Khi số lượng thiết bị công nghệ của bạn ngày càng nhiều, sự cộn lộn sẽ xuất hiện và gây trở ngại cho công việc hay những điều bạn muốn làm. Với một chút kế hoạch và vài mẹo thực tế, bạn hoàn toàn có thể biến mớ hỗn độn công nghệ thành một không gian làm việc ngăn nắp và hiệu quả. Bài viết này sẽ chia sẻ chi tiết cách tôi đã thực hiện điều đó, giúp bạn tối ưu hóa không gian của mình.
1. Đặt Mục Tiêu và Lên Kế Hoạch
Trước khi bắt tay vào bất kỳ công việc tổ chức nào, việc lên kế hoạch là vô cùng quan trọng. Tôi thường hình dung trong đầu những món đồ mình có và những vấn đề tiềm ẩn có thể gặp phải. Việc này giúp loại bỏ các vấn đề nhỏ ngay từ đầu, đảm bảo quá trình thực hiện diễn ra suôn sẻ hơn. Đồng thời, nó cũng giúp bạn có cái nhìn tổng thể và kịp thời điều chỉnh kế hoạch nếu cần.
Trong trường hợp của tôi, tôi đã đặt ra một vài mục tiêu đơn giản:
- Giảm thiểu sự lộn xộn trực quan và làm cho bàn làm việc dễ tiếp cận hơn.
- Có một vị trí cố định để cất giữ mọi thứ thay vì không biết đặt chúng ở đâu.
- Giảm thiểu thời gian tìm kiếm đồ vật.
Khi đặt ra các mục tiêu này, tôi nhận ra một số thách thức sẽ phải đối mặt:
- Có những vật dụng thường xuyên được sử dụng, việc cất đi rồi lấy ra liên tục sẽ rất phiền phức.
- Tôi có rất nhiều thiết bị công nghệ từ nhiều lĩnh vực khác nhau, cần tìm cách phân loại hợp lý.
- Không thể sử dụng hộp quá sâu vì tôi không muốn các món đồ chất chồng lên nhau và phải lục tung cả hộp để tìm một món đồ dễ vỡ.
Sau một thời gian suy nghĩ, tôi đã tìm ra các giải pháp cho những vấn đề này:
- Tôi sẽ giữ một chiếc hộp nhỏ gần bàn làm việc cho các vật dụng thường xuyên sử dụng và trả chúng về đúng vị trí vào cuối ngày.
- Tôi sẽ phân loại chúng theo kích thước và hình dạng: thiết bị lớn, thiết bị nhỏ, sau đó là phụ kiện và các bộ phận kèm theo.
- Tôi sẽ dọn sạch chiếc tủ sắt bên cạnh bàn làm việc có các ngăn kéo nông và dễ tiếp cận.
Tôi cố gắng không làm cho mọi thứ trở nên phức tạp, vì đó là cách nhanh nhất để cảm thấy quá tải và khiến công việc trở nên lớn hơn vẻ ngoài của nó. Điều bạn muốn là tạo ra một khuôn khổ đơn giản và dễ thực hiện. Bạn vẫn sẽ gặp phải các vấn đề trong quá trình sắp xếp, nhưng bạn sẽ rất vui vì đã có một hướng dẫn và đã giải quyết hầu hết các vấn đề rõ ràng trước khi thực sự bắt đầu.
2. Tập Hợp Mọi Thứ Trước Khi Sắp Xếp
Trước khi bắt đầu sắp xếp và cất mọi thứ đi, tốt nhất bạn nên lấy một chiếc hộp lớn và đặt tất cả những món đồ không ở đúng vị trí của chúng vào đó. Những thứ như dây cáp nằm rải rác, sạc, điện thoại dự phòng, ống kính, tai nghe, pin và những thứ tương tự; hãy gom tất cả vào một chiếc hộp lớn và nhìn ngắm chúng – điều này giúp bạn có cái nhìn tổng thể, và thậm chí bạn có thể tìm ra cách phân loại chúng hiệu quả hơn.
