Trong cuộc sống hiện đại, mỗi chúng ta đều phải đối mặt với vô số tác vụ lặp đi lặp lại trên máy tính cá nhân. Từ việc sắp xếp tệp tin, soạn thảo email, đến việc mở các ứng dụng hay thực hiện các thao tác hệ thống, những công việc này dù nhỏ nhưng có thể tiêu tốn đáng kể thời gian và năng lượng. May mắn thay, có rất nhiều ứng dụng bên thứ ba dành cho Windows có thể giúp bạn tự động hóa các tác vụ này, giải phóng bạn khỏi gánh nặng của sự lặp lại và giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Bài viết này sẽ giới thiệu 8 công cụ tự động hóa Windows mạnh mẽ, từ đơn giản đến phức tạp, giúp bạn biến chiếc PC của mình thành một trợ thủ đắc lực.
Dù bạn là một người dùng phổ thông hay một chuyên gia kỹ thuật, những công cụ này đều có tiềm năng cách mạng hóa quy trình làm việc của bạn. Chúng không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu lỗi do thao tác thủ công, đảm bảo mọi công việc diễn ra mượt mà và chính xác. Hãy cùng khám phá những giải pháp tự động hóa hữu ích này để nâng cao năng suất làm việc hàng ngày của bạn trên hệ điều hành Windows.
8. aText: Mở Rộng Văn Bản Thông Minh
aText là một công cụ mở rộng văn bản tuyệt vời, cho phép bạn tạo các phím tắt cho những cụm từ, câu, hoặc đoạn văn bản thường xuyên sử dụng. Theo thời gian, công cụ này có thể giúp bạn tiết kiệm hàng giờ mỗi tháng, đồng thời giảm thiểu đáng kể lỗi chính tả. Nhưng aText không chỉ dừng lại ở việc mở rộng văn bản cơ bản.
Bạn có thể tạo các mẫu cá nhân hóa với các trường động như ngày, giờ, hình ảnh và nhiều hơn nữa. Ví dụ, tôi sử dụng aText để tự động hóa mẫu email giới thiệu tác giả hàng ngày của mình bằng phím tắt atpxx. Tôi cũng có các phím tắt khác cho địa chỉ nhà riêng, địa chỉ văn phòng, email và các URL trang web thường dùng. aText hỗ trợ văn bản định dạng (rich text), văn bản thuần túy (plain text), script và các tùy chọn nâng cao hơn. Công cụ này được tải xuống miễn phí, nhưng bạn có thể nâng cấp lên phiên bản trả phí (5 USD/năm) để có trải nghiệm không quảng cáo.
Giao diện phần mềm aText trên Windows 11 hiển thị tùy chọn tạo phím tắt mở rộng văn bản và mẫu tùy chỉnh.
7. AutoHotKey: Ngôn Ngữ Kịch Bản Mạnh Mẽ
AutoHotKey là một ngôn ngữ kịch bản tự động hóa phổ biến dành cho Windows. Mặc dù bạn có thể sử dụng nó như một công cụ mở rộng văn bản tương tự aText, nhưng khả năng của nó còn vượt xa hơn thế. Bạn có thể viết một kịch bản để gán phím nóng mở một chương trình và thực hiện một tác vụ trong đó, nâng cao chức năng clipboard tích hợp sẵn, tạo các giao diện người dùng (GUI) cơ bản để tương tác với các chương trình làm việc của bạn, và thậm chí gán lại một tổ hợp phím thành một phím đơn như Alt+Tab=Win để chuyển đổi giữa các ứng dụng.
Dưới đây là một số cách khác mà tôi sử dụng AutoHotKey để tự động hóa các tác vụ lặp lại bằng các phím tắt:
- Nhanh chóng tạo liên kết Google Meet mới và sao chép vào clipboard.
- Tự động sửa các lỗi chính tả phổ biến.
- Di chuyển chuột đến giữa một cửa sổ đang hoạt động trên màn hình siêu rộng.
- Tạo phím tắt để nhanh chóng mở tìm kiếm Google từ bất kỳ ứng dụng nào.
- Khởi chạy các thẻ Asana cụ thể để quản lý tác vụ nhanh chóng.
- Thực hiện tìm kiếm Slack nhanh bằng văn bản được đánh dấu từ Word hoặc trang web.
