Tệp tin rải rác và việc đặt tên không nhất quán có thể khiến việc quản lý tệp trên Windows trở nên phức tạp và tốn thời gian. Tình trạng này không chỉ làm giảm năng suất mà còn gây khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin cần thiết. Tuy nhiên, với một vài mẹo đơn giản, bạn hoàn toàn có thể tổ chức lại tệp tin một cách khoa học, cải thiện đáng kể quy trình làm việc và biến máy tính của mình thành một công cụ hiệu quả hơn. Bài viết này sẽ cung cấp những thủ thuật thiết yếu để bạn tối ưu hóa việc sắp xếp và truy cập dữ liệu trên Windows 10 và Windows 11.
Sử Dụng Phím Tắt và Chuột để Tăng Tốc Chuyển Tệp
Giống như bất kỳ công cụ nào, việc thành thạo các phím tắt bàn phím có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, và điều này hoàn toàn đúng khi quản lý tệp trong File Explorer.
Đối với các tác vụ quản lý tệp cơ bản, bạn có thể sử dụng các phím tắt thông thường như Ctrl + C để Sao chép (Copy), Ctrl + X để Cắt (Cut), Ctrl + V để Dán (Paste) nội dung và Ctrl + A để chọn tất cả các mục trong một thư mục.
Bạn có thể bổ trợ kỹ năng phím tắt của mình bằng cách kết hợp với chuột. Ví dụ, bạn có thể giữ phím Ctrl và nhấp vào một hoặc nhiều tệp để chỉ chọn các tệp cụ thể. Để chọn nhiều tệp liên tiếp, hãy giữ phím Shift, chọn tệp đầu tiên, sau đó nhấp vào tệp cuối cùng để chọn tất cả. Nếu muốn tăng tốc hơn nữa, bạn có thể tìm hiểu thêm các kỹ thuật đơn giản để sao chép tệp nhanh hơn trong Windows 10 và 11.
Làm Chủ File Explorer và Các Phím Tắt Điều Hướng
Microsoft đã bổ sung tính năng tab vào File Explorer với bản cập nhật Windows 11 năm 2022, loại bỏ nhu cầu mở nhiều cửa sổ để làm việc với nhiều thư mục cùng lúc. Bạn có thể nhấn Ctrl + T bất cứ lúc nào để thêm một tab mới hoặc sử dụng biểu tượng dấu cộng (+) được tìm thấy ở phía trên cửa sổ Explorer.
Nếu bạn vẫn thích làm việc với nhiều cửa sổ, bạn vẫn có thể mở chúng bằng cách nhấn Win + E trên bàn phím. Bạn cũng có thể sắp xếp hai cửa sổ trong các bố cục khác nhau bằng cách sử dụng các phím mũi tên Win + Trái/Phải/Lên/Xuống.
Giao diện File Explorer Windows 11 với nhiều tab đang mở, hiển thị tính năng quản lý file mới
Bạn cũng có thể tùy chỉnh thanh truy cập nhanh (Quick Access toolbar) để truy cập nhanh hơn vào các thư mục thường dùng nhất của mình. Một cách tuyệt vời để thay đổi tốc độ truy cập tệp trong File Explorer là thay đổi thư mục đích, bạn có thể thực hiện bằng cách nhấp vào Tệp (File) ở góc trên bên trái. Sau đó, chọn Tùy chọn (Options) > Chung (General) và đặt Mở File Explorer thành (Open File Explorer to) thư mục bạn muốn nhắm tới.
Bạn có thể tìm hiểu thêm các mẹo File Explorer để quản lý tệp nhanh chóng nếu muốn tìm hiểu sâu hơn về các tùy chỉnh này.
Tăng Tốc Tìm Kiếm Tệp với Tính Năng Lập Chỉ Mục (Indexing)
Theo mặc định, tìm kiếm tệp của Windows có thể chậm và kém hiệu quả, gây khó khăn trong việc nhanh chóng tìm thấy những gì bạn cần.
