Bạn đã bao giờ thử một danh sách việc cần làm (to-do list) và tự hỏi nó có thực sự cho bạn biết lý do tại sao bạn hoàn thành, hay không hoàn thành, một việc gì đó không? Với tôi, to-do list truyền thống chỉ chất đống như những “đài kỷ niệm của sự tội lỗi”. Vì vậy, tôi đã từ bỏ chúng và kết hợp hai phương pháp ghi chép để biến những hối tiếc thành hành động cụ thể.
Tại Sao Ghi Chép Lại Là Lựa Chọn Tối Ưu Hơn To-do List?
Trong nhiều năm, tôi vật lộn với những danh sách to-do list thường trở nên quá tải hoặc không thể hoàn thành vào giữa ngày. Việc gạch bỏ một mục mang lại sự hài lòng nhất thời, nhưng nó không thể ghi lại những ưu tiên hay suy nghĩ đang thay đổi của tôi. Tôi cần một hệ thống không chỉ liệt kê các nhiệm vụ; một thứ có thể kết hợp việc lên kế hoạch với ngữ cảnh, sự suy ngẫm, ý tưởng và theo dõi tiến độ.
Ghi chép (journaling) đã mang lại trải nghiệm phong phú hơn thế. Thay vì những danh sách kiểm tra tĩnh, ghi chép cho phép tôi kết nối các nhiệm vụ với bối cảnh và những hiểu biết cá nhân. Cách tiếp cận này đã giúp tôi giảm bớt lo lắng và tăng cường sự tập trung. Tôi nhận thấy rằng khi ghi chép, tôi tự nhiên nắm bắt các nhiệm vụ như một phần của dòng chảy công việc hàng ngày, thay vì coi chúng như những mục hành động riêng lẻ. Đó là lúc to-do list truyền thống bắt đầu trở nên kém hữu ích hơn.
Hệ Thống Nâng Cao Năng Suất Cá Nhân: Kết Hợp Bullet Journal và Interstitial Journaling
Hệ thống nâng cao năng suất của tôi là sự kết hợp của hai kỹ thuật ghi chép: Bullet Journaling và Interstitial Journaling.
Bullet Journaling sử dụng phương pháp ghi nhanh (rapid logging). Xin cảm ơn Ryder Carroll, người đã thiết kế ra nó. Bạn chỉ cần viết những ghi chú ngắn gọn, súc tích kết hợp với các ký hiệu để theo dõi nhiệm vụ, sự kiện và ghi chú một cách linh hoạt. Đây là phương pháp tuyệt vời để ghi lại các công việc hàng ngày, đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn thành và lên lịch. Điều tôi yêu thích là khả năng thích ứng của nó. Tôi có thể dễ dàng chuyển các nhiệm vụ chưa hoàn thành sang ngày khác hoặc làm nổi bật các ưu tiên.
Ví dụ minh họa một trang Bullet Journal với các ký hiệu ghi nhanh và danh mục công việc.
Interstitial Journaling là phương pháp ghi chú lấp đầy những khoảng trống giữa các nhiệm vụ và sự kiện. Đây là việc ghi lại những suy nghĩ, phản ánh, thách thức hoặc ghi chú tiến độ ngay khi chúng xuất hiện trong suốt cả ngày. Loại ghi chép này giúp kết nối giữa việc lập kế hoạch và thực thi. Nó cho phép tôi xử lý cảm xúc hoặc ý tưởng liên quan đến công việc mà không làm gián đoạn dòng chảy. Hơn nữa, nó còn làm nổi bật những yếu tố gây cản trở như sự sụt giảm năng lượng hoặc những khoảnh khắc làm việc tập trung sâu sắc mà thường bị bỏ qua trên một to-do list thông thường.
Bullet Journaling bao gồm phần Ghi chú (Notes), nơi bạn có thể dùng để thực hiện việc ghi chép “interstitial” những suy nghĩ của mình. Hãy chú ý đến những khoảnh khắc bạn chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác hoặc nghỉ giải lao.
Việc kết hợp hai phương pháp này mang lại cho tôi một nhật ký hàng ngày năng động về những gì tôi cần làm, tại sao điều đó quan trọng và cảm giác của tôi trong khi thực hiện. Nó cũng cung cấp một mảnh ghép còn thiếu mà tôi có thể xem lại bất cứ lúc nào: một câu chuyện theo trình tự thời gian giúp tôi hiểu rõ hơn về sự hỗn loạn hàng ngày.