Ở giai đoạn này, bạn sẽ có cái nhìn rõ ràng hơn về nhiệm vụ sắp tới. Bạn có thể muốn thay đổi một vài điều so với kế hoạch ban đầu và điều đó hoàn toàn bình thường. Đó chính là mục đích của việc tập hợp mọi thứ, để hình dung mọi thứ một cách rõ ràng hơn. Nếu bạn chỉ bắt đầu đặt đồ vào vị trí mà không có kế hoạch, bạn sẽ lại rơi vào tình trạng lộn xộn một lần nữa mà không có hệ thống nào để giữ mọi thứ ngăn nắp lâu dài.
Tập hợp tất cả thiết bị điện tử và phụ kiện lộn xộn vào một chiếc hộp lớn để đánh giá tổng quan không gian cần sắp xếp.
Ở phía bên trái của hộp là những món đồ tôi quyết định bán và cho đi để giảm bớt sự lộn xộn trong không gian của mình. Tôi đã thay thế bộ Scarlett Solo và AT-2020 cồng kềnh của mình bằng một Rode VideoMic Go II đơn giản và đa năng hơn. Việc này biến nhiều món đồ thành một mà không làm giảm chất lượng. Tôi cũng có thể sử dụng nó với máy ảnh hoặc điện thoại của mình, giúp nó trở nên di động – điều mà bộ cài đặt thu âm cũ của tôi không thể làm được.
3. Chuẩn Bị Không Gian Lưu Trữ Chuyên Biệt
Ngăn kéo tủ kim loại trống rỗng, sẵn sàng để sắp xếp các thiết bị và phụ kiện công nghệ một cách ngăn nắp và hiệu quả.
Bây giờ bạn đã tập hợp tất cả mọi thứ cần sắp xếp, nhưng vẫn chưa phải lúc để đặt chúng vào vị trí. Đã đến lúc chuẩn bị “ngôi nhà” cho chúng. Nếu bạn đã có một không gian trống để đặt đồ, thì thật tuyệt. Tuy nhiên, tôi dự định tái sử dụng chiếc tủ sắt mà máy tính của tôi đang đặt lên trên và biến nó thành một không gian chức năng hơn. Rất có thể bạn cũng có một không gian có thể được tận dụng để trở nên hữu ích hơn – nó hoàn toàn miễn phí và sẽ làm cho không gian trở nên ý nghĩa hơn khi nó có một mục đích sử dụng rõ ràng hơn.
Trong trường hợp của tôi, tôi đã dọn sạch các ngăn kéo của mình. Tôi hài lòng với ngăn kéo trên cùng vì nó chứa đầy những vật dụng quan trọng không thuộc về công nghệ mà tôi cần dễ dàng tiếp cận. Tuy nhiên, mỗi ngăn kéo bên dưới lại là một mớ hỗn độn ngẫu nhiên của dây cáp, phụ kiện và những thứ tương tự. Tôi đã đặt những thứ đó vào thùng rác trong giai đoạn thu gom. Trong thời gian này, tôi cũng tìm thấy những món đồ tôi muốn đặt vào một khu vực “lưu trữ” ở ngăn kéo dưới cùng để tôi không phải bận tâm về chúng trong giai đoạn sắp xếp.
4. Sắp Xếp Có Chủ Đích và Tối Ưu Không Gian
Một chút bất ngờ: Tôi thực sự thấy rằng 90% số đồ công nghệ tôi muốn sắp xếp thực sự vừa vặn trong một ngăn kéo duy nhất. Tôi đã rất ngạc nhiên về mức độ hiệu quả của việc sắp xếp có chủ đích.
Phân Loại Theo Tần Suất Sử Dụng và Hình Dạng
Ngăn kéo chính này là nơi tôi đặt cáp, phụ kiện công nghệ, pin, thiết bị lưu trữ, v.v. Tôi đã phân loại mớ dây cáp lộn xộn bằng các túi zip và dán nhãn bằng bút mực không phai. Sau đó, tôi sắp xếp chúng theo thứ tự tần suất sử dụng, không quan trọng mức độ quan trọng. Nếu nó quan trọng nhưng hiếm khi được sử dụng, nó sẽ nằm ở phía sau – càng thường xuyên cần đến, nó càng nằm gần phía trước.