Chắc chắn, những ví dụ này được tùy chỉnh cho trường hợp sử dụng cụ thể của tôi, nhưng bạn hoàn toàn có thể điều chỉnh chúng dựa trên các ứng dụng bạn sử dụng. Mặc dù AutoHotKey yêu cầu viết kịch bản, nhưng nó tương đối dễ học và cung cấp khả năng tự động hóa vô tận.
6. AutoDark Mode: Chuyển Đổi Chủ Đề Tự Động
AutoDark Mode là một công cụ tự động hóa đơn giản nhưng cực kỳ hữu ích – và thật lòng mà nói, Microsoft nên tích hợp sẵn tính năng này. Đúng như tên gọi, nó sẽ tự động chuyển đổi giữa chế độ tối (dark theme) và chế độ sáng (light theme) của PC Windows theo thời gian đã định.
Để bật tính năng chuyển đổi chủ đề tự động, bạn chỉ cần vào thẻ Time (Thời gian) và chọn lịch trình ưu tiên của mình. Bạn có thể đặt thời gian tùy chỉnh, sử dụng lịch trình mặt trời mọc-mặt trời lặn dựa trên vị trí của bạn, hoặc đồng bộ hóa với Windows Night Light để có những chuyển đổi liền mạch.
Giao diện ứng dụng Auto Dark Mode trên Windows 11, hiển thị cài đặt hẹn giờ chuyển đổi chế độ sáng/tối tự động.
Để kiểm soát chi tiết hơn, AutoDark Mode cho phép bạn đặt các điều kiện để ngăn chặn việc thay đổi chủ đề khi đang chơi game. Nếu bạn muốn tùy chỉnh sâu hơn, bạn có thể chỉnh sửa thủ công tệp cấu hình để thực hiện các điều chỉnh bổ sung.
5. Power Automate: Tự Động Hóa Quy Trình Công Việc
Microsoft Power Automate có thể giúp bạn tự động hóa các tác vụ hàng ngày lặp đi lặp lại trên Windows. Các tác vụ này được gọi là “Flows” (Luồng), và khả năng bạn có thể làm được với nó phụ thuộc phần lớn vào quy trình làm việc của bạn. Ví dụ, tôi đã tạo các luồng để tự động gửi email nhắc nhở thanh toán cho các thành viên câu lạc bộ thể thao của mình qua Outlook, và một luồng khác để tự động lưu các tệp đính kèm email vào OneDrive và thậm chí tổ chức ảnh của tôi theo ngày.
Thẻ "Examples" (Ví dụ) đang mở trong Microsoft Power Automate trên Windows 11, hiển thị các mẫu luồng tự động hóa có sẵn.
Ngoài các tác vụ cơ bản, Power Automate có thể thực hiện các tác vụ phức tạp hơn liên quan đến công việc của bạn. Bạn có thể sử dụng nó để tạo báo cáo, xử lý dữ liệu bằng API, xác thực hóa đơn và nhiều hơn nữa. Nếu bạn là người mới làm quen với Power Automate, hãy sử dụng thẻ Examples (Ví dụ) trong ứng dụng để khám phá các mẫu dựng sẵn và tìm hiểu cách mọi thứ hoạt động.
4. Task Scheduler: Lên Lịch Tác Vụ Hệ Thống
Task Scheduler là một tiện ích tích hợp sẵn của Windows, giúp tự động hóa các tác vụ dựa trên các điều kiện được định nghĩa trước. Bạn có thể sử dụng nó để tự động thực thi các tệp batch, khởi chạy ứng dụng và thực hiện các tác vụ bảo trì hệ thống như dọn dẹp ổ đĩa và cập nhật.
Tôi đã tạo một thiết lập nơi Task Scheduler tự động đóng OneDrive khi laptop của tôi không được cắm sạc. Các trường hợp sử dụng thú vị khác trong đời sống hàng ngày bao gồm tự động dọn dẹp các tệp tạm thời để giải phóng dung lượng, tự động khởi chạy các ứng dụng yêu thích hoặc một trò chơi vào một thời điểm cụ thể, và lên lịch cho PC của bạn tự động tắt sau khi bạn đi ngủ.
Màn hình tạo tác vụ mới trong Task Scheduler trên Windows 11, hiển thị các tùy chọn thiết lập nhiệm vụ tự động.
