Việc sao lưu email có vẻ phức tạp và thường bị bỏ qua cho đến khi xảy ra sự cố không mong muốn. Cá nhân tôi đã bắt đầu sao lưu email sau một lần suýt xóa nhầm dữ liệu quan trọng. Đáng tiếc là, tôi đã mắc phải khá nhiều sai lầm trong quá trình này. Nếu bạn đang sao lưu email một cách hời hợt – hoặc tệ hơn là không sao lưu chút nào – thì những sai lầm dưới đây có thể sẽ gây rắc rối lớn cho bạn trong tương lai. Hãy cùng tìm hiểu 5 lỗi phổ biến nhất để đảm bảo dữ liệu email của bạn luôn được an toàn và dễ dàng khôi phục.
1. Chờ Đợi Quá Lâu Giữa Các Lần Sao Lưu
Dễ dàng giả định rằng email của bạn luôn an toàn trong hộp thư đến và trì hoãn việc sao lưu lâu hơn mức cần thiết. Tuy nhiên, nhiều vấn đề có thể phát sinh trong thời gian đó. Ví dụ, bạn có thể bị khóa tài khoản Google hoặc vô tình xóa một hoặc nhiều email và tệp đính kèm quan trọng. Thực tế, tôi từng nghĩ mình có thể chỉ cần sao lưu hàng tháng cho đến khi tôi đánh mất toàn bộ một chuỗi email quan trọng.
Giao diện Google Takeout cho phép người dùng xuất dữ liệu Gmail bao gồm email và tệp đính kèm
May mắn thay, việc tạo thói quen sao lưu email hàng ngày hoặc hàng tuần là điều dễ dàng. Các bước thực hiện sao lưu sẽ khác nhau tùy thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ email của bạn. Tuy nhiên, đối với Gmail, một trong những nhà cung cấp email phổ biến nhất, bạn có thể sử dụng Google Takeout để xuất dữ liệu của mình. Sau đó, bạn có thể lưu trữ dữ liệu này trên ổ cứng ngoài, dịch vụ đám mây hoặc một vị trí tương tự khác mà bạn có thể dễ dàng truy cập.
2. Chỉ Sao Lưu Chọn Lọc Các Thư Mục Quan Trọng
Việc chỉ sao lưu một số email chọn lọc hoặc email trong một thư mục cụ thể có vẻ là một ý tưởng hay, nhưng đôi khi điều này có thể phản tác dụng. Các chi tiết quan trọng có thể bị mất trong những email ở những nơi bạn không nghĩ đến việc sao lưu, chẳng hạn như thư mục Quảng cáo (Promotions) hoặc Thư đã gửi (Sent Folder). Tôi đã học được bài học này một cách khó khăn, và bây giờ tôi luôn sao lưu mọi thứ.
Tất nhiên, chỉ bạn mới có thể quyết định điều gì đáng để sao lưu. Nhưng một quy tắc mà tôi thích tuân theo là sao lưu dữ liệu quan trọng hai lần (một lần trên đám mây và một lần cục bộ), trong khi những thứ không quá quan trọng chỉ cần sao lưu một lần. Bạn cũng có thể chọn sao lưu tất cả các tệp lớn của mình hai lần vì chúng thường là khó khôi phục nhất nếu bị mất. Đặc biệt, các tệp đính kèm như hợp đồng và tài liệu nhiều trang cần được ưu tiên để bạn luôn có quyền truy cập chúng.
3. Không Kiểm Tra Khả Năng Khôi Phục Bản Sao Lưu
Khi tôi mới bắt đầu sao lưu dữ liệu của mình, tôi không nhận ra rằng các tệp đang được xuất không đúng cách. Tôi đã cho rằng mình đã tải các tệp xuống và chúng sẵn sàng để được sao lưu vào vị trí lưu trữ. Tôi chỉ nhận ra có điều gì đó không ổn khi tôi cố gắng khôi phục một số email đó.
