Trước đây, mỗi buổi sáng của tôi thường bắt đầu bằng một “cơn lũ” email, khiến danh sách công việc cần làm bị phá vỡ hoàn toàn. Nhưng rồi tôi đã thay đổi. Giờ đây, những giờ làm việc yên tĩnh trước buổi trưa đã trở thành của riêng tôi – và tôi nhận thấy mình hoàn thành được nhiều việc hơn bao giờ hết. Thói quen này không chỉ đơn thuần là một thay đổi nhỏ mà đã trở thành một bí quyết giúp tôi quản lý email hiệu quả, tăng năng suất làm việc và giảm đáng kể mức độ căng thẳng trong cuộc sống.
Ban đầu, tôi biết mình sẽ được hưởng một số lợi ích nhất định từ việc không kiểm tra email trước buổi trưa, chẳng hạn như tăng khả năng tập trung. Tuy nhiên, nhiều lợi ích khác lại khiến tôi bất ngờ hơn rất nhiều.
Lợi Ích Bất Ngờ Khi Không Kiểm Tra Email Trước Buổi Trưa
Từ khi bắt đầu thử nghiệm thói quen mới này, cuộc sống và công việc của tôi đã có những thay đổi đáng kể theo chiều hướng tích cực.
1. Giảm Phản Ứng Thụ Động, Tăng Chủ Động
Kiểm tra email ngay khi vừa thức dậy có tác động tương tự như việc tôi từng làm với các thông báo điện thoại. Thay vì tập trung hoàn thành những nhiệm vụ cốt lõi giúp tôi tiến gần hơn đến mục tiêu, tôi thường xuyên rơi vào trạng thái phản ứng thụ động. Lúc nào tôi cũng cảm thấy mình đang bận rộn dập tắt “những đám cháy nhỏ” hơn là xây dựng nền móng cho những điều có ý nghĩa.
Hộp thư đến Gmail với nhiều email chưa đọc
Thực tế, nhiều email không hề khẩn cấp như tôi tưởng. Ngay cả khi ai đó yêu cầu phản hồi “càng sớm càng tốt”, tôi có thể đếm trên đầu ngón tay số lần thực sự cần phải phản hồi ngay lập tức. Ngoài việc không hoàn thành bất kỳ nhiệm vụ nào đã đặt ra, tôi còn cảm thấy bực bội với những người khác. Vì tôi không còn kiểm tra email trước buổi trưa, tôi trở nên điềm tĩnh và chủ động hơn nhiều khi cuối cùng mở hộp thư đến, tôi có thể tiếp cận mọi tin nhắn một cách logic và có kế hoạch.
2. Xóa Tan Lo Âu và Căng Thẳng Công Việc
Trước đây, tôi luôn lo lắng mình sẽ bỏ lỡ điều gì đó quan trọng nếu không kiểm tra email vào buổi sáng. Ví dụ, đôi khi tôi sợ rằng ai đó muốn thuê tôi cho một công việc mà tôi mong muốn, nhưng nếu tôi không phản hồi tin nhắn ngay lập tức, nhà tuyển dụng sẽ quên tôi và giao vai trò đó cho người khác.
Kể từ khi tôi ngừng kiểm tra email vào buổi sáng, tôi nhận ra rằng những lo lắng đó không có thật. Tôi vẫn được nhận vào những công việc thú vị, và trái ngược với những gì tâm trí tôi cố gắng nói, tôi không hề làm hỏng mối quan hệ với những người quan trọng. Vì ít lo lắng hơn, tôi thấy việc giảm căng thẳng và xây dựng thói quen email lành mạnh trở nên dễ dàng hơn nhiều.
3. Đạt Hiệu Suất Vượt Trội Mỗi Ngày
Một trong những lý do lớn nhất khiến tôi muốn đặt ra ranh giới với email là vì tôi liên tục bị xao nhãng khỏi công việc. Tôi luôn muốn làm việc hiệu quả và có những mục tiêu lớn, và tôi nhận thấy các thói quen công nghệ của mình – bao gồm kiểm tra email – đang cản trở tiến độ của tôi.
