Bạn có phải là “chuyên gia công nghệ” mà cả nhà thường xuyên tìm đến mỗi khi gặp sự cố máy tính? Chắc hẳn bạn hiểu rõ sự khó chịu khi phải hướng dẫn ai đó khắc phục lỗi qua điện thoại, hoặc phải chờ đến khi gặp mặt trực tiếp mới có thể giúp đỡ. Scribe AI chính là giải pháp thay đổi cuộc chơi cho vấn đề này. Công cụ này cho phép bạn tạo ra các hướng dẫn từng bước dễ hiểu, giúp người thân có thể tự giải quyết vấn đề, ngay cả khi bạn không có mặt.
Scribe AI là gì và hoạt động như thế nào?
Scribe AI là một công cụ tài liệu thông minh giúp đơn giản hóa việc tạo các hướng dẫn từng bước. Công cụ AI này giúp bạn dễ dàng ghi lại các thao tác trên máy tính và biến chúng thành các chỉ dẫn chi tiết, đầy đủ hình ảnh chụp màn hình và giải thích. Thay vì phải tự tay gõ từng bước và chụp màn hình, Scribe AI sẽ làm tất cả những việc đó cho bạn một cách tự động.
Dưới đây là một số tính năng hữu ích của công cụ tài liệu thông minh Scribe AI mà tôi thấy rất giá trị:
- Tự động ghi lại quy trình: Tiết kiệm thời gian bằng cách ghi lại thao tác của bạn để tạo ra một hướng dẫn hoàn chỉnh.
- Ảnh chụp màn hình có chú thích: Cung cấp các tín hiệu trực quan giúp hướng dẫn dễ hiểu hơn.
- Công cụ tùy chỉnh: Chỉnh sửa hướng dẫn để phù hợp với trình độ kỹ thuật của đối tượng người đọc.
- Tùy chọn quyền riêng tư: Che mờ thông tin nhạy cảm để bảo vệ dữ liệu cá nhân của bạn.
Bằng cách dành chút thời gian ghi lại các tác vụ và chia sẻ các hướng dẫn này, bạn sẽ giải phóng bản thân khỏi những cuộc gọi hỗ trợ kỹ thuật lặp đi lặp lại, đồng thời vẫn giữ vững danh hiệu người hùng công nghệ trong gia đình.
Hướng dẫn tạo tài liệu hỗ trợ kỹ thuật đơn giản với Scribe AI
Một trong những câu hỏi máy tính phổ biến nhất mà tôi thường nhận được từ bạn bè và gia đình là cách cài đặt chế độ tối (Dark mode) trên Google Chrome. Vì vậy, tôi sẽ minh họa cách sử dụng công cụ tài liệu thông minh Scribe AI để tạo một hướng dẫn đơn giản về cách tìm và kích hoạt chế độ tối trên Google Chrome. Hãy cùng bắt đầu!
Bước 1: Cài đặt Scribe AI
Trước khi tạo hướng dẫn, bạn cần cài đặt tiện ích mở rộng của Scribe. Scribe sử dụng tiện ích này để truy cập trình duyệt của bạn, ghi lại và chụp màn hình những gì bạn đang thực hiện.
Tải về: Scribe AI cho Google Chrome (Miễn phí)
Sau khi cài đặt, hãy truy cập trang web chính thức của Scribe và tạo một tài khoản.
Bước 2: Khởi động trình ghi của Scribe
Tạo hướng dẫn mới Scribe AI
Tạo một dự án mới bằng cách nhấp vào New (Mới) hoặc biểu tượng dấu cộng bên dưới mục Recents (Gần đây), sau đó chọn New Tab (Tab mới).
Bước 3: Thực hiện tác vụ cần hướng dẫn
Một tab mới và một bảng điều khiển bên sẽ tự động mở ra. Tab này là nơi bạn sẽ minh họa hướng dẫn của mình.
Thanh công cụ Scribe AI
Bây giờ, hãy thực hiện tác vụ bạn muốn tạo hướng dẫn. Công cụ tài liệu AI của Scribe sẽ tự động ghi lại mọi thao tác bạn làm. Các thao tác đã ghi lại sẽ hiển thị trên bảng điều khiển bên.
Bước 4: Hoàn tất ghi hình
Khi bạn đã hoàn thành tác vụ, nhấp vào Complete Capture (Hoàn tất ghi hình). Công cụ sẽ ngay lập tức xử lý các thao tác của bạn và tạo ra một hướng dẫn.
Bước 5: Xem lại và chỉnh sửa hướng dẫn
Chỉnh sửa văn bản thay thế hình ảnh Scribe AI
Mở hướng dẫn đã tạo để đảm bảo nó phản ánh chính xác tác vụ. Tại đây, bạn có thể:
- Chỉnh sửa văn bản để rõ ràng hơn (ví dụ: thay thế thuật ngữ kỹ thuật bằng các từ ngữ đơn giản hơn).
- Đánh dấu các bước quan trọng.
- Sử dụng công cụ che mờ để ẩn thông tin nhạy cảm.
- Cập nhật văn bản thay thế cho hình ảnh.
- Thêm các Bước, Cảnh báo, Tiêu đề phụ, và GIF bổ sung.
