Khi làm việc từ xa đã trở thành một xu hướng phổ biến, nhiều người trong chúng ta hẳn không khỏi thắc mắc: liệu công ty có đang theo dõi vị trí làm việc của mình hay không? Cá nhân tôi, trước khi thực hiện chuyến đi kéo dài tại Mexico, đã dành thời gian tìm hiểu kỹ lưỡng về khả năng giám sát của công ty. Tôi muốn biết liệu họ có thể phát hiện ra tôi đang làm việc trên bãi biển thay vì trong văn phòng không. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ các phương thức mà công ty có thể sử dụng để xác định vị trí làm việc từ xa của nhân viên.
1. Theo Dõi Địa Chỉ IP Khi Đăng Nhập Mạng Công Ty
Bất kỳ công ty nào có bộ phận IT đều có khả năng ghi lại mọi địa chỉ IP khi bạn đăng nhập vào mạng nội bộ của họ. Địa chỉ IP của bạn có liên kết chặt chẽ với vị trí địa lý, và mặc dù không thể xác định chính xác từng mét, nó vẫn có thể chỉ ra khu vực tổng quát mà bạn đang kết nối. Các tập đoàn lớn, đặc biệt là những nơi xử lý thông tin nhạy cảm, chắc chắn sẽ theo dõi địa chỉ IP.
Giao diện trang web WhatIsMyIP hiển thị địa chỉ IP và vị trí địa lý ước tính của người dùng
Các công ty nhỏ hơn có thể có các chương trình kiểm tra vị trí đăng nhập, nhưng có thể không có quy trình bảo mật mạng nghiêm ngặt để kiểm tra từng địa chỉ IP cụ thể. Để ẩn địa chỉ IP công khai của mình khi làm việc ở bất cứ đâu, bạn cần sử dụng Mạng Riêng Ảo (VPN). Một VPN sẽ che giấu địa chỉ IP thực của bạn và làm cho nó xuất hiện như thể bạn đang kết nối từ máy chủ của nhà cung cấp VPN. Nếu bạn không muốn công ty biết mình đang ở nước ngoài, bạn có thể thiết lập VPN để IP của bạn xuất hiện từ quốc gia của mình. Hoa Kỳ thường có rất nhiều máy chủ VPN trải rộng khắp đất nước, vì vậy bạn thậm chí có thể tìm thấy một máy chủ ở thành phố hoặc tiểu bang của mình. Tuy nhiên, nếu bạn chọn phương pháp này, hãy kiểm tra kỹ VPN hoạt động ổn định trước khi bắt đầu hành trình “digital nomad” của mình, bởi vì chất lượng các dịch vụ VPN không đồng đều. Chắc chắn bạn không muốn bị phát hiện khi đang tận hưởng trên bãi biển!
2. Theo Dõi Địa Chỉ IP Trong Zoom, Microsoft Teams và Các Công Cụ Khác
Ngay cả khi tôi không cần kết nối vào mạng công ty, việc tham gia các cuộc họp Zoom là điều bắt buộc. Hầu hết các quản trị viên Zoom có thể không quan tâm người tham gia cuộc họp đăng nhập từ đâu, nhưng một quản trị viên kỹ tính, muốn đảm bảo nhân viên làm việc tại nhà, có thể sẽ để ý.
Màn hình cuộc họp Zoom với ba người tham gia và thanh công cụ bên cạnh, minh họa khả năng quản trị viên Zoom xem thông tin người dùng
Quản trị viên Zoom có thể dễ dàng xem địa chỉ IP công khai của mọi người dùng đăng nhập vào cuộc họp. Việc truy cập thông tin này rất đơn giản, chỉ cần vào bảng điều khiển và tìm liên kết “IP Usage” (Sử dụng IP). Tình hình tương tự cũng xảy ra với các công cụ làm việc nhóm khác như Microsoft Teams. Quản trị viên mạng có thể thấy địa chỉ IP của bạn khi bạn kết nối với Microsoft Teams của công ty.
3. Các Chương Trình Giám Sát Nhân Viên
Có thể bạn không biết, nhưng rất có thể có một số chương trình đang chạy ngầm trên máy tính làm việc của bạn, thu thập một lượng lớn dữ liệu. Nếu bạn đang sử dụng laptop của công ty, gần như chắc chắn rằng có phần mềm này đang ẩn mình, thu thập thông tin như thời gian sử dụng máy tính, năng suất làm việc, và tất nhiên, vị trí của bạn.
