Sau nhiều năm liên tục cảm thấy kiệt sức vì núi công việc lặp đi lặp lại, tôi đã quyết định hành động nghiêm túc để tự động hóa một số tác vụ. Kể từ đó, tôi không còn bị căng thẳng nhiều như trước nữa. Tôi đã áp dụng tự động hóa cho cả công việc và các khía cạnh trong cuộc sống cá nhân. Việc này không chỉ giúp tôi giải phóng thời gian mà còn cải thiện đáng kể tinh thần và hiệu suất tổng thể. Đây là 6 lĩnh vực chính mà tôi đã thành công trong việc tự động hóa, mang lại sự thay đổi lớn.
6. Tự động hóa quản lý chi phí định kỳ hàng tháng
Tôi luôn muốn theo dõi thu nhập và chi phí của mình để đảm bảo dòng tiền được duy trì ổn định. Trước đây, tôi thường phải nhập thủ công tất cả các khoản chi tiêu. Việc này khiến tôi căng thẳng vì luôn phải đảm bảo đã nhập đầy đủ và chính xác mọi thứ.
Sau một thời gian dài tự động hóa chi phí kinh doanh, tôi nhận ra rằng việc áp dụng tương tự cho các khoản chi tiêu cá nhân sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian hơn nữa. Các chi phí cố định hàng tháng, chẳng hạn như tiền thuê nhà hay phí đăng ký phần mềm, giờ đây đã được thiết lập thành các khoản thanh toán định kỳ. Tôi chỉ cần thêm những khoản phát sinh bất chợt.
Giao diện ứng dụng quản lý chi tiêu Spendee trên iOS hiển thị các khoản mục chi phí được sắp xếp khoa học
Hiện tại, tôi theo dõi chi phí hàng tháng bằng ứng dụng Spendee, một công cụ có tính năng cho phép tích hợp với ngân hàng để tự động hóa mọi thứ. Lý do duy nhất tôi không sử dụng tính năng này là vì dịch vụ ngân hàng mà tôi đang dùng không được liệt kê trong danh sách hỗ trợ của ứng dụng.
5. Tự động hóa quá trình quét mã độc
Mặc dù việc quét mã độc là cực kỳ quan trọng, nhưng đây không phải là thứ tôi muốn dành nhiều thời gian cá nhân để thực hiện. Tuy nhiên, điều này đã trở thành một vấn đề khi tôi bỏ bê không quét thiết bị trong nhiều tháng liền. Mặc dù không có sự cố nào xảy ra trong giai đoạn đó, tôi nhanh chóng nhận ra rằng mình đang tự đặt bản thân vào những mối nguy không cần thiết.
Giao diện chương trình Malwarebytes Anti-Malware đang thực hiện quét toàn bộ hệ thống để tìm kiếm các mối đe dọa
Kể từ khi tự động hóa việc quét mã độc, máy tính của tôi hiện đã tự động tìm kiếm các mối đe dọa mỗi ngày. Tôi sử dụng Malwarebytes và khá hài lòng với nó, nhưng đồng thời, có nhiều lựa chọn thay thế tuyệt vời khác cho Malwarebytes Premium. Chẳng hạn, tôi sẽ cân nhắc sử dụng Windows Defender nếu tôi dùng máy tính Windows.
4. Tự động hóa sao lưu tệp
Việc thiết lập một chiến lược sao lưu dữ liệu nhanh chóng là rất dễ dàng, và một trong những cách chính tôi thực hiện điều này là tự động hóa các bản sao lưu tệp của mình. Trước đây, tôi thường sao lưu nội dung bất cứ khi nào tôi cảm thấy cần. Tuy nhiên, điều này luôn đặt tôi vào nguy cơ tiềm ẩn khi có điều gì đó không hay xảy ra. Nếu điều đó xảy ra, tôi có thể đã mất tất cả các tệp và thư mục quan trọng của mình.
Tôi chủ yếu sử dụng iCloud để sao lưu tệp tự động. Tất cả những gì tôi phải làm là vào cài đặt iPhone hoặc iPad của mình và bật tính năng Sao lưu [Thiết bị] Này. Vì tôi thấy 5GB miễn phí quá hạn chế, tôi đã nâng cấp lên iCloud+ và không hề hối hận về quyết định đó.
