Trước đây, tôi từng có thói quen lập kế hoạch chi tiết cho mỗi ngày, theo từng giờ. Mỗi tối trước ngày làm việc, tôi lại ngồi xuống và tỉ mỉ ghi lại từng hoạt động cho mỗi giờ trong ngày vào một bảng tính Excel. Tuy nhiên, kể từ đó, tôi đã chuyển sang một lựa chọn tốt hơn nhiều – đó là Task Batching (ghép nhóm công việc). Phương pháp này đòi hỏi ít nỗ lực hơn mà lại phù hợp với thói quen làm việc của tôi một cách đáng kinh ngạc.
Task Batching Là Gì?
Ngành công nghiệp quản lý thời gian và năng suất được xây dựng trên ý tưởng rằng con người luôn muốn tận dụng tối đa từng phút trong ngày. Điều này đã dẫn đến sự ra đời của vô số chiến lược và hệ thống được thiết kế để tối đa hóa và tối ưu hóa những phút giây quý giá đó.
Task Batching là một trong những chiến lược hứa hẹn mang lại một ngày làm việc hiệu quả hơn. Nói một cách đơn giản, Task Batching là việc bạn lấy các nhiệm vụ từ danh sách công việc cần làm và nhóm chúng lại dựa trên sự tương đồng hoặc loại nỗ lực cần thiết để hoàn thành chúng. Ví dụ, tất cả các công việc liên quan đến viết email, thực hiện cuộc gọi điện thoại, hay động não sáng tạo đều có thể được nhóm lại để hoàn thành trong một đợt tập trung duy nhất.
Ý tưởng đằng sau Task Batching là giảm thiểu gánh nặng nhận thức gây ra bởi việc thường xuyên chuyển đổi giữa các nhiệm vụ, vốn có thể làm giảm sự tập trung và năng suất. Bằng cách tập trung vào một loại nhiệm vụ duy nhất tại một thời điểm, bạn có thể làm việc hiệu quả hơn, giảm thiểu lỗi và dễ dàng đạt được trạng thái dòng chảy (flow state).
Task Batching Khác Biệt Thế Nào So Với Time Blocking?
Task Batching có vẻ tương tự với một kỹ thuật năng suất khác, đó là Time Blocking (phân bổ thời gian theo khối), nhưng chúng lại là hai cách tiếp cận khác nhau trong quản lý thời gian. Time Blocking chia nhỏ một ngày dựa trên số giờ có sẵn, với một hoạt động cụ thể được chỉ định cho mỗi giờ làm việc.
Ngược lại, Task Batching chia lịch trình dựa trên số lượng nhiệm vụ cần làm và mức độ liên quan của chúng. Với Task Batching, tôi có thể làm việc trên các nhóm nhiệm vụ khác nhau bao lâu tùy ý, mà không cần phải gán các khung thời gian cụ thể.
Mặc dù Task Batching vẫn quan tâm đến việc chỉ định các khung thời gian cho hoạt động của bạn – nếu không thì nó đã không phải là một kỹ thuật quản lý thời gian – nhưng điểm khác biệt chính là thời lượng và tần suất của các khung thời gian này không phải là trọng tâm chính.
Time Blocking chưa bao giờ thực sự hiệu quả với tôi. Nó mang lại rất nhiều sự sắp xếp cho một ngày của bạn, có lẽ là quá nhiều. Làm việc theo một lịch trình được phân bổ thời gian khiến tôi trở nên vội vã hơn, và thật bực bội khi tôi không thể hoàn thành một cuộc hẹn hoặc phải trì hoãn một nhiệm vụ đã lên lịch trước đó.
Tại Sao Task Batching Hiệu Quả Hơn?
Task Batching phù hợp hơn với cách tôi làm việc và đã mang lại một trải nghiệm ít bực bội hơn rất nhiều. Tôi ít khi phải chuyển đổi giữa các nhiệm vụ, và tôi cảm thấy thoải mái hơn khi sắp xếp lại một nhóm công việc sang một khoảng thời gian khác. Tôi có thể phân bổ năng lượng tốt hơn trong suốt cả ngày, điều này giúp tôi tự tin hơn về những gì mình đã hoàn thành vào cuối ngày.
1. Không Tốn Chi Phí Chuyển Đổi
Ưu điểm quan trọng nhất của Task Batching là nó giúp ngăn chặn chi phí chuyển đổi (switching costs). Chi phí chuyển đổi, hay còn gọi là thuế dịch chuyển, là tác động tiêu cực đến hiệu suất và trạng thái dòng chảy khi bạn phải chuyển sự chú ý giữa các nhiệm vụ. Nếu bạn đã từng thử làm nhiều việc cùng lúc, ví dụ như lái xe và dùng điện thoại, hoặc vừa xem phim vừa nhắn tin, bạn sẽ nhận thấy một khoảng thời gian điều chỉnh trước khi sự chú ý của bạn có thể tập trung lại vào nhiệm vụ hiện tại.
