Trong nhiều năm, tôi đã đa nhiệm như một người tung hứng trong rạp xiếc trên sợi dây thăng bằng. Tôi từng nghĩ mình đang hoàn thành được rất nhiều việc, cho đến khi một màn sương tinh thần kỳ lạ khiến tôi phải suy nghĩ lại về phương pháp làm việc của mình. Tôi bắt đầu thử nghiệm với đơn nhiệm – tập trung vào một việc tại một thời điểm – và mọi thứ đã thay đổi hoàn toàn. Phương pháp này không chỉ giúp tôi cải thiện sự tập trung mà còn nâng cao đáng kể hiệu suất công việc, giúp tôi tránh xa tình trạng kiệt sức và cảm thấy bình yên hơn trong công việc hàng ngày.
I. Giải Mã Lầm Tưởng Về Đa Nhiệm: Tại Sao Tôi Cần Thay Đổi?
Trong suốt nhiều năm, tôi đã tin rằng đa nhiệm là “liều thuốc chữa bách bệnh” cho cảm giác tội lỗi khi không đủ năng suất. Với vai trò là một người viết công nghệ, tôi luôn mở hàng loạt tab trình duyệt cho email, các bài báo cần nghiên cứu và công cụ tìm kiếm. Tôi vừa viết vừa xem YouTube, vừa trả lời tin nhắn Slack giữa cuộc gọi WhatsApp. Cứ ngỡ như tôi đang tận dụng tối đa từng phút giây, nhưng thực tế tôi chỉ đang “quay vòng tại chỗ”. Tôi còn cố gắng áp dụng các kỹ thuật để đa nhiệm hiệu quả hơn khi làm việc trực tuyến, nhưng vẫn không đạt được kết quả mong muốn.
Điều cuối cùng đã thôi thúc tôi thay đổi chính là hội chứng kiệt sức. Tôi làm việc nhiều giờ liền, nhưng đầu ra lại không hề được cải thiện. Thậm chí, cảm giác mọi thứ trở nên lộn xộn hơn. Tôi không thể nhớ những gì mình vừa đọc vài phút trước, gặp khó khăn khi hoàn thành nhiệm vụ mà không bị xao nhãng. Tệ nhất là tôi luôn trong trạng thái “bận rộn” nhưng hiếm khi thực sự hiện diện. Nỗi sợ thứ hai của tôi là suy giảm nhận thức.
Tôi bắt đầu tìm hiểu sâu vào các nghiên cứu và phát hiện ra một điều đáng kinh ngạc: chúng ta không thực sự “đa nhiệm”. Não bộ của chúng ta chỉ liên tục chuyển đổi nhanh chóng giữa các nhiệm vụ, và theo Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ (APA), mỗi lần chuyển đổi đều phải trả giá – sự chú ý giảm sút, hiệu suất chậm lại và tăng mệt mỏi tinh thần. Đó là lúc tôi quyết định thử điều ngược lại: đơn nhiệm (monotasking).
II. Đơn Nhiệm: Bí Quyết Năng Suất “Vàng” Của Tôi
Tôi không thực hiện một sự thay đổi đột ngột chỉ sau một đêm. Thay vào đó, tôi chọn một thói quen cụ thể để khắc phục: nghe các video hướng dẫn trên YouTube trong khi viết bài cho công việc. Lúc đầu, tôi nghĩ điều này vô hại – chỉ là tiếng ồn nền khi tôi gõ phím. Nhưng thực tế, tôi không thể tiếp thu nội dung video hay viết bài thật tốt. Các câu chữ của tôi thường lủng củng, và tôi thường phải xem lại cùng một video sau đó vì không đọng lại được gì.
