Các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” (all-in-one productivity apps) thường được quảng bá như là giải pháp toàn diện cho mọi vấn đề quản lý công việc và cuộc sống. Ý tưởng này nghe có vẻ rất hứa hẹn trên lý thuyết: một công cụ duy nhất để theo dõi mọi thứ từ lịch trình, danh sách việc cần làm cho đến ghi chú và quản lý dự án. Tuy nhiên, trên thực tế, những ứng dụng năng suất tổng hợp này lại hiếm khi hoạt động hiệu quả như kỳ vọng, thậm chí còn gây ra nhiều bất tiện cho người dùng. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu những lý do chính khiến mô hình ứng dụng “tất cả trong một” này thường không mang lại kết quả như mong đợi, đặc biệt là đối với người dùng mong muốn tối ưu hóa năng suất cá nhân và công việc.
1. Cảm Giác Cồng Kềnh và Quá Tải Tính Năng
Khi bắt đầu sử dụng các ứng dụng năng suất tất cả trong một, người dùng thường bị thu hút bởi vô số tính năng mà chúng cung cấp. Các công cụ này tích hợp lịch, danh sách việc cần làm (to-do lists), tính năng ghi chú và nhiều tiện ích khác. Ban đầu, bạn có thể cảm thấy mình đã tìm thấy “chén thánh” trong việc quản lý dự án và công việc. Tuy nhiên, cảm giác đó nhanh chóng tan biến khi bạn thực sự bắt tay vào sử dụng (hoặc cố gắng sử dụng) chúng.
Nhiều ứng dụng năng suất “tất cả trong một” có giao diện người dùng khá rối rắm và lộn xộn, đặc biệt là nếu chúng là các công cụ mới chưa có đủ thời gian để cải thiện trải nghiệm người dùng. Bảng điều khiển (dashboard) thường nặng nề, và việc điều hướng có thể trở nên phức tạp hơn mức cần thiết. Ngay cả một số ứng dụng năng suất tổng hợp đơn giản hơn cũng có thể gây cảm giác “phình to” khi tích hợp quá nhiều tính năng. Chúng đã đủ khó chịu khi sử dụng trên máy tính để bàn, nhưng các ứng dụng di động của chúng thậm chí còn gây khó chịu hơn. Do đó, nếu bạn muốn theo dõi công việc khi đang di chuyển, bạn có thể sẽ thất vọng.
Giao diện cài đặt cộng tác tài liệu của ứng dụng Spike thể hiện nhiều tính năng phức tạp
2. Gây Choáng Ngợp và Khó Bắt Đầu
Một sai lầm lớn mà nhiều người mắc phải về năng suất là cố gắng làm cho nó trở nên quá phức tạp. Một số người (và các nhà phát triển ứng dụng) đáng buồn thay lại nghĩ rằng càng nhiều tính năng thì một ứng dụng càng tốt. Tuy nhiên, điều xảy ra lại hoàn toàn ngược lại. Thay vì trở thành một “bậc thầy năng suất”, bạn có thể sẽ cảm thấy choáng ngợp và kiệt sức trong nhiều trường hợp.
Các ứng dụng năng suất tất cả trong một thường gây cảm giác choáng ngợp, và đôi khi thật khó để biết nên bắt đầu từ đâu. Trong nhiều trường hợp, bạn có thể cảm thấy mình cần phải sử dụng mọi tính năng, dẫn đến việc thực tế làm việc ít hơn và tốn nhiều thời gian vào việc bảo trì không cần thiết.
Notion là một ví dụ điển hình. Mặc dù Notion là một công cụ tuyệt vời để ghi chú (dù đôi khi nó có thể quá mức cần thiết), nhưng nhiều người không còn sử dụng nó để tổ chức toàn bộ cuộc sống của mình. Quá thường xuyên, họ cảm thấy cần phải sử dụng mọi loại mẫu template mà nó cung cấp. Một số công cụ email tích hợp tính năng năng suất, như Spike, cũng mang lại hiệu ứng tương tự. Việc mở một ứng dụng và bị “tấn công” bởi hàng loạt tính năng mới hiếm khi dẫn đến năng suất thực sự, và kết quả là người dùng thường không muốn sử dụng chúng. Nếu có thể tùy chỉnh ứng dụng để loại bỏ bớt một số tính năng, câu chuyện có lẽ đã khác.
3. Độ Tin Cậy Thấp và Rủi Ro Duy Trì
Trong nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực công nghệ và viết về các ứng dụng khác nhau, tác giả đã chứng kiến rất nhiều sự chuyển đổi. Nhiều ứng dụng đã ra đời rồi biến mất, và cá nhân tác giả rất hoài nghi về bất kỳ xu hướng hay công cụ mới nào chưa thực sự vượt qua thử thách của thời gian. Cơn sốt AI cuối năm 2022 và đầu năm 2023 là một ví dụ điển hình; rất nhiều ứng dụng đã được thử nghiệm nhưng hiện nay không còn tồn tại.
