Mỗi buổi sáng đều là một khởi đầu mới. Tuy nhiên, giống như thư mục khởi động (startup folder) trên máy tính, tôi không muốn tâm trí mình bị quá tải bởi vô số thứ xuất hiện lộn xộn. Việc lập kế hoạch cho ngày mới từ đêm hôm trước giúp tôi có một sự chuẩn bị tốt hơn và bắt đầu công việc một cách trôi chảy. Phương pháp này đã trở thành một thói quen hiệu quả, giúp tôi tối ưu năng suất và quản lý thời gian tốt hơn, đồng thời giảm đáng kể sự trì hoãn không cần thiết.
Vì Sao Lập Kế Hoạch Đêm Hôm Trước Giúp Tăng Động Lực Và Hiệu Suất?
Cảm giác uể oải sau khi thức dậy đồng nghĩa với việc bộ não của chúng ta chưa sẵn sàng cho những quyết định quan trọng. Lập kế hoạch từ đêm hôm trước tận dụng một mẹo tâm lý mạnh mẽ: những lợi ích tinh tế của giấc ngủ. Trong khi chúng ta ngủ, tiềm thức sẽ xử lý các ưu tiên cho ngày hôm sau, giúp chúng ta trở nên hiệu quả hơn trong một số nhiệm vụ nhận thức nhất định. Điều này giống như một vận động viên vào vị trí sẵn sàng trước tiếng súng hiệu lệnh.
Thay vì phải vật lộn với danh sách việc cần làm trong lúc uống cà phê, tôi biết chính xác mình phải bắt đầu từ đâu. Tôi không cho phép bộ não có cơ hội tranh luận về nhiệm vụ đầu tiên; nó đã được định sẵn. Sự rõ ràng này giúp giảm thiểu sự do dự và khởi động khả năng tập trung của tôi ngay lập tức.
Bạn không nhất thiết phải dùng điện thoại di động hay máy tính, nhưng các công cụ kỹ thuật số có thể giúp việc này dễ dàng hơn. Tôi từng thử nghiệm sử dụng ChatGPT để thiết lập thói quen buổi sáng. Gần đây, tôi đã chuyển đổi việc này sang buổi tối hôm trước.
Giao diện ChatGPT hiển thị dưới dạng trợ lý lập lịch và quản lý công việc, minh họa cách AI có thể hỗ trợ sắp xếp lịch trình cá nhân.
Thói quen này có thể giúp bạn tiết kiệm 15 đến 30 phút do dự vào buổi sáng và chuyển hướng năng lượng đó vào công việc hiệu quả. Tuy nhiên, bạn không nhất thiết phải tuân theo hệ thống của tôi. Các thói quen lập kế hoạch hiện tại của bạn vẫn có thể hoạt động tốt – chỉ cần thử nghiệm thực hiện chúng vào đêm hôm trước và xem liệu nó có giúp ích hay không. Bạn cũng có thể tận dụng những lợi ích tuyệt vời của việc sử dụng giấy cho các danh sách việc cần làm và tránh xa màn hình.
Lập Kế Hoạch Vào Buổi Sáng: Cái Bẫy Của Sự Trì Hoãn?
Lập kế hoạch vào buổi sáng thường là vỏ bọc cho sự trì hoãn, ngụy trang dưới danh nghĩa năng suất. Sức mạnh ý chí của chúng ta thường ở mức thấp nhất ngay sau khi thức dậy. Việc đối mặt với một hộp thư đến tràn ngập, tiếng chuông Slack liên tục, hoặc một danh sách công việc lớn và không rõ ràng có thể gây cảm giác choáng ngợp. Bộ não của chúng ta dường như không còn nhận biết ranh giới giữa thế giới thực và kỹ thuật số nữa, và vì vậy, chúng ta bắt đầu trì hoãn.
Bạn có thể nói: “Tôi sẽ chỉ kiểm tra email nhanh thôi,” và đột nhiên 45 phút trôi qua chỉ để phản ứng theo chương trình của người khác thay vì của riêng bạn. Hoặc bạn bị kẹt nhìn chằm chằm vào một danh sách công việc khó nhằn và rồi đầu hàng trước những công việc dễ dàng hơn như sắp xếp màn hình máy tính.
Lập kế hoạch vào buổi sáng thường biến thành công việc mang tính phản ứng. Các thông báo và yêu cầu khẩn cấp đánh cắp sự tập trung của bạn trước khi bạn kịp sắp xếp các ưu tiên của mình.
Một số công cụ kỹ thuật số tôi sử dụng đã làm tình hình trở nên tồi tệ hơn theo nhiều cách khác nhau:
- “Sóng thần” thông báo: Các ứng dụng email và nhắn tin như WhatsApp tràn ngập những đoạn hội thoại chưa đọc, làm chệch hướng sự tập trung của tôi trước khi tôi có thể ngồi xuống để lập kế hoạch trong ngày.
- Cái bẫy danh sách vô tận: Việc mở một danh sách công việc khổng lồ, chưa được sắp xếp trong Asana mà không có ưu tiên rõ ràng gây ra sự tê liệt.
- Tìm kiếm ngữ cảnh: Cố gắng nhớ tại sao tôi lại thêm các công việc hoặc các tài liệu quan trọng nằm ở đâu.
Lập kế hoạch vào buổi tối hoạt động như một liều thuốc an thần chống lại tình trạng này. Tôi có thể chủ động thiết lập ngày của mình, trước khi sự hỗn loạn và xao nhãng kỹ thuật số tràn ngập.