Hướng Dẫn Tích Hợp Hệ Thống Ghi Chép Kỹ Thuật Số Trên Apple Notes
Ban đầu, tôi sử dụng một cuốn sổ tay vật lý. Mặc dù những lợi ích của việc sử dụng giấy cho to-do list hoặc ghi chép đã được biết đến rộng rãi, nhưng nó không thực sự thực tế cho việc chỉnh sửa nhanh chóng hay đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị. Chuyển sang kỹ thuật số đã giải quyết vấn đề đó. Dưới đây là cách tôi tích hợp Bullet Journal và Interstitial Journaling bằng Apple Notes làm công cụ ghi chép chính.
Thiết kế một mẫu Bullet Journal đơn giản giúp duy trì tính nhất quán. Để bắt đầu, hãy tổ chức nhật ký của bạn bằng cách tạo một thư mục chuyên dụng có tên “Bullet Journal”.
Bên trong thư mục này, bạn có thể thiết lập các ghi chú hoặc thư mục con cho nhật ký hàng ngày, theo dõi thói quen và đánh giá hàng tuần hoặc hàng tháng. Các thư mục con là tùy chọn và tùy thuộc vào bạn. Ví dụ, bạn có thể thiết lập ghi chú trong các thư mục con cho các dự án cụ thể. Bạn có thể xem các thư mục dưới dạng thư viện, sắp xếp chúng và tìm kiếm bất cứ thứ gì bên trong.
Giao diện Apple Notes hiển thị các thư mục được tổ chức để quản lý ghi chép theo phương pháp Bullet Journal.
Màn hình Apple Notes với các ghi chú và nhiệm vụ được sắp xếp theo bố cục Bullet Journal hàng ngày.
Một bố cục cơ bản có thể bao gồm ngày tháng, Nhiệm vụ (Tasks) trong ngày, Sự kiện (Events) và không gian cho Ghi chú (Notes), nơi chứa những suy ngẫm interstitial của tôi. Bạn có thể tùy chỉnh mẫu này để phù hợp với nhu cầu của mình và nhân bản nó hàng ngày hoặc lưu nó dưới dạng ghi chú có thể tái sử dụng.
Hiện tại, tôi đang thử nghiệm bằng cách thêm một phần Điểm Nhấn Hàng Ngày (Daily Highlight) tập trung. Tôi đặt nó ở đầu danh sách và đánh dấu bằng một biểu tượng cảm xúc khác biệt.
Để ghi lại suy nghĩ và hiểu biết sâu sắc giữa các nhiệm vụ trong phần Ghi chú, tôi tạo các ghi chú mới trong suốt cả ngày. Tôi sử dụng những ghi chú này để nhanh chóng ghi lại những gì tôi đang làm, cảm giác của tôi (ví dụ: tại sao tôi lại trì hoãn), hoặc bất kỳ ý tưởng nào nảy sinh.
Giao diện Apple Notes minh họa cách ghi lại các nhiệm vụ, sự kiện và ghi chú phản tư trong một trang Bullet Journal hàng ngày.
Nếu có liên quan, tôi sẽ liên kết các ghi chú trong Apple Notes với các mục Bullet Journal hoặc bất kỳ ghi chú nào khác để dễ dàng tham chiếu. Chỉ cần nhập >> bên cạnh từ khóa của bạn. Bạn thậm chí có thể liên kết ngược các ghi chú với nhau. Cách tiếp cận này giúp thêm nhiều nội dung hơn trong khi vẫn ghi lại dòng chảy trong ngày của tôi. Việc xem lại chúng mang lại những manh mối về thói quen làm việc mà một to-do list đơn giản bỏ lỡ.
Bạn cũng có thể gắn thẻ các mục Sự kiện và Ghi chú bằng các thẻ như #năng_lượng_thấp, #tập_trung_cao, #phân_tâm. Sau đó, bạn có thể lọc chúng từ thanh tìm kiếm và khám phá bất kỳ khuôn mẫu tiềm ẩn nào.
Hình ảnh thể hiện các ghi chú trong Apple Notes được liên kết với nhau và gắn thẻ để dễ dàng theo dõi và tìm kiếm thông tin theo chủ đề.
Apple Notes cung cấp một số tính năng hữu ích để nâng cao hệ thống ghi chép này. Sử dụng danh sách kiểm tra (checklists) để đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn thành, tạo bảng (tables) để theo dõi thói quen, và nếu bạn sử dụng iPad, hãy tận dụng tính năng viết tay với Apple Pencil để có cảm giác cá nhân hơn.
Bạn cũng có thể đính kèm ảnh, tài liệu hoặc bản phác thảo để làm phong phú thêm ghi chú của mình, giúp nhật ký tương tác và trực quan hơn. Những tính năng này biến Apple Notes thành một công cụ linh hoạt để quản lý cả nhiệm vụ và phản ánh.