Theo quan điểm của nhiều chuyên gia, nhiều ứng dụng năng suất tất cả trong một mới không đủ ổn định để sử dụng lâu dài. Thật khó để tin tưởng một công cụ tuyên bố sẽ giải quyết mọi vấn đề của bạn nhưng lại có nguy cơ cao sẽ biến mất hoặc ngừng cập nhật một khi nguồn vốn đầu tư mạo hiểm cạn kiệt. Ngay cả khi bạn vẫn có thể sử dụng công cụ đó về mặt kỹ thuật, bạn cũng không muốn tự đặt mình vào một trong những nguồn lây nhiễm phần mềm độc hại phổ biến nhất.
Trước khi sử dụng bất kỳ công cụ nào thường xuyên, chứ chưa nói đến phần mềm năng suất, nó cần phải tồn tại ít nhất 4-5 năm. Lý tưởng nhất, nó nên có lợi nhuận vào thời điểm bạn bắt đầu sử dụng. Bằng cách đó, bạn biết rằng nó ít có khả năng biến mất khi bạn đã quen với tất cả các tính năng.
Bên cạnh việc không chắc chắn về khả năng tồn tại lâu dài, các ứng dụng năng suất tất cả trong một thường không đáng tin cậy khi sử dụng. Chẳng hạn, người dùng thường gặp phải tình trạng ứng dụng bị treo thường xuyên hơn so với các ứng dụng đơn lẻ. Hơn nữa, đã có những trường hợp thông tin của người dùng không được đồng bộ hóa hoặc bị xóa. Một phiền toái khác thường gặp là tài khoản bị đăng xuất thường xuyên, và bạn cần đăng nhập lại mỗi khi mở ứng dụng. Nếu đang cố gắng lên kế hoạch cho ngày của mình, việc liên tục phải đăng nhập là điều cuối cùng bạn muốn làm.
4. Áp Lực Tạo “Hệ Thống Hoàn Hảo”
Các ứng dụng năng suất tất cả trong một sở hữu một loạt tính năng hấp dẫn khiến người dùng khó lòng không muốn thử. Ngoài việc ghi chú, lịch và danh sách việc cần làm, bạn có thể làm cho các tác vụ của mình trông đẹp mắt hơn với biểu đồ Gantt hay bảng Kanban đẹp mắt. Mặc dù điều này nghe có vẻ tuyệt vời trên lý thuyết, nhưng bạn thường sẽ làm được ít việc hơn so với việc giữ mọi thứ đơn giản.
Giao diện plugin Kanban cho việc quản lý tác vụ trực quan trong Obsidian, minh họa hệ thống phức tạp
Khi sử dụng các công cụ này, bạn thường có cảm giác cần phải tạo ra một “hệ thống hoàn hảo”. Trừ khi bạn đã tối ưu hóa hoàn hảo các tác vụ của mình và sử dụng phối màu lý tưởng, bạn có thể cảm thấy việc bắt đầu làm các công việc đã liệt kê là một sự lãng phí thời gian. Bạn có thể tạo ra hệ thống hoàn hảo một vài lần, nhưng cuối cùng, bạn sẽ cảm thấy mệt mỏi vì phải duy trì nó. Đôi khi, bạn sẽ có những tháng khó khăn hơn, và đến một lúc nào đó, bạn có thể tự hỏi liệu mình có thực sự cần quá nhiều chuông và còi hay không. Giữ mọi thứ đơn giản và tập trung vào công việc là một trong những chiến thuật năng suất tốt nhất; nhiều phương pháp thay thế khác thường được đánh giá quá cao.
5. Đạt Được Hiệu Quả Tương Tự Với Ứng Dụng Đơn Giản Hơn
Mặc dù bạn nên cố gắng tránh việc chuyển đổi ngữ cảnh (context-switching) càng nhiều càng tốt, nhưng bạn thường có thể đạt được kết quả năng suất tuyệt vời với các ứng dụng đơn giản. Thay vì sử dụng một công cụ năng suất tất cả trong một, hãy xem xét sử dụng:
- Todoist hoặc Things 3 cho danh sách việc cần làm (hoặc thậm chí là sử dụng danh sách việc cần làm bằng giấy).
- Google Calendar hoặc Apple Calendar để quản lý thời gian của bạn.
- Asana để lập kế hoạch thời hạn dài hạn.
- Google Keep, Notion hoặc Apple Notes để ghi chú.
Trừ khi bạn đang thực hiện một công việc chuyên biệt nghiêm túc, bạn không cần quá nhiều công cụ khác. Bạn thường sẽ cảm thấy thoải mái hơn sau khi chuyển sang một hệ thống dễ dàng hơn, cùng với việc thấy dễ dàng hơn trong việc duy trì. Nhờ đó, bạn sẽ trở nên năng suất hơn về lâu dài.
Chặn thời gian làm việc chuyên sâu trên ứng dụng lịch, minh họa cách quản lý thời gian đơn giản và hiệu quả
Các ứng dụng năng suất tất cả trong một có thể phù hợp với một số người, nhưng chúng thường quá phức tạp đối với người dùng thông thường. Bạn không nhất thiết cần một công cụ làm mọi thứ, và trên thực tế, việc sử dụng một công cụ như vậy có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp. Thay vào đó, điều bạn cần là một hệ thống đơn giản mà bạn có thể kiên trì sử dụng và duy trì.
