Đôi khi, chỉ nghĩ đến lượng công việc khổng lồ trong danh sách việc cần làm cũng đủ khiến tôi choáng váng, dẫn đến cảm giác kiệt sức hoặc lại lãng phí thêm một giờ đồng hồ xem Netflix. Đó là lý do tôi thường cố gắng lên kế hoạch từng phút trong ngày. May mắn thay, tôi đã tìm thấy một công cụ AI làm điều đó tốt hơn tôi rất nhiều: Reclaim AI. Công cụ này đã trở thành trợ thủ đắc lực giúp tôi tối ưu hóa lịch trình, quản lý công việc hiệu quả và duy trì cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
5 Tính Năng Nổi Bật của Reclaim AI Giúp Tối Ưu Lịch Trình và Năng Suất
Reclaim AI là một công cụ lập lịch dựa trên trí tuệ nhân tạo, đồng bộ với Google Calendar của bạn, tự động sắp xếp các nhiệm vụ dựa trên mức độ ưu tiên và thời gian rảnh. Nó đảm bảo các công việc không bị trùng lặp hoặc lên lịch vào những khoảng thời gian bạn đã tự chặn hoặc khi Reclaim đã đặt trước cho các nhiệm vụ khác. Khi một nhiệm vụ có ưu tiên cao hơn xuất hiện, Reclaim sẽ tự động điều chỉnh lại lịch trình, ưu tiên các công việc sắp đến hạn hoặc còn nhiều việc phải hoàn thành.
1. Lên lịch công việc thông minh dựa trên ưu tiên và sự sẵn có
Thay vì mất thời gian để tự sắp xếp tất cả các nhiệm vụ vào lịch, tôi để Reclaim AI làm điều đó. Công cụ này xem xét các lịch hẹn không thể thay đổi, như các buổi học đã được đánh dấu trong Google Calendar của tôi. Khi tôi thêm nhiệm vụ vào Reclaim, nó sẽ tự động tránh lên lịch vào các khoảng thời gian đó, trừ khi tôi xóa chúng khỏi lịch hoặc có những khoảng trống giữa các buổi học. Sự linh hoạt này giúp tôi dễ dàng quản lý các lịch trình phức tạp mà không lo bỏ sót bất kỳ việc quan trọng nào.
Giao diện Reclaim Planner hiển thị danh sách các nhiệm vụ đã lên lịch
Reclaim AI không chỉ sắp xếp các công việc đơn lẻ mà còn tối ưu hóa toàn bộ lịch trình của bạn. Nó phân tích các thông tin đầu vào về thời gian rảnh, mức độ ưu tiên và thời hạn để đưa ra một lịch trình tối ưu nhất, giúp bạn tập trung vào công việc mà không phải lo lắng về việc sắp xếp thủ công. Điều này đặc biệt hữu ích cho những người có lịch trình bận rộn và nhiều đầu việc cần xử lý.
2. Chia nhỏ và sắp xếp nhiệm vụ lớn thành các phần nhỏ hơn
Một trong những tính năng tôi yêu thích nhất của Reclaim là khả năng chia nhỏ các nhiệm vụ lớn thành các phần nhỏ hơn và phân bổ chúng qua nhiều ngày. Ví dụ, tôi có kỳ thi cuối kỳ sắp tới và ước tính cần khoảng 40 giờ chuẩn bị ngoài giờ học. Thay vì tự mình sắp xếp thời gian trên lịch cho đến tuần thi, tôi chỉ cần vào Reclaim, tạo một nhiệm vụ có tên “Chuẩn bị thi cuối kỳ” và đặt thời lượng là 40 giờ. Tôi chọn tùy chọn “Split Up” (Chia nhỏ) để Reclaim tự động phân bổ công việc này trong nhiều ngày.
Tạo một nhiệm vụ mới trên Reclaim có tên "Finals Preparation" (Chuẩn bị thi cuối kỳ)
Sau đó, tôi thiết lập thời lượng tối thiểu và tối đa cho mỗi phiên học, và đặt hạn chót là ngày thi đầu tiên. Chỉ trong vài phút, Reclaim đã tự động sắp xếp các buổi học của tôi vào lịch mà tôi không cần phải làm gì cả! Nếu thời gian eo hẹp và có các nhiệm vụ kém quan trọng hơn đã được lên lịch, Reclaim sẽ tự điều chỉnh chúng để đảm bảo tôi hoàn thành việc chuẩn bị trước hạn chót đã đặt. Tính năng này thực sự hữu ích để giải quyết các dự án lớn, giúp giảm bớt cảm giác quá tải.
3. Tự động điều chỉnh lịch trình khi có thay đổi
Dù rất muốn hoàn thành mọi nhiệm vụ trong danh sách mỗi ngày, nhưng cuộc sống luôn có những điều bất ngờ xảy ra, khiến điều đó trở nên không thực tế. Một tính năng nổi bật của Reclaim so với nhiều ứng dụng lập lịch khác là khả năng tự động sắp xếp lại các nhiệm vụ nếu tôi bỏ lỡ chúng, hoặc nếu có thay đổi trong lịch trình hay ưu tiên.