Trong khi các công cụ tìm kiếm tệp của bên thứ ba là một lựa chọn, việc bật tính năng Lập chỉ mục (Indexing) là một giải pháp tích hợp có thể tăng tốc đáng kể các tìm kiếm của bạn.
Lập chỉ mục hoạt động bằng cách quét các tệp, email và các nội dung khác trên máy tính của bạn, sau đó lập danh mục thông tin của chúng. Khi bạn tìm kiếm PC sau khi lập chỉ mục, nó sẽ tìm kiếm trong chỉ mục các mục để tìm kết quả nhanh hơn.
Hộp thoại Tùy chọn Lập chỉ mục (Indexing Options) trên màn hình Windows 11, cấu hình tính năng tìm kiếm nhanh
Tính năng lập chỉ mục có thể ảnh hưởng đến hiệu suất hệ thống; do đó, khuyến nghị chỉ nên lập chỉ mục các tệp và thư mục mà bạn thường xuyên truy cập. Để tìm hiểu thêm về lập chỉ mục trong Windows, hãy khám phá hướng dẫn chi tiết của chúng tôi về cách lập chỉ mục Windows 11 để có kết quả tìm kiếm nhanh hơn.
Tổ Chức Tệp Tin Hiệu Quả Bằng Thư Mục và Quy Tắc Đặt Tên Thông Minh
Tổ chức các tệp của bạn với cấu trúc thư mục phân cấp rõ ràng là một cách hiệu quả để quản lý chúng. Với cách tiếp cận này, mỗi tệp sẽ nằm trong thư mục được chỉ định, cho phép bạn tìm thấy nó nhanh hơn khi cần.
Việc đặt tên thư mục và tệp chính xác cũng quan trọng không kém để tìm thấy các tệp quan trọng nhanh hơn. Tránh sử dụng các dấu câu như dấu gạch ngang, dấu phẩy hoặc dấu gạch dưới ở đầu tên tệp. Ngoài ra, hãy giữ tên tệp ngắn gọn, lý tưởng là dưới 35 ký tự.
Bạn cũng có thể thêm ngày vào tên tệp để làm cho nó mô tả hơn. Hoặc, nếu muốn tạo điểm nhấn, bạn thậm chí có thể thêm biểu tượng cảm xúc (emoji). Nếu bạn đã có một đống tệp và thư mục được đặt tên kém, đổi tên hàng loạt có thể giúp ích. Bạn luôn có thể tìm hiểu các mẹo chuyên nghiệp để đặt tên và tổ chức tệp trong Windows để giúp giữ các tệp của bạn được ngăn nắp.
Tự Động Hóa Việc Sắp Xếp Tệp với Ứng Dụng Bên Thứ Ba
Các tiện ích tự động hóa có thể giúp bạn tổ chức các tệp của mình tốt hơn.
Các ứng dụng như File Juggler có thể được tùy chỉnh để theo dõi các thay đổi trong thư mục của bạn và thực hiện các hành động dựa trên các quy tắc đã chỉ định. Ví dụ, bạn có thể cấu hình nó để di chuyển và đổi tên tệp dựa trên nội dung của tệp PDF, tổ chức tệp dựa trên đặc điểm của chúng, sử dụng dữ liệu EXIF để lập danh mục ảnh và tổ chức các tệp đa phương tiện.
Các ứng dụng tự động hóa tệp tuyệt vời khác cho Windows bao gồm PhotoMove, tổ chức ảnh bằng siêu dữ liệu, và TagScanner, một công cụ mạnh mẽ để tổ chức và đổi tên các tệp đa phương tiện. Bạn cũng có thể tìm thấy nhiều ứng dụng tổ chức tệp tuyệt vời khác cho Windows.
Dọn Dẹp Máy Tính: Xóa Tệp Cũ, Không Dùng và Làm Trống Thùng Rác
Các tệp cũ và không sử dụng chiếm dung lượng trên ổ cứng của bạn và làm phức tạp việc quản lý tệp. Nhiều tệp này, bao gồm cả những tệp trong Thùng rác (Recycle Bin) của bạn, hiếm khi được sử dụng nhưng lại chiếm một lượng đáng kể không gian.