Về cơ bản, bạn có thể chỉnh sửa và đảm bảo mỗi bước được sắp xếp hợp lý và chính xác.
Bước 6: Tự kiểm tra hướng dẫn
Trước khi chia sẻ, hãy tự thực hiện theo hướng dẫn để đảm bảo nó hoạt động đúng như mong đợi. Việc kiểm tra nhanh sẽ giúp bạn phát hiện lỗi hoặc các câu từ gây khó hiểu.
Bước 7: Chia sẻ hướng dẫn
Chia sẻ hướng dẫn Scribe AI qua liên kết
Sau khi hoàn thiện hướng dẫn, bạn có thể chia sẻ tác phẩm của mình bằng cách nhấp vào Copy Link (Sao chép liên kết) và gửi cho bạn bè, gia đình.
Cách sử dụng hướng dẫn được tạo bởi Scribe AI
Điều tôi đặc biệt thích ở các hướng dẫn của Scribe là chúng giúp người dùng dễ dàng làm theo.
Để sử dụng hướng dẫn, hãy mở liên kết/slide/PDF được cung cấp. Bạn sau đó có thể nhấp vào Guide Me để mở một thanh bên. Thanh bên này sẽ cung cấp các hướng dẫn trực quan với các con trỏ và hình ảnh để bạn làm theo.
Mở rộng thanh bên hướng dẫn Scribe AI
Thanh bên có thể hẹp và khó đọc. Để mở rộng, bạn hãy di chuyển con trỏ chuột đến cạnh của thanh cho đến khi con trỏ chuyển thành mũi tên chia đôi. Sau đó, bạn nhấp và kéo chuột để thay đổi kích thước thanh bên theo ý muốn. Nếu hình ảnh không đủ rõ ràng, bạn có thể phóng to và dùng chuột kéo trên hình ảnh để xem chi tiết hơn.
Nếu bạn đang truy cập hướng dẫn trong trình duyệt của mình, thanh bên sẽ tự động cuộn và đi theo bạn từng bước cho đến khi bạn hoàn thành hướng dẫn! Ngược lại, bạn sẽ phải tự cuộn qua hướng dẫn.
Hạn chế khi sử dụng Scribe AI cho hỗ trợ kỹ thuật
Mặc dù Scribe AI là một công cụ cực kỳ hữu ích, nhưng nó không hoàn hảo. Trong quá trình tạo hướng dẫn, tôi đã gặp phải khá nhiều hạn chế, đặc biệt là khi sử dụng phiên bản miễn phí của Scribe. Dưới đây là một vài trong số đó:
- Độ chính xác phụ thuộc vào thao tác người dùng: Công cụ ghi lại chính xác những gì bạn làm, vì vậy bất kỳ lỗi hoặc bước bỏ qua nào cũng sẽ xuất hiện trong hướng dẫn. Bạn phải cẩn thận trong quá trình ghi để đảm bảo hướng dẫn của mình không chứa những nội dung thừa và sai sót.
- Vấn đề quyền riêng tư: Scribe ghi lại màn hình của bạn, điều này có thể vô tình ghi lại dữ liệu nhạy cảm như mật khẩu hoặc chi tiết cá nhân. Luôn xem lại hướng dẫn và sử dụng công cụ che mờ để ẩn thông tin nhạy cảm.
- Phù hợp nhất cho các tác vụ đơn giản: Scribe hoạt động tốt nhất cho các quy trình đơn giản. Tuy nhiên, đối với các quy trình làm việc phức tạp với nhiều cửa sổ hoặc ứng dụng, bạn có thể thấy việc viết và ghi lại mọi thứ thủ công sẽ nhanh hơn. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn đang sử dụng công cụ này miễn phí. Với phiên bản miễn phí, bạn không thể tạo hướng dẫn bên ngoài trình duyệt web, xuất hướng dẫn dưới dạng PDF và slide, hoặc sử dụng các tính năng nâng cao như làm mờ.
- Thiếu AI tạo sinh: Mặc dù Scribe sử dụng AI để giúp bạn sử dụng và tạo hướng dẫn, tôi cảm thấy việc sử dụng AI tạo sinh trong việc viết hướng dẫn không hữu ích như tôi nghĩ, vì nhiều công cụ tạo sinh khác trên thị trường cũng làm được điều tương tự.
- Chỉ tạo hướng dẫn trên trình duyệt: Trừ khi bạn nâng cấp lên Scribe Premium, bạn chỉ có thể ghi lại và chia sẻ các hướng dẫn của Scribe thông qua trình duyệt web.
Việc giúp đỡ gia đình bạn giải quyết các vấn đề máy tính không nhất thiết phải là một vòng lặp không ngừng của các cuộc gọi điện thoại và phiên điều khiển từ xa. Scribe AI cho phép bạn tạo ra các hướng dẫn chuyên nghiệp, từng bước mà gia đình bạn có thể làm theo bất cứ lúc nào. Với các tính năng như tự động ghi lại quy trình, tùy chọn tùy chỉnh và chia sẻ đơn giản, công cụ này là một trợ thủ đắc lực cho bất kỳ “cao thủ công nghệ” nào.