Danh sách các ứng dụng được bao gồm trong một bản sao lưu iCloud cho thiết bị di động
Với máy tính của mình, tôi có thể sử dụng Time Machine để tự động sao lưu toàn bộ thiết bị. Việc này giúp tôi bớt lo lắng hơn nếu có sự cố xảy ra và tôi có thể nhanh chóng khôi phục máy tính nếu cần xóa mọi thứ vì bất kỳ lý do gì.
3. Tự động hóa lịch trình cá nhân
Trước đây, tôi thường xuyên thay đổi lịch trình mỗi tuần với lý do “tôi chỉ muốn thay đổi để giữ mọi thứ thú vị”. Tuy nhiên, tôi đã học được từ kinh nghiệm rằng việc không có một thói quen nhất quán đã khiến việc đạt được kết quả mong muốn trở nên khó khăn hơn gấp 10 lần. Hơn nữa, tôi còn tự gây căng thẳng không cần thiết cho bản thân.
Hiện tại, tôi đã tự động hóa hầu hết lịch trình của mình bằng cách thêm một thói quen rõ ràng mà tôi có thể tuân thủ mỗi tuần với những thay đổi tối thiểu. Tuy nhiên, tôi cũng hiểu rằng đôi khi tôi sẽ cần thêm những việc đột xuất. Với email, việc thêm sự kiện từ Gmail vào Google Calendar rất dễ dàng. Tôi đã phải bật tính năng này trong cài đặt vì nó không được bật mặc định (tôi sống ở EU).
Các công cụ như Zapier cũng rất hữu ích để thêm sự kiện vào lịch của tôi, đây cũng là một trong những công cụ tăng năng suất email tốt nhất giúp tiết kiệm hàng giờ làm việc.
2. Tự động hóa hoàn thành nhiệm vụ
Tôi thường sử dụng các công cụ quản lý dự án để theo dõi các nhiệm vụ hàng ngày và các công việc lớn hơn. Nhưng mặc dù chúng tốt để tổng hợp mọi thứ vào một nơi, tôi lại luôn quên đánh dấu nhiệm vụ là đã hoàn thành. Điều này chắc chắn dẫn đến những danh sách dài lê thê mà tôi phải tự xóa mọi thứ.
Để giải quyết vấn đề này, tôi đã thiết lập tự động hoàn thành nhiệm vụ. Mỗi khi tôi kích hoạt một điều gì đó (ví dụ: xuất bản một bài viết), tôi có thể đánh dấu dự án của mình là đã hoàn thành. Nhiều công cụ quản lý dự án yêu cầu bạn phải trả phí cho các tính năng như vậy, nhưng tôi sử dụng Zapier để đạt được kết quả mong muốn.
Màn hình ứng dụng Zapier hiển thị quy trình tự động hóa một tác vụ, với các bước thiết lập rõ ràng
Ngoài việc tự động hóa các tác vụ trong các phần mềm khác nhau, bạn cũng có thể tự động hóa các tác vụ hàng ngày trong Windows 11 và trên các hệ điều hành khác.
1. Chế độ Tập trung (Focus Modes) trên điện thoại
Chế độ Tập trung là một trong những cách tốt nhất giúp tôi tránh bị xao nhãng khi làm việc. Để tiết kiệm thời gian, tôi tự động hóa thời điểm tôi muốn mỗi chế độ tự bật. Việc kích hoạt dựa trên thời gian có thể hiệu quả, nhưng các Chế độ Tập trung dựa trên vị trí lại tốt hơn nhiều đối với tôi.
Với tính năng này, tôi có thể bật Chế độ Tập trung công việc khi tôi đến không gian làm việc chung và bật Chế độ tập luyện khi tôi ở phòng gym. Việc thiết lập này tốn rất ít thời gian và theo kinh nghiệm của tôi, nó thực sự là một yếu tố thay đổi cuộc chơi.
Trang chủ tùy chỉnh chế độ tập trung (Focus Modes) trên điện thoại, cho phép người dùng thiết lập các chế độ khác nhau
Tự động hóa các tác vụ hàng ngày đã giúp tôi tránh được tình trạng kiệt sức một cách dễ dàng hơn rất nhiều. Chỉ vài thay đổi đơn giản đã mang lại sự cải thiện đáng kể trong tổng thể sức khỏe tinh thần của tôi. Tôi cũng làm việc hiệu quả hơn, điều này là một lợi ích phụ đáng giá.