Để dọn dẹp các tệp rác, hãy bắt đầu bằng cách dọn sạch Thùng rác của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng công cụ dọn dẹp ổ đĩa tích hợp sẵn để xóa các tệp tạm thời và tệp cài đặt Windows khỏi thư mục tải xuống.
Tiện ích Disk Cleanup (Dọn dẹp ổ đĩa) đang chạy trên Windows 11, giúp giải phóng dung lượng ổ cứng
Để được hướng dẫn, hãy xem danh sách các tệp và thư mục Windows mà bạn có thể xóa an toàn để giải phóng dung lượng mà không làm ảnh hưởng đến sự ổn định của hệ thống. Nếu bạn vẫn cần thêm dung lượng, bạn có thể sử dụng các công cụ phân tích ổ đĩa của bên thứ ba để tìm hiểu xem điều gì đang làm đầy ổ cứng của bạn.
Sử Dụng Nén Tệp để Tiết Kiệm Không Gian Lưu Trữ và Giảm Sự Lộn Xộn
Nếu việc xóa các tệp cũ không phải là một lựa chọn, việc nén chúng thành một kho lưu trữ có thể giúp giảm sự lộn xộn trên ổ đĩa lưu trữ của bạn trong khi vẫn duy trì cấu trúc tệp gốc. Nén tệp cũng là một cách hiệu quả để giảm việc sử dụng không gian ổ đĩa mà không cần xóa các tệp và thư mục.
Windows 11 hỗ trợ nén cơ bản để tạo và giải nén tệp ZIP, nhưng nó thiếu các tính năng nâng cao như mã hóa tệp và tương đối chậm hơn so với các lựa chọn thay thế của bên thứ ba. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng 7-Zip để tạo các kho lưu trữ tệp ZIP, RAR, TAR và GZIP cho các nhu cầu nén nâng cao hơn.
Tận Dụng Lưu Trữ Đám Mây để Truy Cập Dữ Liệu An Toàn và Tiện Lợi Hơn
Lưu trữ đám mây có thể đơn giản hóa quy trình làm việc của bạn bằng cách cung cấp quyền truy cập liền mạch vào các tệp trên nhiều thiết bị mà không cần truyền thủ công. Bạn có thể bắt đầu chỉnh sửa tài liệu trên PC chạy Windows của mình và tiếp tục ngay tại nơi bạn đã dừng lại trên một thiết bị khác bằng cách đăng nhập vào các dịch vụ như Microsoft 365 hoặc Google Drive.
Cài đặt ứng dụng OneDrive trên Windows 11, hiển thị tùy chọn đồng bộ hóa và lưu trữ đám mây
Nhiều dịch vụ lưu trữ đám mây cung cấp các công cụ để tổ chức tệp bằng các thư mục được mã hóa màu và gắn thẻ. Các công cụ này cũng cung cấp tính năng tìm kiếm mạnh mẽ hơn có thể nhanh chóng tìm thấy tệp bằng cách khớp các từ khóa trong tên tệp và thậm chí cả trong nội dung tài liệu.
Nếu bạn chưa sử dụng lưu trữ đám mây, hãy xem các dịch vụ lưu trữ đám mây tốt nhất này để sao lưu và chia sẻ tệp của bạn nhằm hợp lý hóa việc quản lý tệp của bạn.
Mặc dù không có phương pháp “một kích cỡ cho tất cả” để giữ các tệp Windows của bạn được tổ chức, nhưng những mẹo này có thể giúp bạn giảm sự lộn xộn, cải thiện hiệu quả và tìm thấy những gì bạn cần nhanh hơn mà không làm gián đoạn quy trình làm việc hiện có của bạn. Hãy bắt đầu áp dụng những thủ thuật này ngay hôm nay để biến trải nghiệm máy tính của bạn trở nên gọn gàng và năng suất hơn.