Lịch Google với các khối thời gian được phân bổ
Việc chuyển đổi giữa các nhiệm vụ làm tiêu tốn thời gian và nỗ lực, và việc bị gián đoạn khi đang làm việc, dù chỉ trong chốc lát, đã được chứng minh là khiến con người lo lắng và bực bội hơn. Task Batching giảm thiểu việc chuyển đổi ngữ cảnh bằng cách nhóm các hoạt động tương tự lại. Các nhiệm vụ này sẽ được hoàn thành trong một phiên làm việc tập trung duy nhất, điều này thường có nghĩa là chúng tốn ít thời gian và nỗ lực hơn để hoàn thành. Để tránh bị phân tâm, bạn nên trao đổi về giờ làm việc tập trung của mình với gia đình và đồng nghiệp.
2. Linh Hoạt Hơn
Task Batching là một kỹ thuật năng suất linh hoạt hơn so với Time Blocking. Tôi có thể linh hoạt với các khung thời gian được chỉ định cho các hoạt động, điều này đặc biệt tuyệt vời cho các công việc sáng tạo. Ví dụ, tôi có thể chỉ định một khối Viết lách và quyết định hoãn các nhiệm vụ khác cho đến khi tôi hoàn thành tất cả các nhiệm vụ viết trong ngày.
Mặc dù nên tránh gián đoạn càng nhiều càng tốt, nhưng Task Batching thường có khả năng chống chịu tốt hơn với những gián đoạn không thể tránh khỏi so với Time Blocking. Khi một sự gián đoạn xảy ra, tôi có thể tạm dừng và tiếp tục nhóm công việc mà không làm gián đoạn hoàn toàn quy trình làm việc của mình hoặc cần phải lập lại toàn bộ kế hoạch trong ngày.
3. Cải Thiện Năng Suất Cá Nhân
Mặc dù điều này mang tính chủ quan hơn, tôi đã đạt được nhiều thành công hơn với Task Batching so với Time Blocking. Tôi hoàn thành các nhiệm vụ trong thời gian kỷ lục với ít nỗ lực hơn. Làm việc theo nhóm nhiệm vụ cũng có nghĩa là thời gian của tôi dễ theo dõi hơn, và tôi có thể dễ dàng nhìn thấy mình đang dành phần lớn thời gian cho việc gì.
Điều quan trọng là phải sắp xếp các khoảng thời gian nghỉ ngơi đều đặn để duy trì năng lượng và tránh kiệt sức, bất kể bạn sử dụng phương pháp năng suất nào. Tôi cũng có thể sắp xếp các hoạt động ít tốn sức hơn vào những khoảng thời gian mà mức năng lượng của tôi ở mức thấp nhất.
4. Kỳ Vọng Thực Tế Hơn
Với Time Blocking, tôi có xu hướng lấp đầy mọi giây bằng hoạt động và ép buộc bản thân phải làm việc hiệu quả ngay cả khi điều đó không hợp lý. Tôi muốn trở thành một người đa tài và cố gắng sắp xếp một hoạt động từ mọi sở thích của mình vào một ngày. Điều đó tốn thời gian, choáng ngợp và hầu như không mang lại kết quả.
Ngược lại, Task Batching giúp tôi giữ mình trong thực tế. Các nhiệm vụ thường mất nhiều thời gian hơn so với thời gian tôi phân bổ cho chúng và có một giới hạn về số lượng hoạt động tôi có thể đảm nhận trong một ngày. Việc tập trung năng lượng vào các nhiệm vụ quan trọng nhất có ý nghĩa hơn là phân tán bản thân vào nhiều nỗ lực khác nhau.
Với Task Batching, tôi hiểu rõ hơn về một ngày làm việc điển hình trông như thế nào, và tôi có thể đặt các ưu tiên của mình hiệu quả hơn. Tôi sử dụng Microsoft To-do và Google Calendar, nhưng cũng có một số công cụ quản lý thời gian khác có thể hữu ích.
Mặc dù Cal Newport và các chuyên gia năng suất khác có thể nói, việc lập lịch trình từng phút trong thời gian của bạn sẽ không phù hợp với tất cả mọi người, đặc biệt là những người cảm thấy bối rối khi nhìn vào một lịch trình được phân bổ thời gian đầy đủ. Với Task Batching, việc đắm chìm vào công việc mà không cần xem bao nhiêu phút đã trôi qua và còn bao nhiêu thời gian đã trở nên dễ dàng hơn, và đó chắc chắn là cách tôi thích làm việc.
Task Batching là một công cụ đáng kinh ngạc trong kho vũ khí năng suất của tôi, nhưng nó cũng không phù hợp với mọi phong cách làm việc. Đã có những lúc Task Batching không thực sự hữu ích. Tuy nhiên, sức mạnh của Task Batching chính là sự linh hoạt và khả năng thích ứng của nó. Bạn có thể điều chỉnh mọi thứ cho đến khi có một hệ thống thực sự phù hợp với mình.
