Trí tuệ nhân tạo (AI) đã cách mạng hóa nhiều khía cạnh trong công việc hàng ngày, bao gồm cả việc soạn thảo email chỉ trong vài giây. Tuy nhiên, không phải mọi email đều nên được phó thác hoàn toàn cho AI. Một số loại thư điện tử hưởng lợi từ tự động hóa, trong khi những loại khác lại đòi hỏi sự tinh tế và “chạm” của con người. Việc nắm rõ khi nào nên để AI làm chủ và khi nào nên tự tay gõ từng từ có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong hiệu quả giao tiếp.
AI Là Trợ Thủ Đắc Lực Cho Các Email Đơn Giản, Thường Nhật
Đối với những email mang tính chất đơn giản, như các tin nhắn hậu cần nhanh chóng hoặc xác nhận thông tin, việc sử dụng AI để soạn thảo phản hồi gần như luôn là lựa chọn phù hợp. Nếu nội dung email của bạn không đòi hỏi sự sáng tạo hay tư duy phản biện sâu sắc, việc nhờ đến AI sẽ không ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng thông tin truyền tải.
Chẳng hạn, bạn có thể đưa ra một yêu cầu đơn giản như: “Viết một phản hồi chuyên nghiệp, ngắn gọn cho email dưới đây và đề xuất cuộc họp vào lúc 11 giờ sáng” khi cần điều phối một cuộc họp thông thường. Sự hỗ trợ này giúp bạn tiết kiệm thời gian đáng kể cho những tác vụ lặp đi lặp lại.
Quản Lý Hộp Thư Quá Tải Với Sự Trợ Giúp Của AI
Hộp thư đến của bạn có thể tràn ngập các câu hỏi từ đồng nghiệp, và việc phản hồi tất cả chúng đôi khi trở thành gánh nặng. Mặc dù tôi thường khuyên nên tránh AI cho bất kỳ nội dung nào yêu cầu tính độc đáo, nhưng việc sử dụng AI như một công cụ hỗ trợ bổ sung khi soạn thảo phản hồi có thể giảm bớt áp lực viết lách đáng kể.
Ví dụ, bạn có thể gõ các ý chính của mình dưới dạng gạch đầu dòng, sau đó yêu cầu ChatGPT biến những điểm này thành một email mạch lạc và có tổ chức. Điều này không chỉ giúp bạn nhanh chóng hoàn thành công việc mà còn đảm bảo các ý tưởng được trình bày rõ ràng, dễ hiểu.
Ví dụ sử dụng ChatGPT để chuyển đổi các gạch đầu dòng thành một email hoàn chỉnh, minh họa khả năng hỗ trợ soạn thảo.
Ngoài ra, AI cũng có thể hỗ trợ bạn trong việc xử lý lượng email khổng lồ. Trong Outlook, Copilot cung cấp nhiều công cụ để duyệt email nhanh chóng. Bên cạnh đó, các công cụ AI khác như Grammarly và Sanebox cũng có thể giúp bạn quản lý hộp thư đến hiệu quả hơn, từ việc kiểm tra ngữ pháp đến phân loại email ưu tiên.
AI Giúp Nâng Cao Chất Lượng Văn Phong Email
Trong trường hợp bạn bị bí ý tưởng khi viết email hoặc muốn cải thiện văn phong, các công cụ AI như ChatGPT có thể hỗ trợ đáng kể quá trình tư duy và soạn thảo của bạn. Bạn có thể dán bản nháp email của mình và yêu cầu AI chỉnh sửa, gợi ý thêm ý tưởng, hoặc viết lại email theo một phong cách chuyên nghiệp hơn.
Sử dụng AI theo cách này không thay thế những ý tưởng ban đầu của bạn, mà thay vào đó, nó giúp bạn tinh chỉnh và hoàn thiện chúng, biến những ý tưởng thô sơ thành những thông điệp rõ ràng và ấn tượng hơn.
Khi Nào Tuyệt Đối Không Nên Dùng AI Để Viết Email?
Mặc dù AI mang lại nhiều lợi ích, có những trường hợp bạn nên cân nhắc kỹ lưỡng trước khi để AI soạn thảo email thay mình.
Khi Yêu Cầu Sự Sáng Tạo và Tư Duy Phản Biện
Như đã đề cập về tính độc đáo, AI thường không phải là lựa chọn tốt nhất khi công việc đòi hỏi sự sáng tạo và tư duy phản biện của chính bạn. Việc dán một email nhận được và yêu cầu ChatGPT viết phản hồi có thể hữu ích trong các giao tiếp đơn giản, nhưng khi bạn cần đưa ra ý kiến đóng góp có giá trị về một vấn đề quan trọng, ủy thác cho AI thường là điều không khôn ngoan.