Giờ đây, tôi dành riêng thời gian cho từng hoạt động. Khi viết, chỉ có tôi và tài liệu. Khi muốn học từ video, tôi dành toàn bộ sự chú ý – đeo tai nghe, mở sổ ghi chép. Tôi đã giảm thời gian viết của mình gần 30%, và tôi cũng tiếp thu được nhiều hơn từ các video. Để tăng cường sự tập trung, tôi thường viết ở chế độ toàn màn hình trên Microsoft Word với tính năng Focus Mode hoặc dùng Typora.
Chế độ tập trung (Focus Mode) trong Microsoft Word hỗ trợ đơn nhiệm
Dưới đây là hai ví dụ khác minh họa cách công nghệ từng là một phần của vấn đề đa nhiệm của tôi – và cách tôi sử dụng nó tốt hơn hiện tại.
Thí nghiệm 1: Chuyển đổi giữa các ứng dụng khi lập kế hoạch tuần
Trước đây: Lịch, danh sách việc cần làm và ghi chú dự án của tôi nằm rải rác trên ba ứng dụng: Google Calendar, Notion và Reminders. Tôi liên tục nhảy qua lại giữa chúng, cố gắng “tối ưu hóa” tuần làm việc của mình. Nhưng cuối cùng, tôi lại bị phân tâm bởi các ghi chú phụ hoặc email.
Bây giờ: Tôi dành 30 phút mỗi Chủ Nhật để lập kế hoạch cho tuần của mình chỉ trên một màn hình. Tôi vẫn sử dụng nhiều công cụ, nhưng tôi mở chúng lần lượt từng cái một. Đầu tiên, tôi xem lịch của mình. Sau đó, tôi kiểm tra Notion để xem mục tiêu dự án. Cuối cùng, tôi thêm các nhiệm vụ vào Reminders. Không còn Alt-tab, không còn xao nhãng. Thói quen này đã giúp tôi lập kế hoạch bình tĩnh, rõ ràng hơn mà không bỏ sót bất cứ điều gì.
Cấu hình đơn nhiệm với Lịch Google, Notion và Apple Reminders giúp lập kế hoạch hiệu quả
Bạn có thể thử sử dụng Focus Assist trên Windows hoặc Focus Mode trên macOS và đồng bộ chúng với các thiết bị Apple khác để tắt thông báo khi bạn lên kế hoạch hoặc làm việc.
Thí nghiệm 2: Kiểm tra email trong các cuộc họp video
Trước đây: Trong các cuộc họp, tôi thường để hộp thư đến mở. Tôi tự nhủ rằng mình đang duy trì năng suất bằng cách dọn dẹp email. Nhưng tôi đã bỏ lỡ một nửa cuộc trò chuyện và phải yêu cầu mọi người nhắc lại.
Bây giờ: Tôi chuyển sang chế độ toàn màn hình cho cuộc họp và ghi chú bằng bút và giấy hoặc một thiết bị riêng đã tắt thông báo. Tôi chỉ xem email trước hoặc sau cuộc gọi. Sự thay đổi này đã giúp tôi trở thành một người lắng nghe tốt hơn – và phản hồi chu đáo hơn.
Vô hiệu hóa thông báo trong Chrome để tăng cường đơn nhiệm khi làm việc
Nếu bạn sử dụng Zoom hoặc Google Meet, hãy tắt tùy chọn “Hiển thị thông báo email” trong khi gọi. Đừng sử dụng chế độ Picture-in-Picture để giữ tab cuộc họp hiển thị trên các tab khác. Việc loại bỏ dù chỉ một phần nhỏ sự xao nhãng cũng hữu ích hơn bạn nghĩ rất nhiều.
III. Đơn Nhiệm Đã Thay Đổi Tư Duy và Cuộc Sống Của Tôi Như Thế Nào?
Sau vài tuần áp dụng, tôi nhận thấy những thay đổi đáng ngạc nhiên. Tôi cảm thấy ít mệt mỏi hơn vào cuối ngày. Trí nhớ của tôi được cải thiện vì tôi không còn phải đọc lại những điều mình vừa đọc. Tôi làm ít việc cùng một lúc hơn nhưng lại hoàn thành được nhiều việc hơn.