Một số loại dữ liệu được thu thập có thể báo động cho sếp của bạn rằng có điều gì đó không ổn. Chẳng hạn như lịch sử duyệt web, nội dung email, thao tác gõ phím, quay màn hình, thời gian dành cho các tác vụ cụ thể và vị trí của bạn. Ngay cả khi công ty không nghi ngờ việc bạn đăng nhập vào mạng ở thành phố bạn sinh sống rồi đột nhiên xuất hiện ở Mexico, họ có thể trở nên cảnh giác khi nhận thấy bạn có vẻ ít hoạt động trong khi lại thường xuyên tìm kiếm các nhà hàng ngon ở Cancun. Để kiểm tra xem công ty của bạn có sử dụng các chương trình này hay không, bạn có thể thử mở Task Manager (trên Windows) hoặc Activity Monitor (trên macOS) và tìm kiếm các phần mềm giám sát nhân viên phổ biến như Hubstaff hoặc ActivTrak.
4. Đọc Tin Nhắn Nội Bộ Của Bạn
“Miệng kín thì tàu mới không chìm.” Bạn có thể thực hiện mọi biện pháp phòng ngừa trên thế giới, nhưng nếu đồng nghiệp của bạn vô tình tiết lộ thông tin qua Slack hay Teams, mọi nỗ lực đều trở nên vô nghĩa. Nếu bạn có ý định đi khỏi thành phố mà không có sự cho phép của công ty, tốt nhất là nên giữ bí mật với càng ít người càng tốt. Ngay cả khi bạn trò chuyện qua tin nhắn riêng (direct message), quản trị viên vẫn có thể truy cập các tin nhắn này.
Giao diện kênh Slack công khai với các cuộc hội thoại được phân luồng, thể hiện khả năng truy cập tin nhắn của quản trị viên
Ngoài việc không nói với bất kỳ ai trong văn phòng, tốt nhất là bạn nên tránh đăng bài trên mạng xã hội. Tôi biết điều này có thể khó khăn, nhưng nếu bạn muốn giữ công việc của mình sau kỳ nghỉ làm việc từ xa, tốt nhất là đừng đăng bất kỳ bức ảnh tự sướng nào với đồ bơi.
5. Quản Lý Thiết Bị Di Động (MDM)
Công ty của bạn có lẽ đang quản lý hàng nghìn thiết bị. Với sự gia tăng của hình thức làm việc từ xa, rất có thể họ đang dựa vào Quản lý Thiết bị Di động (MDM) để theo dõi tất cả các thiết bị này. Để kiểm kê, quản lý và bảo vệ các thiết bị này, công ty của bạn có thể đang sử dụng MDM.
Quản trị viên IT của bạn có thể nhận được cảnh báo khi một thiết bị của công ty kết nối từ một khu vực đáng ngờ. Nếu công ty không có hoạt động kinh doanh ở Mexico, nhưng thiết bị của bạn lại nằm cách văn phòng 2.000 dặm, nó có thể bị gắn cờ là bị đánh cắp và bị khóa.
6. Có Cây Cọ Ở Hậu Cảnh
Người quản lý của tôi sẽ nhận ra điều gì đó bất thường nếu tôi sống ở Connecticut nhưng lại có cây cọ ở hậu cảnh cuộc gọi Zoom của mình. Trước khi bật camera, hãy đảm bảo bạn làm mờ nền hoặc sử dụng nền ảo. Công ty của bạn có thể không cần sử dụng các công cụ phức tạp để tìm ra bạn đang làm việc từ nước ngoài. Đừng để nền Zoom hoặc lựa chọn trang phục của bạn tố cáo bạn.
Kết luận
Có thể thấy, các công ty có nhiều phương pháp để theo dõi vị trí và hoạt động của nhân viên làm việc từ xa, từ địa chỉ IP, phần mềm giám sát, đến các yếu tố trực quan đơn giản. Việc hiểu rõ những cách thức này giúp bạn chủ động hơn trong việc bảo vệ quyền riêng tư và đảm bảo công việc không bị gián đoạn. Luôn cẩn trọng với các thông tin bạn chia sẻ, cả trong nội bộ lẫn trên mạng xã hội, và cân nhắc sử dụng các công cụ hỗ trợ như VPN nếu cần thiết. Bạn có bất kỳ kinh nghiệm hay lời khuyên nào khác khi làm việc từ xa không? Hãy chia sẻ ý kiến của bạn trong phần bình luận bên dưới nhé!