Apple Notes cũng có các tùy chọn Đường kẻ và Ô vuông (Lines and Grids), có thể mang lại cho ghi chú của bạn cảm giác như một cuốn nhật ký vật lý. Ngoài ra, việc khóa các nhật ký của bạn mang lại cảm giác riêng tư tăng cường.
Hãy nhớ rằng, điều quan trọng không phải là công cụ. Mà là thói quen và hệ thống hoạt động hiệu quả cho bạn. Cả hai phương pháp ghi chép này đều rất đơn giản, bạn có thể sử dụng bất kỳ công cụ kỹ thuật số nào (ngay cả Google Keep cũng đủ tốt như một cuốn nhật ký) hoặc chỉ là giấy. Bạn chỉ cần những ký hiệu đơn giản nhưng nhất quán để theo dõi các nhiệm vụ của mình.
Mẹo Tối Ưu Hóa Ghi Chép Với Apple Notes (Hoặc Bất Kỳ Ứng Dụng Nào)
Nguyên tắc cốt lõi của một Bullet Journal là ghi nhanh với các ký hiệu (nhiệm vụ •, ghi chú -, sự kiện ○). Những ký hiệu này rất dễ tạo trong bất kỳ ứng dụng ghi chú nào. Nếu thích, bạn thậm chí có thể sử dụng biểu tượng cảm xúc.
Nhưng điều làm cho một Bullet Journal nổi bật là nguyên tắc cốt lõi thứ hai của nó: chuyển đổi có chủ đích (intentional migration).
Vào cuối ngày (hoặc đầu ngày hôm sau), tôi xem lại Nhật ký Hàng ngày một cách nghiêm ngặt. Điều gì nên được chuyển tiếp? Điều gì không còn liên quan? Hành động có chủ đích này ngăn chặn việc tích tụ nhiệm vụ và đảm bảo sự tập trung. Như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình, tôi đã sử dụng một biểu tượng mũi tên đơn giản để gợi ý việc di chuyển sang mục Nhật ký Hàng ngày tiếp theo. Tôi kiểm tra các Sự kiện và suy nghĩ về những hành động có thể chuyển thành nhiệm vụ hoặc dự án nhỏ cho sau này.
Ví dụ về việc di chuyển và lên lịch lại các nhiệm vụ chưa hoàn thành trong Bullet Journal để đảm bảo sự tập trung và ngăn ngừa tồn đọng.
Tôi thường thích viết tự do các mục ghi chép interstitial của mình trong phần Ghi chú. Đây là một ý tưởng: bạn có thể thiết lập một mẫu như thế này, theo mô hình chung của tôi:
- Bạn vừa làm gì.
- Mất bao lâu?
- Bạn cảm thấy thế nào (năng lượng, sự tập trung, cảm xúc).
- Bạn sắp làm gì tiếp theo (và thường là lý do tại sao).
Các nhiệm vụ không còn là những mục cô lập. Việc biến chúng thành có chủ đích giúp tôi hình dung chúng rõ ràng hơn.
Bạn thậm chí không phải lúc nào cũng cần gõ phím. Thỉnh thoảng, tôi sử dụng ứng dụng Ghi chú của iPhone để ghi nhật ký bằng giọng nói nhằm theo dõi sự trì hoãn.
Bất kỳ phương pháp ghi chép nào kết hợp việc ghi lại nhiệm vụ với bối cảnh, sự phản ánh và xem xét có chủ đích đều có sức mạnh làm cho một danh sách việc cần làm khô khan, thiếu ngữ cảnh trở nên lỗi thời. Mẹo ở đây là không cho phép hệ thống trở thành một gánh nặng mà chính nó (thay vì các nhiệm vụ) chiếm lấy sự chú ý của bạn. Vì vậy, đối với tôi, sự nhất quán và đơn giản của hệ thống là chìa khóa thực sự.
Tóm lại, việc chuyển đổi từ to-do list truyền thống sang hệ thống ghi chép kết hợp Bullet Journal và Interstitial Journaling đã mang lại một cách tiếp cận toàn diện và sâu sắc hơn trong việc quản lý công việc và cuộc sống cá nhân. Nó giúp bạn không chỉ theo dõi “cái gì” cần làm, mà còn hiểu “tại sao” và “cảm giác như thế nào” khi thực hiện, từ đó cải thiện đáng kể năng suất và sự tự nhận thức. Hãy thử áp dụng hệ thống này trên Apple Notes hoặc bất kỳ công cụ ghi chú yêu thích nào của bạn để tự mình trải nghiệm sự khác biệt. Chia sẻ kinh nghiệm của bạn trong phần bình luận bên dưới nhé!