Tôi cũng bắt đầu yêu thích công việc của mình hơn. Khả năng tập trung sâu là điều cần thiết để đạt được hiệu suất làm việc cao. Dù là viết một bài báo phức tạp hay đọc nghiên cứu, cảm giác “nhập tâm” đã trở nên gây nghiện đối với tôi. Tuy nhiên, giống như mọi thói quen khác, đơn nhiệm cũng cần thời gian để hình thành.
Cũng có những hạn chế nhất định. Đơn nhiệm không phải lúc nào cũng thực tế. Một số công việc đòi hỏi phải chuyển đổi ngữ cảnh nhanh chóng. Và một số nhiệm vụ, như gấp quần áo, có thể kết hợp tốt với các hoạt động khác (như nghe nhạc) mà không đòi hỏi nhiều năng lực nhận thức. Nhưng thử thách lớn nhất là thay đổi thói quen của tôi. Đa nhiệm đã “tái lập trình” bộ não để khao khát ảo ảnh về năng suất đó. Ban đầu, đơn nhiệm mang lại một cảm giác “nhàm chán” kỳ lạ. Nhưng tôi kiên trì, và sự buồn chán đó cuối cùng đã biến thành sự bình tĩnh.
Cuộc tranh luận giữa đơn nhiệm và đa nhiệm không phải là mới mẻ. Tuy nhiên, nếu bạn cảm thấy kiệt sức hoặc không hiệu quả với việc đa nhiệm, bạn cần phải có chủ ý hơn. Nếu bạn luôn bận rộn nhưng cảm thấy không bao giờ hoàn thành được việc gì, hãy thử điều này: chọn chỉ một nhiệm vụ, đặt hẹn giờ 25 phút và không làm gì khác ngoài nhiệm vụ đó. Chống lại mọi sự cám dỗ. Chỉ vậy thôi. Thí nghiệm nhỏ này có thể mang lại những bất ngờ lớn.
Hãy sử dụng công nghệ để hỗ trợ bạn, chứ không phải để gây hại. Các ứng dụng như Forest, Cold Turkey hoặc ngay cả tính năng Thời gian sử dụng trên iOS có thể giúp chặn các yếu tố gây xao nhãng. Tuy nhiên, nếu bạn vẫn muốn đa nhiệm một chút, hãy nhóm các nhiệm vụ tương tự lại. Chẳng hạn, nhóm các email, việc vặt hoặc cuộc họp lại với nhau để bộ não của bạn không phải liên tục chuyển đổi “bánh răng”.
Kết luận
Việc chuyển đổi từ đa nhiệm sang đơn nhiệm không chỉ là một thay đổi trong cách làm việc mà còn là một cuộc cách mạng trong tư duy và phong cách sống. Qua những trải nghiệm thực tế, tôi đã nhận ra rằng tập trung cao độ vào một nhiệm vụ tại một thời điểm giúp tăng cường đáng kể năng suất, cải thiện chất lượng công việc, nâng cao khả năng ghi nhớ và giảm thiểu căng thẳng, hội chứng kiệt sức. Dù có những thách thức ban đầu khi thay đổi thói quen, nhưng kết quả cuối cùng là một trạng thái làm việc hiệu quả và bình yên hơn.
Nếu bạn đang cảm thấy choáng ngợp bởi áp lực đa nhiệm và mong muốn tìm lại sự tập trung cũng như năng lượng, đừng ngần ngại thử áp dụng phương pháp đơn nhiệm. Hãy bắt đầu với một thí nghiệm nhỏ và cảm nhận sự khác biệt. Chia sẻ kinh nghiệm của bạn hoặc tìm hiểu thêm các mẹo tăng năng suất trên thuthuathuuich.com để cùng khám phá tiềm năng của phương pháp làm việc thông minh này nhé!
