Bạn không cần phải làm lộn xộn iPhone hay Mac của mình với một ứng dụng khác. Trình quản lý danh sách việc cần làm (to-do list) tốt nhất đã được tích hợp sẵn vào hệ sinh thái Apple – nó mạnh mẽ, miễn phí và đồng bộ hóa dễ dàng giữa các thiết bị của bạn. Vâng, chúng tôi đang nói về Apple Reminders. Đây là công cụ đắc lực giúp người dùng Việt quản lý tác vụ hiệu quả, tận dụng tối đa những gì Apple đã cung cấp mà không tốn thêm chi phí hay phải học cách sử dụng các ứng dụng phức tạp từ bên thứ ba. Hãy cùng tìm hiểu những lý do khiến Apple Reminders trở thành lựa chọn hàng đầu cho việc tổ chức công việc của bạn.
5. Tích Hợp Siri Mạnh Mẽ
Những ý tưởng và tác vụ thường xuất hiện trong đầu bạn vào những thời điểm bất tiện nhất – khi bạn đang lái xe, đang tập luyện nửa chừng, hoặc thậm chí đang trong phòng tắm. Trong những khoảnh khắc này, việc dừng lại để gõ chúng ra không phải lúc nào cũng thực tế. Một trong những lợi thế nổi bật của việc sử dụng Reminders chính là khả năng tích hợp liền mạch với Siri, trợ lý giọng nói của Apple.
Sử dụng Siri là một trong những cách yêu thích để ghi lại tác vụ nhanh chóng trên Mac và iPhone của chúng tôi. Thay vì mở ứng dụng Reminders và nhập tác vụ, bạn chỉ cần nói:
- “Hey Siri, nhắc tôi gọi John lúc 3 giờ chiều mai.”
- “Hey Siri, thêm ‘Mua trứng’ vào danh sách Mua sắm của tôi.”
- “Siri, nhắc tôi lên lịch cuộc họp vào thứ Sáu lúc 10 giờ sáng.”
Siri sẽ ngay lập tức tạo một lời nhắc với các chi tiết chính xác, giúp bạn tiết kiệm thời gian và giữ cho đôi tay rảnh rang để tiếp tục công việc đang làm.
Siri thêm tác vụ vào Apple Reminders trên iPhone
4. Đồng Bộ Hóa Liền Mạch Qua Mọi Thiết Bị
Một trong những lý do thuyết phục nhất để sử dụng Apple Reminders làm trình quản lý tác vụ chính của bạn là khả năng đồng bộ hóa hoàn hảo giữa các thiết bị. Chỉ cần kết nối các thiết bị của bạn bằng cùng một Apple ID và mọi tác vụ bạn tạo, chỉnh sửa hoặc hoàn thành sẽ được cập nhật tức thì trên tất cả các thiết bị. Ví dụ:
- Thêm một tác vụ trên máy Mac trong giờ làm việc, và nó sẽ chờ đợi bạn trên iPhone khi bạn di chuyển.
- Đặt một lời nhắc bằng Apple Watch, và nó sẽ đồng bộ với iPad của bạn.
- Đánh dấu một tác vụ đã hoàn thành trên iPhone và nó sẽ hiển thị đã hoàn thành trên Mac của bạn.
Mức độ tích hợp này giúp bạn dễ dàng duy trì sự sắp xếp, cho dù bạn đang ở bàn làm việc hay đang di chuyển.
3. Tích Hợp Sâu Rộng Với Các Ứng Dụng Apple Khác
Nếu bạn đang gặp khó khăn với một hệ thống năng suất phân mảnh – phải xoay sở với nhiều công cụ của bên thứ ba để quản lý tác vụ, lịch họp và ghi chú – đã đến lúc chuyển sang một cách tiếp cận đơn giản và gắn kết hơn. Bằng cách sử dụng các ứng dụng gốc của Apple cùng nhau, bạn có thể tạo ra một quy trình làm việc liền mạch giúp tiết kiệm thời gian.
Khi thử chỉ sử dụng các ứng dụng Apple cho công việc năng suất, chúng tôi đã ngạc nhiên về cách chúng hoạt động tốt cùng nhau. Ví dụ:
- Bạn có thể thường xuyên sử dụng ứng dụng Ghi chú (Notes) để lên ý tưởng bài viết hoặc phác thảo dàn ý. Với tích hợp Reminders, bạn có thể ngay lập tức tạo một tác vụ trực tiếp từ một ghi chú.