Tôi năng suất hơn rất nhiều sau khi không kiểm tra email vào buổi sáng. Tôi hoàn thành hầu hết các nhiệm vụ thiết yếu trước bữa trưa, điều này giúp tôi cảm thấy thư thái hơn trong phần còn lại của ngày. Một lợi ích phụ khác là tôi cảm thấy một sự thành công dễ chịu, điều này thúc đẩy tôi tiếp tục.
Chuột không dây trên bàn làm việc tại không gian coworking hiện đại
Tôi dám khẳng định rằng việc không kiểm tra email vào buổi sáng đã mang lại nhiều lợi ích hơn bất kỳ ứng dụng tăng năng suất làm việc từ xa hay công cụ tương tự nào khác.
4. Khơi Nguồn Sáng Tạo Không Giới Hạn
Trở nên ít phản ứng hơn, làm việc hiệu quả hơn và ít lo lắng hơn là một bộ ba mạnh mẽ. Khi kết hợp lại, chúng đã tạo nên sự khác biệt lớn trong khả năng sáng tạo của tôi. Tôi dành buổi sáng để ở một mình với những suy nghĩ của mình và làm những công việc thực sự tạo ra giá trị, tôi nảy ra vô số ý tưởng mới mỗi ngày. Thực tế, tôi có những ghi chú với hơn một trăm ý tưởng cho các dự án sáng tạo khác nhau của mình.
Nếu tôi hoàn thành công việc quan trọng trước buổi trưa, tôi vẫn không kiểm tra email. Thay vào đó, tôi sẽ đi dạo, động não hoặc viết nhật ký. Bằng cách để bộ não của tôi được tự do suy nghĩ, tôi thường phát triển được nhiều ý tưởng hơn nữa.
Chạy ứng dụng Adobe Photoshop và Lightroom trên iPad
Ngoài việc tạo ra ý tưởng, việc không kiểm tra email vào buổi sáng còn có nghĩa là tôi có nhiều năng lượng hơn cho các nhiệm vụ thiết yếu mỗi ngày. Nhờ đó, tôi có thể cống hiến hết mình và tìm ra những khoảng trống để thử những điều mới.
5. Cảm Giác Thư Thái, Kiểm Soát Thời Gian Tốt Hơn
Vì lớn lên ở một thành phố lớn, tôi từng cho rằng bận rộn là trạng thái mặc định của con người. Nhưng sau khi chuyển đến một nơi ít hỗn loạn hơn, tôi bắt đầu không thích cái cảm giác mà tôi chỉ có thể mô tả là luôn chạy đua với thời gian. Tôi không nhận ra thói quen email của mình đã góp phần vào cảm giác đó nhiều đến mức nào cho đến khi tôi ngừng làm theo chúng.
Tôi cảm thấy mình có nhiều thời gian hơn. Kết quả là tôi thư thái hơn, điều này mang lại cho tôi sự tự tin rằng mình sẽ hoàn thành mọi thứ trong danh sách việc cần làm. Ngoài việc không kiểm tra email, việc giảm số lượng mục trong danh sách công việc cũng đã giúp ích rất nhiều. Có một danh sách những việc không nên làm với các thói quen có thể mang lại hiệu quả tương tự.
Các Mẹo Thực Tế Giúp Bạn “Cai Nghiện” Email Buổi Sáng
Tôi rất muốn nói với bạn rằng tôi đã ngừng kiểm tra email một ngày và không bao giờ quay trở lại thói quen cũ. Tuy nhiên, tôi sẽ nói dối. Hành trình để đạt được điều này khá lộn xộn và mất vài tháng; một vài điều lớn đã tạo nên sự khác biệt lớn nhất.