3. PowerShell: Kịch Bản Dòng Lệnh Mạnh Mẽ
Microsoft PowerShell là một ngôn ngữ kịch bản dựa trên dòng lệnh được thiết kế để tự động hóa các tác vụ hệ thống, thường thông qua việc sử dụng các ứng dụng khác. Ở cấp độ cơ bản, nó có thể được sử dụng để thay đổi chính sách thực thi, quản lý ứng dụng Microsoft Store, thêm hoặc xóa người dùng và cấu hình thiết bị mạng.
Bạn có thể sử dụng các kịch bản PowerShell để tự động hóa các tác vụ trong Windows. Ví dụ, tôi đã thiết lập một kịch bản được lên lịch với Task Scheduler để tự động tổ chức tệp hàng ngày và một kịch bản khác để giám sát trạng thái máy chủ của tôi bằng cách ping nó và cảnh báo tôi nếu nó ngừng hoạt động. Công việc của tôi tất nhiên không quá kỹ thuật, nhưng ở cấp độ tổ chức, PowerShell được sử dụng để tự động hóa gần như mọi thứ cần được thực hiện thủ công trên hàng trăm hệ thống với ít sai sót hơn.
2. Ditto: Quản Lý Clipboard Nâng Cao
Microsoft đã cải thiện clipboard của Windows 11 với việc giới thiệu lịch sử clipboard, nhưng nó vẫn còn hạn chế. Ditto là một trình quản lý clipboard tiên tiến cho phép bạn lưu trữ không giới hạn số lượng mục đã sao chép và cấu hình nó với phím tắt Ctrl + # để dán trực tiếp 10 mục clipboard gần nhất từ bàn phím.
Bạn có thể chỉnh sửa các mục trong clipboard để sửa lỗi chính tả hoặc lỗi, thêm các mục clipboard mới, tạo nhóm và thậm chí tìm kiếm để tìm các mục đã sao chép. Đảm bảo sử dụng phím tắt Ctrl + (dấu huyền) để khởi chạy và mở clipboard.
Cửa sổ tùy chọn của Ditto Clipboard Manager trên Windows 11, cho phép cài đặt các tính năng quản lý lịch sử sao chép.
1. DropIt: Tổ Chức Tệp Tin Dễ Dàng
Nếu bạn không thích viết kịch bản, DropIt là một tiện ích mã nguồn mở và miễn phí giúp tổ chức thư viện phương tiện lộn xộn của bạn. Nó có thể giám sát các thay đổi trong thư mục và tự động quản lý tệp tin mà không yêu cầu các kịch bản phức tạp.
Các tùy chọn của DropIt hiển thị trên màn hình desktop Windows 11, cho phép cấu hình quy tắc tổ chức file tự động.
Với DropIt, bạn có thể tạo các quy tắc dựa trên phần mở rộng tệp và kết hợp chúng với các hành động như Di chuyển, Sao chép, Tách, Xóa, Nén hoặc Bỏ qua. Ngoài ra, bạn chỉ cần kéo và thả một thư mục vào biểu tượng nổi của DropIt trên màn hình desktop, sau đó chọn liên kết tệp, hành động và thư mục đích cho từng loại tệp.
Kết Luận
Các công cụ tự động hóa như aText, AutoHotKey, và Ditto đã trở thành một phần không thể thiếu trong quy trình làm việc hàng ngày của tôi. Đối với những tác vụ phức tạp hơn, tôi thường xuyên tin tưởng vào các kịch bản PowerShell. Những ứng dụng và phương pháp này không chỉ giúp tôi làm việc nhanh hơn mà còn đơn giản hóa các công việc lặp đi lặp lại, giảm thiểu các thao tác chuột không cần thiết và đảm bảo công việc không bị gián đoạn.
Việc đầu tư thời gian tìm hiểu và áp dụng các công cụ tự động hóa này sẽ mang lại hiệu quả đáng kinh ngạc cho năng suất của bạn. Hãy bắt đầu thử nghiệm với một hoặc hai công cụ phù hợp nhất với nhu cầu của bạn và dần dần mở rộng. Chắc chắn bạn sẽ bất ngờ trước lượng thời gian và công sức mà bạn có thể tiết kiệm được. Đừng ngần ngại chia sẻ những công cụ tự động hóa Windows yêu thích của bạn hoặc cách bạn đã áp dụng chúng để cải thiện quy trình làm việc trong phần bình luận bên dưới!