May mắn thay, tôi đã phát hiện ra sai lầm này khá sớm và không mất bất kỳ dữ liệu quá quan trọng nào. Vì vậy, nếu bạn mới bắt đầu sao lưu email của mình, hãy đảm bảo rằng bạn kiểm tra khả năng khôi phục dữ liệu định kỳ. Hãy mở nội dung của các tệp sao lưu và kiểm tra xem mọi thứ có tải đúng cách và bạn có thể truy cập tất cả dữ liệu của mình hay không.
4. Dựa Dẫm Vào Một Vị Trí Sao Lưu Duy Nhất
Chỉ dựa vào một phương pháp sao lưu duy nhất là công thức dẫn đến thảm họa. Hãy nghĩ xem: bạn sẽ làm gì nếu tất cả các bản sao lưu của bạn được lưu trữ trên máy tính xách tay và máy tính đó đột nhiên bị hỏng hoặc bị mất? Đó là loại tình huống mà bạn không muốn gặp phải, đặc biệt là khi bạn thực sự cần truy xuất một email cũ.
Ổ cứng ngoài được kết nối với máy tính, minh họa một trong các phương pháp sao lưu dữ liệu vật lý
Ngay cả những vị trí lưu trữ an toàn nhất cũng có thể gặp lỗi. Ổ cứng có thể bị hỏng, trong khi các dịch vụ đám mây có thể bị tấn công, chẳng hạn. Đó là lý do tại sao tốt nhất bạn nên có các bản sao lưu của mình ở ít nhất một vài nơi khác nhau. Lý tưởng nhất, bạn nên có một bản ở vị trí vật lý và một bản trên dịch vụ đám mây. Mặc dù đây là điều tôi cá nhân thực hiện, bạn cũng có thể áp dụng quy tắc 3-2-1, về cơ bản có nghĩa là:
- Bạn tạo ba bản sao của tất cả email và tệp đính kèm quan trọng một cách thường xuyên.
- Bạn chọn hai loại vị trí lưu trữ để giảm thiểu khả năng mất dữ liệu do lỗi phần cứng hoặc bất kỳ vấn đề về tài khoản/kết nối nào.
- Cuối cùng, một bản sao dữ liệu của bạn nên được gửi đến một vị trí vật lý ngoài site (offsite).
5. Để Bản Sao Lưu Không Được Mã Hóa
Bất kỳ loại dữ liệu nào bạn sao lưu đều phải được mã hóa để bảo vệ khỏi truy cập trái phép. Tôi thích giữ mọi thứ đơn giản, vì vậy tôi đã không mã hóa các bản sao lưu email của mình trong một thời gian dài. Nhưng nếu bạn đang xử lý thông tin nhạy cảm, đây không phải là điều bạn nên trì hoãn. Nó có vẻ là một bước không cần thiết, nhưng nó có thể giúp bảo vệ dữ liệu của bạn rất nhiều nếu ai đó cố gắng truy cập các tệp của bạn.
Nếu bạn quyết định mã hóa dữ liệu, hãy đảm bảo lưu trữ các khóa mã hóa ở một nơi an toàn và tách biệt khỏi bản sao lưu để bạn không bị mất chúng. Hãy nhớ rằng, nếu không có khóa, dữ liệu của bạn coi như đã mất.
Tôi từng nghĩ rằng mình không bao giờ cần sao lưu email vì chúng đã an toàn trong hộp thư đến, và tôi không muốn làm mọi thứ trở nên phức tạp. Chỉ khi tôi bắt đầu sao lưu email, tôi mới nhận ra rằng nó thực sự không hề khó khăn chút nào. Sự an tâm khi biết rằng tôi có thể truy cập bất kỳ email hoặc tệp đính kèm nào bất cứ lúc nào là hoàn toàn xứng đáng với công sức bỏ ra. Nếu bạn đã trì hoãn việc sao lưu email, hoặc bất kỳ dữ liệu nào khác, hãy làm quen với những mẹo sao lưu nhanh chóng để giúp bạn duy trì thói quen này.