- Bất cứ khi nào tìm thấy một bài viết thú vị nhưng không có thời gian đọc ngay lập tức, tất cả những gì cần làm là chia sẻ liên kết Safari vào Reminders.
- Nếu một email yêu cầu theo dõi, bạn chỉ cần kéo nó từ ứng dụng Mail vào Reminders để tạo một tác vụ với liên kết đến email đó.
Khi sử dụng các ứng dụng tích hợp sẵn của Apple cùng nhau, mọi thứ đều được đồng bộ, hoạt động dễ dàng trên các thiết bị và giữ cho quy trình làm việc của bạn trôi chảy, không bị gián đoạn.
Chia sẻ trang web Safari trực tiếp vào ứng dụng Reminders
2. Thiết Lập Tổ Chức Công Việc Linh Hoạt và Tiện Lợi
Apple Reminders cung cấp một giải pháp đơn giản và tiện lợi để phân loại mọi loại tác vụ. Reminders cung cấp các danh sách cơ bản, nhưng bạn có thể nâng cao hơn nữa với các phần (Sections), danh sách thông minh (Smart Lists) và thậm chí cả chế độ xem kiểu Kanban.
Một cách tuyệt vời để bắt đầu là thiết lập một danh sách Hộp thư đến (Inbox list) để nhanh chóng ghi lại các tác vụ trước khi sắp xếp chúng vào các danh mục như Công việc, Du lịch hoặc Trường học. Trong các danh sách này, bạn có thể sử dụng Phần (Sections) để chia nhỏ các dự án thành các bước nhỏ hơn – ví dụ, trong danh sách Công việc, bạn có thể tạo một phần cho Chiến dịch Marketing hoặc Ra mắt Ứng dụng, mỗi phần với bộ nhiệm vụ phụ riêng.
Nếu danh sách của bạn bắt đầu trở nên lộn xộn, hãy chuyển sang chế độ xem cột kiểu Kanban để hình dung các tác vụ của bạn trong một định dạng kéo và thả gọn gàng.
Chế độ xem cột Kanban trong Apple Reminders giúp tổ chức công việc
1. Nhắc Nhở Dựa Trên Vị Trí Cực Kỳ Hữu Ích
Apple Reminders vượt xa các cảnh báo dựa trên thời gian đơn giản bằng cách cho phép bạn đặt lời nhắc dựa trên vị trí mà sẽ kích hoạt khi bạn đến hoặc rời khỏi một địa điểm cụ thể. Điều này có thể cực kỳ hữu ích cho các tác vụ gắn liền với một địa điểm chứ không phải một thời gian cụ thể.
Dù bạn đang rời nhà hay đến văn phòng, những lời nhắc dựa trên vị trí này sẽ nhắc nhở bạn đúng nơi. Ví dụ, bạn có thể đặt lời nhắc lấy đồ giặt khi rời nhà, tưới cây khi về nhà, hoặc thậm chí nhắc nhở bản thân về các tác vụ đã giao khi bạn đến văn phòng.
Dưới đây là cách đặt lời nhắc dựa trên vị trí trên Mac của bạn:
- Mở Reminders để tạo một lời nhắc mới.
- Nhấn vào biểu tượng thông tin (i) và bật Tại một vị trí (At a Location) để thêm địa điểm.
- Chọn xem lời nhắc sẽ kích hoạt khi Đến (Arriving) hay Rời đi (Leaving) khỏi địa điểm đó.
Đặt lời nhắc dựa trên vị trí trong ứng dụng Reminders trên Mac
Apple Reminders không chỉ là một ứng dụng to-do list đơn giản – đó là một trình quản lý tác vụ miễn phí và đầy đủ tính năng được tích hợp sẵn trong iPhone, Mac và các thiết bị Apple khác của bạn. Nếu bạn đã bỏ qua Reminders hoặc vẫn đang phụ thuộc vào các ứng dụng bên thứ ba phức tạp khác, thì giờ là lúc để dùng thử và trải nghiệm sự tiện lợi mà nó mang lại. Hãy bắt đầu tận dụng tối đa hệ sinh thái Apple để nâng cao hiệu suất làm việc và sắp xếp cuộc sống của bạn ngay hôm nay!