1. Áp Dụng Kỹ Thuật Time-Blocking (Chặn Thời Gian)
Mặc dù time-blocking không hiệu quả với tôi trong hầu hết các trường hợp, tôi vẫn lên lịch một số khối thời gian làm việc sâu (deep work) vào sáng sớm. Tôi dành ra hai giờ không bị gián đoạn sau khi thức dậy để hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày, và tôi không được phép làm bất cứ điều gì – thậm chí không ăn sáng – cho đến khi thời gian này kết thúc.
Sau khi hoàn thành khối thời gian của mình, tôi sẽ ăn uống và đi tập gym trước khi tiếp tục công việc vào buổi chiều. Chỉ sau đó tôi mới kiểm tra email. Mặc dù tôi có nhiều sự linh hoạt hơn vì tôi làm việc từ xa, bạn vẫn có thể ít nhất hoàn thành công việc quan trọng ngay khi thức dậy.
Khối thời gian làm việc sâu được đánh dấu trên ứng dụng lịch
Bất kỳ ứng dụng lịch nào cũng phù hợp để chặn thời gian cho các buổi làm việc sâu vào buổi sáng của bạn. Hãy bắt đầu với 30 phút và tăng dần khi bạn cảm thấy thoải mái hơn. Một khi bạn thấy kết quả, bạn sẽ không còn cảm giác muốn kiểm tra email vào buổi sáng nữa.
2. Sử Dụng Công Cụ Chặn Trang Web và Ứng Dụng
Ý chí là có hạn, và tôi thà loại bỏ sự xao nhãng hơn là cố gắng chống lại nó. Tôi khuyên điều tương tự cho bất kỳ ai đang cố gắng xây dựng thói quen “không kiểm tra email vào buổi sáng”. Cách dễ nhất để dừng thói quen này là sử dụng trình chặn trang web và/hoặc ứng dụng.
Tôi sử dụng Cold Turkey để chặn email của mình ngay vào buổi sáng và bất kỳ trang web hoặc ứng dụng nào khác có thể làm tôi xao nhãng. Phiên bản miễn phí khá tốt, nhưng tôi khuyên bạn nên trả phí một lần để có phiên bản đầy đủ. Sau đó, bạn có thể lên lịch các khối chặn của mình.
Chặn các ứng dụng trong ứng dụng Cold Turkey
3. Đăng Xuất Tài Khoản và Xóa Bộ Nhớ Đệm Trình Duyệt
Tạo ra “ma sát” trong việc thực hiện bất kỳ thói quen nào bạn muốn dừng là rất quan trọng để hạn chế cám dỗ. Một trong những cách độc đáo nhất để làm như vậy là đăng xuất khỏi tài khoản email của bạn và xóa bộ nhớ đệm. Tôi thậm chí còn đi xa hơn là xóa thông tin đăng nhập email của mình khỏi bất kỳ trình quản lý mật khẩu nào tôi sử dụng (nhưng hãy đảm bảo bạn ghi lại chúng ở đâu đó!).
Những điều này một mình sẽ không ngăn bạn truy cập tài khoản email của mình, nhưng chúng khiến việc đăng nhập trở nên khó khăn hơn. Nếu bạn giống tôi, bạn có thể truy cập email thường xuyên hơn vì bạn có thể thấy hộp thư đến ngay lập tức. Những giây phút phụ trội đó đủ để khiến bạn suy nghĩ lại.
Email là một phần không thể tránh khỏi của cuộc sống, nhưng việc quản lý chúng là rất quan trọng. Việc đặt ra ranh giới – chẳng hạn như không xem hộp thư đến vào buổi sáng – đã thực sự thay đổi cuộc sống của tôi. Cho dù bạn đang học tập hay làm việc, tôi khuyên bạn nên làm điều tương tự nếu có thể; nếu không, hãy tìm một sự cân bằng phù hợp với bạn.