Các Bước Thực Tế Để Lập Kế Hoạch Buổi Tối (Sử Dụng Công Nghệ)
Bắt đầu khá đơn giản. Hãy sử dụng cấu trúc chung này để xây dựng thói quen hàng đêm của riêng bạn, chỉ mất từ 5 đến 10 phút. Hãy nhớ rằng, các công cụ không quan trọng bằng hệ thống hay thói quen.
Giải Tỏa Tư Duy & Ghi Lại (Brain Dump & Capture)
Giải phóng tâm trí bằng cách ghi lại những suy nghĩ hoặc công việc vẩn vơ.
Bạn có thể sử dụng các ứng dụng như Apple Notes, Google Keep, hoặc Evernote để ghi chú nhanh. Nếu muốn, việc ghi lại suy nghĩ dưới dạng nhật ký giọng nói trên iPhone là một thử nghiệm đáng giá để tiết kiệm thời gian.
Xem Xét & Ưu Tiên (Review & Prioritize)
Mở trình quản lý công việc chính của bạn. Đó có thể là bất kỳ ứng dụng phổ biến nào bạn chọn như Todoist, Microsoft To Do, hoặc TickTick.
Xem lại các ghi chú mới, danh sách công việc của bạn và lịch trình ngày mai. Sau đó, chọn Nhiệm vụ Quan trọng nhất (MIT) của bạn và đánh dấu rõ ràng. Tôi gọi đó là “Điểm nhấn hàng ngày” (My Daily Highlight), và tôi phân loại nó là một thứ Khẩn cấp, Hài lòng, hoặc Vui vẻ.
Bảng tính Google Sheets minh họa phần "Điểm nhấn hàng ngày" (My Daily Highlight) với các mục được phân loại là khẩn cấp, hài lòng hoặc vui vẻ, giúp ưu tiên công việc hiệu quả.
Giới hạn các công việc hàng ngày khác của bạn chỉ trong 3 đến 5 mục quan trọng để giảm cảm giác quá tải. Sử dụng danh sách “Someday” (Để sau) hoặc hoãn lại các nhiệm vụ ít khẩn cấp hơn.
Chặn Thời Gian (Time Blocking)
Sử dụng các ứng dụng phổ biến như Google Calendar, Fantastical, Apple Calendar hoặc Motion. Kéo hoặc nhập các công việc vào lịch của bạn với các khoảng thời gian thực tế, bao gồm cả thời gian đệm. Luôn lên lịch cho công việc, nghỉ ngơi, tập thể dục và bữa trưa. Hãy coi chúng như những cuộc hẹn quan trọng.
Sử dụng mã màu cho các công việc để dễ dàng tham khảo nhanh (ví dụ: màu xanh lam cho công việc chuyên sâu, màu xanh lá cây cho cuộc họp, màu cam cho thời gian nghỉ ngơi, v.v.).
Nếu chặn thời gian không phù hợp với bạn, hãy thử phương pháp gom nhóm công việc (Task Batching). Tôi thường xuyên luân phiên giữa hai phương pháp này vì các ngày và nhiệm vụ không phải lúc nào cũng giống nhau.
Chuẩn Bị Không Gian Làm Việc Cho Ngày Mai
Đóng các tab và ứng dụng bạn sẽ không cần vào ngày mai.
Mở các tài liệu hoặc công cụ quan trọng liên quan đến các công việc đầu tiên của bạn và lưu các liên kết vào lịch hoặc ghi chú công việc. Nếu tôi đang viết một bài báo, tôi sẽ đánh dấu chúng trong một thư mục tạm thời có tên “Bắt đầu từ đây.”
Khi bạn bắt đầu các công việc quan trọng của mình, hãy kích hoạt Chế độ Tập trung (Focus Modes trên iOS/macOS) hoặc An toàn kỹ thuật số/Không làm phiền (Digital Wellbeing/Do Not Disturb trên Android) để loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng trong các khoảng thời gian làm việc đã định.
Màn hình cài đặt "Chế độ Tập trung" (Focus Mode) trên thiết bị Android, cho phép người dùng chặn các ứng dụng gây xao nhãng để tăng cường sự tập trung trong công việc.
Tôi đề cập đến công việc kỹ thuật số ở đây, nhưng những lời khuyên này áp dụng cho mọi thứ. Ví dụ, nếu bạn đi tập gym vào buổi sáng, hãy chuẩn bị đồ đạc từ đêm hôm trước.
Kiểm Tra Lần Cuối & Cam Kết
Xem lại lịch và các công việc để đảm bảo kế hoạch của bạn tập trung và thực tế. Đóng các ứng dụng gây xao nhãng và cam kết trong tâm trí với “ứng dụng năng suất tối thượng” mà tất cả chúng ta đều có — chiếc đồng hồ.
Lập kế hoạch vào buổi tối không chỉ là viết một danh sách việc cần làm; đó là một thói quen chiến lược. Sử dụng các công cụ kỹ thuật số để ghi lại, ưu tiên, lên lịch và chuẩn bị trước khi ngủ giúp bộ não của chúng ta có đủ thời gian để hình dung về ngày hôm sau. Ngoài ra, hãy nhớ rằng nếu có điều bất ngờ xảy ra, bạn luôn có thể lập kế hoạch vi mô và thay đổi mọi thứ. Bạn sẽ chuyển đổi từ cảm giác quá tải sang sự rõ ràng và từ căng thẳng buổi sáng sang động lực làm việc hiệu quả.