Như đã đề cập, nếu một nhiệm vụ quan trọng hơn xuất hiện và thay đổi ưu tiên của tôi, Reclaim sẽ tự động lên lịch lại nhiệm vụ bị bỏ lỡ. Điều này đảm bảo không có gì bị bỏ sót, giúp các công việc của tôi luôn đi đúng hướng mà không cần bất kỳ nỗ lực bổ sung nào từ phía tôi. Công cụ này cũng cho phép bạn chọn liệu bạn muốn các nhiệm vụ tự động bắt đầu khi được lên lịch hay bắt đầu thủ công.
Thiết lập cài đặt bắt đầu và quản lý việc lên lịch nhiệm vụ
Nếu chọn tùy chọn đầu tiên, Reclaim sẽ giả định bạn đã bắt đầu nhiệm vụ vào thời gian đã định. Với tùy chọn thứ hai, bạn cần nhấn nút “Start” thủ công trước khi bắt đầu nhiệm vụ. Nếu không, Reclaim sẽ cho rằng bạn đã bỏ lỡ và lên lịch lại. Tôi đã bật tùy chọn thứ hai và nó thực sự đã cứu cánh cho tôi rất nhiều lần.
4. Bổ sung thời gian nghỉ ngơi để tránh kiệt sức
Một thói quen mà tôi không mấy tự hào là việc tôi thường xuyên đặt lịch quá tải mà không dành chỗ cho những khoảng nghỉ. Tôi có xu hướng lấp đầy từng phút trong ngày, nghĩ rằng mình có thể hoàn thành mọi nhiệm vụ với cùng một động lực mà không cần bất kỳ khoảng nghỉ nào. Nhưng thực tế thì không phải vậy.
Tôi đã chủ động cải thiện cân bằng giữa công việc và cuộc sống của mình và dần nhận ra rằng, dù việc cố gắng làm việc liên tục không nghỉ có thể giúp tôi hoàn thành các nhiệm vụ trong nửa đầu ngày, nhưng nó không bền vững về lâu dài. Đây là lúc Reclaim AI phát huy tác dụng. Nó tự động thêm các khoảng nghỉ giữa các nhiệm vụ, ngăn không cho chúng được lên lịch nối tiếp nhau.
Cài đặt thời gian đệm (buffer time) của Reclaim AI
Bạn có thể chọn thời gian nghỉ từ 15 phút đến một giờ (hoặc không nghỉ chút nào). Tôi đã đặt thời gian nghỉ là 30 phút trước mỗi nhiệm vụ. Reclaim cũng thêm “Thời gian thư giãn” sau các cuộc họp, mặc dù tôi ít sử dụng tính năng này vì hiếm khi có các cuộc họp cần tham dự. Tính năng này giúp tôi duy trì năng lượng và tránh tình trạng kiệt sức khi làm việc.
5. Theo dõi chi tiết cách bạn sử dụng thời gian
Một trong những cách tốt nhất để cải thiện năng suất là theo dõi xem thời gian của bạn đã đi đâu. Reclaim cung cấp một loạt các số liệu thống kê trong ba khoảng thời gian: 2 tuần gần nhất, 4 tuần gần nhất và 12 tuần gần nhất. Trong phần phân tích “My Time” (Thời gian của tôi), nó phân loại thời gian của bạn thành “Travel” (Di chuyển), “Deep work” (Công việc chuyên sâu) và “Shallow work” (Công việc nông).
Ngoài ra, nó còn hiển thị thời gian bạn dành cho “Habits & Tasks” (Thói quen & Nhiệm vụ) trong cùng các khoảng thời gian đó. Reclaim cũng theo dõi thời gian trung bình bạn dành cho các cuộc họp bên ngoài, họp một đối một và họp nhóm. Phần yêu thích của tôi là mục “Work-life balance” (Cân bằng công việc – cuộc sống), nơi hiển thị số giờ cá nhân trung bình, số giờ nghỉ phép và số giờ làm việc ngoài giờ làm việc thông thường của bạn.
Phân tích "Habit & Tasks" cùng với mục "Work-life balance" trên Reclaim AI
Mỗi lần kiểm tra, tôi lại nhận ra mình thực sự cần phải điều chỉnh lại lịch trình ngủ nghỉ! Những số liệu thống kê này cũng giúp tôi nhận diện các mẫu hình, ví dụ như liệu tôi có đang dành quá nhiều thời gian cho các công việc nông và cần chặn nhiều thời gian tập trung hơn cho công việc chuyên sâu hay không.
Tôi tin rằng Reclaim là một trong những công cụ đã thay đổi cuộc sống của tôi theo hướng tích cực, giúp giảm đáng kể số giờ tôi phải dành để sắp xếp các sự kiện trên lịch và đảm bảo thời gian của tôi được sử dụng cho những điều thực sự quan trọng. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý thời gian toàn diện, hiệu quả, và thông minh, Reclaim AI chắc chắn là một lựa chọn đáng cân nhắc.