Quản lý, đồng nghiệp hay bạn bè của bạn có lẽ muốn biết suy nghĩ của bạn, chứ không phải của ChatGPT. AI vẫn có thể là một công cụ hỗ trợ đắc lực, nhưng nó không thể thay thế khả năng sáng tạo độc đáo của con người.
Khi Không Có Thời Gian Để Chỉnh Sửa Hoặc Kiểm Duyệt
Các mô hình ngôn ngữ AI có xu hướng tạo ra nội dung dài dòng và lặp lại. Trừ khi bạn là một “phù thủy” về kỹ thuật prompt hoặc cung cấp rất nhiều chi tiết trong yêu cầu để có được kết quả tốt hơn, bạn gần như luôn phải chỉnh sửa đầu ra của ChatGPT. Blaise Pascal từng nói nổi tiếng: “Nếu tôi có thêm thời gian, tôi đã viết một lá thư ngắn hơn”, và điều này cũng đúng với việc viết lách bằng AI.
Nếu bạn để ý, ngoài việc gợi ý chỉnh sửa, tất cả các ví dụ prompt mà tôi tạo ra đều bao gồm từ “ngắn gọn” (concise) ở đâu đó. Hãy xem sự khác biệt mà một chút kỹ thuật prompt tạo ra dưới đây, với cùng một prompt được yêu cầu ở phiên bản thông thường và “ngắn gọn”:
Ngay cả khi đó, phiên bản “ngắn gọn” vẫn khá chung chung, dù là một email cơ bản điền vào chỗ trống. Nó cần được chỉnh sửa đáng kể để có tính độc đáo và súc tích hơn.
Tương tự, nếu tổ chức của bạn sử dụng công cụ kiểm tra AI hoặc cấm sử dụng AI, bạn nên tránh sử dụng AI hoàn toàn. Mặc dù đôi khi bạn có thể bị gắn cờ sai là sử dụng AI vì nhiều lý do, ngay cả khi bạn không dùng.
Khi Có Nguy Cơ Gây Thiếu Tôn Trọng Người Nhận
Khi bạn sử dụng AI để viết email, thứ mà bạn chỉ mất vài giây để tạo prompt có thể khiến người nhận mất nhiều phút để đọc. Tôi từng có đồng nghiệp ở nơi làm việc cũ rõ ràng đã sử dụng AI tạo sinh khi viết email. Tôi cảm thấy vô cùng khó chịu với đoạn văn dài dòng, lan man mà tôi nhận được, khi biết rằng mình có lẽ đã mất nhiều thời gian đọc email hơn họ mất thời gian viết.
Các công cụ AI có thể giúp bạn tận dụng thời gian để tạo ra nhiều sản phẩm hơn, nhưng đừng quên tôn trọng thời gian của người khác khi sử dụng ChatGPT để viết.
Đây là một quy tắc chung khi cân nhắc sử dụng AI cho email và các hình thức giao tiếp khác: liệu tôi có đang thiếu tôn trọng thời gian của người khác khi sử dụng AI không?
AI có lẽ không hề thiếu tôn trọng thời gian của người nhận khi được dùng để viết các email đơn giản, phát triển các dàn ý, hoặc như một công cụ hỗ trợ viết. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng AI vì không muốn bận tâm viết một phản hồi mạch lạc, thì có lẽ bạn không nên sử dụng AI chút nào. Đôi khi, im lặng còn tốt hơn.
Sử dụng AI trong việc soạn thảo email mang lại nhiều tiện ích vượt trội, từ việc tiết kiệm thời gian cho các tác vụ đơn giản đến hỗ trợ tinh chỉnh văn phong chuyên nghiệp. Tuy nhiên, để tối ưu hiệu quả và duy trì sự chuyên nghiệp trong giao tiếp, điều cốt yếu là phải biết khi nào nên tận dụng sức mạnh của AI và khi nào nên dựa vào khả năng tư duy, sáng tạo và sự tỉ mỉ của chính mình. Hãy luôn đặt câu hỏi về giá trị và sự tôn trọng mà email của bạn mang lại cho người nhận.
Bạn có kinh nghiệm gì khi sử dụng AI để viết email không? Hãy chia sẻ ý kiến hoặc những câu chuyện của bạn trong phần bình luận bên dưới nhé!
