lại công việc cho phù hợp với tâm trạng thay vì thực hiện theo ưu tiên.
Nhiều người cố gắng biện minh cho việc bỏ qua các nhiệm vụ khó khăn vì họ quá phân tâm hoặc có dấu hiệu kiệt sức trong công việc. Thay vì tuân theo một danh sách ưu tiên, họ tìm kiếm các lối tắt phù hợp với tâm trạng hiện tại của mình.
Quy tắc này đảo ngược điều đó. Thay vì uốn nắn danh sách nhiệm vụ của bạn để phù hợp với tâm trạng của bạn, bạn làm ngược lại: kiểm soát tâm trạng của mình để đáp ứng yêu cầu của danh sách.
Trong trường hợp của tôi, điều đó có thể có nghĩa là lên lịch cho nhiệm vụ khó nhất của tôi vào thời gian tập trung cao điểm, hoặc nghỉ giải lao ngắn để nạp lại năng lượng trước một nhiệm vụ đòi hỏi sự tập trung cao độ. Tôi thường uống nước, vươn vai, điều chỉnh lại tầm nhìn, bước ra ngoài nhanh chóng, bất cứ điều gì giúp tôi chuẩn bị hành động. Dù tôi làm gì, tôi cũng không sắp xếp lại hay bỏ qua nhiệm vụ.
Hãy nghỉ ngơi nhanh giữa mỗi nhiệm vụ, không chỉ trong những nhiệm vụ dài. Những quãng nghỉ ngắn, dù chỉ một hoặc hai phút, giúp bạn thiết lập lại sự tập trung. Thói quen nhỏ này có thể cải thiện năng suất của bạn bằng cách ngăn ngừa mệt mỏi tinh thần khi bạn chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác.
Danh sách vẫn không đổi; tâm trạng của bạn là biến số mà bạn kiểm soát. Có một cảm giác nhẹ nhõm đi kèm với điều đó. Không suy nghĩ quá nhiều, không hoài nghi, chỉ là sự tiến bộ ổn định.
Đà Phát Triển Quan Trọng Hơn Động Lực
Mặc dù có nhiều cách để tăng động lực làm việc, nhưng nó có thể dao động mạnh. Nếu bạn dựa vào động lực làm yếu tố thúc đẩy chính, kết quả làm việc của bạn sẽ không đều và không đáng tin cậy. Thay vào đó, Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên tự xây dựng dựa trên đà phát triển.
Đà phát triển không phụ thuộc vào cảm giác của bạn, nó được tạo ra bằng cách bắt đầu và hoàn thành từng nhiệm vụ một. Khi bạn hoàn thành một mục ưu tiên cao – dù khó khăn đến đâu – chiến thắng đó sẽ được nhân lên. Bởi vì bạn đã và đang tiến về phía trước, nhiệm vụ tiếp theo đột nhiên có vẻ dễ quản lý hơn.
Quan trọng hơn, nó ngăn chặn ảo giác về sự tiến bộ. Thật dễ dàng tự lừa dối mình rằng bạn đang làm việc hiệu quả bằng cách gạch bỏ một vài nhiệm vụ dễ dàng, nhưng nếu không có nhiệm vụ nào trong số đó thực sự tạo ra thay đổi lớn, bạn chưa đạt được tiến bộ thực sự. Tập trung vào những công việc bận rộn không mang lại kết quả hữu hình, nó chỉ mang lại cảm giác dễ chịu trong khoảnh khắc đó.
Theo kinh nghiệm của tôi, đà phát triển đến từ năng suất. Ngay cả khi tôi chỉ hoàn thành một nhiệm vụ trong một ngày, tôi vẫn có thể tạo ra một chuyển động tiến lên có ý nghĩa. Kiểu tiến bộ đó cho phép tôi xây dựng sự tự tin, nhân lên kết quả và giành được niềm tin trong môi trường làm việc của mình.
Hãy quên đi sự hài lòng phù du từ những chiến thắng nhỏ, thay vào đó hãy hướng tới đà phát triển bền vững đến từ việc hoàn thành những gì thực sự quan trọng. Một khi bạn đã bắt đầu, việc tuân thủ danh sách sẽ trở nên thỏa mãn hơn.
Khi Đi Lệch Hướng: Hãy Bắt Đầu Lại
Sẽ có những ngày bạn thất bại, như tôi đã nhiều lần. Cuối cùng, bạn sẽ hành động theo tâm trạng, bị phân tâm bởi những yêu cầu khẩn cấp, hoặc bỏ qua quy tắc hoàn toàn. Điều đó là bình thường, nhưng điều quan trọng là cách bạn phản ứng khi đi chệch hướng.
Đừng dùng thất bại làm lý do để bỏ đi hệ thống của bạn, hãy dùng nó làm bằng chứng về lý do tại sao Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên lại quan trọng. Khoảnh khắc bạn nhận ra mình đã đi lạc hoặc sắp xếp lại danh sách, hãy dừng lại, hít thở, quay lại danh sách của bạn và cam kết lại theo thứ tự.
Không có gì đáng xấu hổ khi bắt đầu lại và không cần phải hoảng sợ, bạn không cần tạo ra một kế hoạch hoàn toàn mới. Bạn cần tin tưởng vào một kế hoạch đã hiệu quả và thực hành kiên trì với nó.
Với Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên, bạn có thể dễ dàng và hiệu quả cải thiện toàn bộ quy trình làm việc của mình. Hãy biến việc tạo danh sách, đặt thứ tự và thực hiện từng mục một, không thỏa hiệp, thành một thói quen. Chỉ vậy thôi. Bạn sẽ ngạc nhiên khi sự rõ ràng thay thế sự hỗn loạn nhanh chóng như thế nào.
