Việc phải cuộn qua lại giữa hai tài liệu Word để tìm ra sự khác biệt là một trải nghiệm không hề dễ chịu. May mắn thay, bạn không cần phải tốn công sức kiểm tra từng trang một cách thủ công. Microsoft Word cung cấp một phương pháp đơn giản hơn nhiều để nhận diện tất cả các điểm khác biệt giữa hai tài liệu Word, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng cường năng suất làm việc.
So Sánh Tài Liệu Word Bằng Tính Năng “Review > Compare”
Tính năng so sánh của Microsoft Word có thể tự động làm nổi bật tất cả các điểm khác biệt giữa hai tài liệu. Dưới đây là cách sử dụng tính năng này một cách hiệu quả:
- Mở một tài liệu Word mới và chuyển đến tab Review (Xem lại).
- Nhấn vào Compare (So sánh), sau đó chọn lại Compare (So sánh) từ các tùy chọn trong menu thả xuống.
- Chọn các tài liệu bạn muốn so sánh trong các trường Original document (Tài liệu gốc) và Revised document (Tài liệu đã sửa đổi).
- Tùy chọn, bạn có thể nhấp vào nút More (Thêm) để tùy chỉnh những gì bạn muốn so sánh trong các tài liệu.
- Nhấp OK để bắt đầu quá trình so sánh.
Hộp thoại Compare Documents trong Microsoft Word để chọn tài liệu so sánh
Sau khi hoàn tất các bước trên, Word sẽ hiển thị một chế độ xem ba ngăn, với ngăn trung tâm hiển thị tài liệu đã được kết hợp. Trong chế độ xem so sánh chính này, tất cả các thay đổi sẽ được làm nổi bật. Văn bản được chèn sẽ được gạch chân màu đỏ, trong khi văn bản đã xóa sẽ được đánh dấu bằng gạch ngang.
Giao diện ba ngăn của Microsoft Word hiển thị kết quả so sánh hai tài liệu Python với các thay đổi được đánh dấu
Ở ngăn bên phải, bạn sẽ thấy tài liệu gốc và tài liệu đã sửa đổi để tham chiếu. Ngăn bên trái sẽ hiển thị tóm tắt tất cả các thay đổi được thực hiện trong tài liệu đã so sánh, chẳng hạn như văn bản được chèn hoặc xóa. Mỗi thay đổi sẽ được liệt kê theo thứ tự, và bạn có thể nhấp vào bất kỳ thay đổi nào để điều hướng trực tiếp đến phần đó để xem xét thêm.
Bạn cũng có thể đóng các ngăn bên trái và bên phải để có chế độ xem tập trung hơn. Sau khi xem xét các thay đổi, bạn có thể vào File (Tệp) > Save As (Lưu dưới dạng) để lưu tài liệu so sánh cho lần sử dụng sau.
Hợp Nhất Thay Đổi Trong Quá Trình So Sánh Tài Liệu Word
Khi so sánh hai tài liệu Word, bạn có thể muốn hợp nhất các thay đổi từ tài liệu này sang tài liệu khác để tạo một phiên bản gọn gàng, thống nhất. May mắn thay, Microsoft Word làm cho quá trình này trở nên dễ dàng.
Khi bạn đang ở chế độ xem so sánh, nhấp vào nút Tracking (Theo dõi) trên dải băng, sau đó chọn Accept (Chấp nhận). Bạn có thể chọn Accept All Changes (Chấp nhận Tất cả Thay đổi) để tự động hợp nhất tất cả các sửa đổi vào tài liệu, hoặc chọn Accept and Move to Next (Chấp nhận và Chuyển sang Tiếp theo) nếu bạn muốn xem xét từng thay đổi thủ công trước khi hợp nhất.
Các tùy chọn chấp nhận hoặc từ chối thay đổi trong tài liệu Word sau khi so sánh
Tương tự, tùy chọn Reject (Từ chối) cho phép bạn loại bỏ bất kỳ thay đổi không mong muốn nào. Khi bạn thực hiện việc này, Word sẽ tự động điều chỉnh tài liệu dựa trên lựa chọn của bạn, bằng cách kết hợp các nội dung chèn hoặc hoàn tác các nội dung xóa.
Sau khi xem xét tất cả các thay đổi, tài liệu sẽ phản ánh phiên bản đã được hợp nhất, kết hợp nội dung gốc với các sửa đổi cần thiết. Word cũng cho phép bạn kết hợp tài liệu trực tiếp bằng cách vào tab Review (Xem lại), chọn Compare (So sánh) > Combine (Kết hợp), và chọn hai tài liệu bạn muốn hợp nhất.
So Sánh Tài Liệu Word Bằng Chế Độ “View Side-by-Side”
Nếu bạn không muốn sử dụng tính năng so sánh tự động của Word, bạn có thể so sánh tài liệu thủ công bằng cách sử dụng tùy chọn Side-by-Side View (Xem cạnh nhau). Điều này cho phép bạn xem cả hai tài liệu nằm cạnh nhau.
Để thực hiện điều này, hãy mở hai tài liệu Word bạn muốn so sánh. Sau đó, trong một trong các tài liệu, điều hướng đến tab View (Xem). Trong nhóm Window (Cửa sổ), nhấp vào nút View Side by Side (Xem cạnh nhau). Nếu có nhiều hơn hai tài liệu đang mở, bạn sẽ cần chỉ định tài liệu nào bạn muốn xem ở chế độ xem cạnh nhau.
Khi các tài liệu được sắp xếp ở chế độ xem cạnh nhau, bạn có thể cuộn chúng độc lập hoặc bật Synchronous Scrolling (Cuộn đồng bộ). Với tính năng này, việc cuộn qua một tài liệu sẽ tự động cuộn tài liệu kia đến phần tương ứng.
Nắm vững cách so sánh tài liệu trong Word có thể rất hữu ích khi bạn muốn xem xét các chỉnh sửa cộng tác hoặc theo dõi các thay đổi. Hơn nữa, nó còn loại bỏ sự cần thiết phải dựa vào các công cụ web trực tuyến để so sánh tài liệu.