Tổng quan ngăn kéo chính chứa các phụ kiện và cáp công nghệ được sắp xếp gọn gàng theo hình dạng và tần suất sử dụng, giúp dễ dàng tìm kiếm.
Ở phía sau, hoặc phần bên trái của hình ảnh, là những túi cáp mà tôi quyết định giữ lại. Di chuyển sang phải, bạn có thể thấy các vật thể có hình dạng tương tự được đặt nằm nghiêng theo hàng: các phụ kiện ống kính máy ảnh hình trụ, sạc hình chữ nhật và một hộp nhỏ chứa nhiều thứ nhỏ khác như pin, thẻ SD, v.v. Tôi đã được truyền cảm hứng từ cách sắp xếp kiểu giá sách. Sẽ dễ dàng hơn nhiều khi lấy đồ từ các khe như thế này so với việc chúng chất chồng lên nhau.
Hầu hết các loại cáp tôi có là cáp USB-C. Mặc dù hầu hết chúng được đựng trong túi, tôi đã chọn một vài cáp USB-C có khả năng sạc nhanh hoặc truyền dữ liệu để đặt ở phía trước để dễ dàng truy cập.
Các Mẹo Tăng Cường Hiệu Quả Sử Dụng Không Gian
Một số thiết bị công nghệ thường dùng như microphone, USB hub được đặt gọn gàng trên các túi cáp, tận dụng tối đa không gian trong ngăn kéo.
Như bạn có thể thấy, tôi đã sử dụng một trong những túi cáp làm vách ngăn. Tôi nhận thấy rằng không gian phía trên hoàn hảo cho các vật dụng thường xuyên sử dụng. Các vật phẩm như Rode VideoMic Go II của tôi, bộ chia USB Anker và thước đo laser Xiaomi (chúng vừa vặn một cách vừa ý vào những vị trí đó và sẽ không di chuyển).
Tôi cũng đặt mút bọc mic Rode lên trên không gian mà tôi đặt các loại cáp thường dùng. Việc chất chồng đồ lên nhau có thể mâu thuẫn với những gì tôi đã nói trước đây, nhưng tôi có xu hướng sử dụng những món đồ ở trên hơn là những món đồ ở dưới.
Một "ngăn bí mật" được tạo ra bằng cách tận dụng không gian bên dưới hộp đựng pin máy ảnh, dùng để cất giữ các vật dụng ít dùng như ví lạnh hoặc cáp ngắn.
Một điều khác tôi thích là ngăn bí mật trong hình ảnh trên. Bên dưới hộp pin máy ảnh là nửa còn lại của hộp chứa các vật dụng hiếm khi được sử dụng – hoặc những thứ tôi muốn cất giấu như ví lạnh Trezor của tôi. Nó cũng chứa một số dây cáp rất ngắn mà tôi khó có thể sử dụng trong hầu hết các trường hợp.
Sau tất cả những điều này, tôi còn lại hai ngăn kéo trống. Một ngăn, tôi dùng để đựng những thứ lớn hơn mà tôi ít dùng, như tay cầm chơi game, bàn phím và chuột dự phòng, và máy chơi game PSP của tôi. Tôi thậm chí không cần một chiếc hộp để cất đi vì việc sắp xếp giúp mọi thứ dễ dàng đặt trở lại.
Tôi đã đạt được ba mục tiêu chính của mình nhưng không ngờ lại có thêm không gian lưu trữ mặc dù giờ đây tôi có thể cất giữ nhiều thứ hơn. Phần thưởng thêm này khiến công sức của tôi bỏ ra càng đáng giá hơn, và tôi hy vọng nó cũng sẽ đáng giá đối với bạn!
