Ngày nay, có vô vàn các công cụ quản lý kiến thức cá nhân (Personal Knowledge Management – PKM) đang thịnh hành, mỗi công cụ đều hứa hẹn sẽ sắp xếp cuộc sống và nâng cao hiệu suất của bạn. Mặc dù các công cụ này thường được phát triển rất tỉ mỉ và có thể hữu ích, nhưng chúng không phải là “viên đạn thần kỳ” như cách chúng được quảng bá. Dưới đây là những lý do tại sao.
1. Sự Phức Tạp Và Thừa Tính Năng
Dù là do áp lực cạnh tranh hay nhu cầu từ người dùng, hầu hết các công cụ quản lý kiến thức hiện nay đều khá phức tạp và không thân thiện với người mới bắt đầu. Chúng thường cố gắng trở thành “ứng dụng tất cả trong một” với những tính năng dư thừa như quản lý công việc, lịch trình và đặt lịch.
Notion là một ví dụ điển hình về công cụ quản lý kiến thức với rất nhiều tính năng và có đường cong học tập khá dốc. Đây là một ứng dụng phổ biến, nhưng vô số tính năng của nó lại làm giảm bớt chức năng cốt lõi, khiến việc sử dụng cho các tác vụ đơn giản, hàng ngày trở nên khó khăn.
Giao diện Notion với các bài giảng khóa học đại học, minh họa sự phức tạp khi sử dụng công cụ quản lý kiến thức.
Trên thực tế, việc quản lý kiến thức chỉ phức tạp như cách bạn biến nó thành. Không phải ai cũng cần tất cả những tiện ích mà các công cụ này quảng cáo, và các trường hợp sử dụng của chúng thường rất chuyên biệt.
Hơn nữa, mọi người không nên bị lôi kéo vào suy nghĩ rằng việc điều chỉnh một thiết lập Obsidian phù hợp với nhiều plugin và tập lệnh tự động hóa sẽ ngay lập tức làm họ năng suất hơn, so với một hệ thống ghi chú đơn giản. Các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” hiếm khi là lựa chọn tốt nhất. Thường thì, việc giữ hệ thống của bạn đa dạng trên nhiều nền tảng và tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu cụ thể của bạn sẽ hiệu quả hơn.
Một ví dụ về ghi chú trong Obsidian, thể hiện khả năng liên kết thông tin của công cụ này.
2. Thời Gian Thiết Lập Và Bảo Trì Hút Cạn Năng Lượng
Thời gian thiết lập và bảo trì có thể nhanh chóng trở thành một cái bẫy năng suất khi sử dụng các công cụ quản lý kiến thức. Bạn có thể dễ dàng lạc lối trong việc thiết kế một hệ thống ghi chú hoàn hảo với các mẫu, cơ sở dữ liệu và kiểu dáng, rồi bỏ qua chính những ghi chú mà bạn muốn tạo. Việc quản lý hệ thống ghi chú trở thành một nhiệm vụ riêng, làm hao mòn thời gian và năng lượng lẽ ra có thể dành cho công việc thực sự hiệu quả.
Chế độ xem đồ thị (graph view) trong Obsidian, minh họa mạng lưới liên kết giữa các ghi chú cá nhân.
Đây không phải là vấn đề của bản thân các công cụ mà xuất phát từ cách chúng được sử dụng và tiếp thị. Các công cụ quản lý kiến thức được thiết kế để tùy chỉnh và linh hoạt nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của người dùng, đó là một điểm mạnh. Tuy nhiên, sự linh hoạt này thường dẫn đến các thiết lập phức tạp không cần thiết và khó duy trì. Khi xây dựng một hệ thống quản lý kiến thức, bạn nên ưu tiên sự đơn giản và tính thực tế hơn là sự phức tạp và hoàn hảo. Nếu thiết lập hiện tại không phù hợp, hãy điều chỉnh cho đến khi bạn có một thiết lập phù hợp, nhưng hãy nhớ rằng không có thứ gọi là thiết lập hoàn hảo.
3. Vô Vàn Lựa Chọn Khiến Bạn Bối Rối
Có một lượng lớn các công cụ quản lý kiến thức hiện có, tất cả đều cung cấp các tính năng cốt lõi tương tự nhau. Sự phong phú của các tùy chọn phần mềm này khiến việc chọn công cụ phù hợp trở nên khó khăn.
Các nền tảng phần mềm này thường khá giống nhau, hơn cả những gì hầu hết người dùng thừa nhận. Chúng đóng gói cùng một bộ tính năng thiết yếu: ghi chú, gắn thẻ, tìm kiếm và liên kết, trong các giao diện khác nhau và có một chút biến thể. Sự khác biệt lớn giữa các công cụ này thường nằm ở cách tiếp cận phân loại và cấu trúc ghi chú, cũng như mức độ khóa người dùng vào nền tảng của họ.
Lý tưởng nhất là bạn nên chọn một nền tảng quản lý kiến thức hoạt động offline, đa nền tảng và lưu trữ ghi chú của bạn ở định dạng có thể dễ dàng xuất ra trong tương lai (ví dụ: Markdown). Sau khi đã sắp xếp xong, bạn có thể đơn giản chọn công cụ mà bạn thấy đẹp nhất hoặc cung cấp các tính năng cụ thể mà bạn yêu cầu.
4. Ảnh Hưởng Từ Các “Chuyên Gia” Năng Suất
Những người ảnh hưởng về năng suất là lý do lớn nhất khiến các công cụ quản lý kiến thức cá nhân bị đánh giá quá cao. Họ thổi phồng lời hứa của các ứng dụng này và quảng bá chúng như một lối tắt để đạt được năng suất.
Công cụ quản lý kiến thức yêu thích của họ, hay lựa chọn của tuần, được coi là cách tốt nhất để tổ chức thông tin, cải thiện sự hiểu biết và xây dựng “bộ não thứ hai”. Nội dung của họ thường tập trung nhiều hơn vào tính thẩm mỹ và khả năng tùy chỉnh hơn là tiện ích thực tế mà các công cụ mang lại. Chưa kể, những phân đoạn quảng cáo nơi họ nói về các mẫu hay khóa học đầy đủ cung cấp “mọi thứ bạn cần biết”.
Ảnh chụp màn hình các video YouTube về Obsidian và quản lý kiến thức, phản ánh sự ảnh hưởng của các chuyên gia năng suất.
Nhìn chung, tôi khá thận trọng với bất kỳ ai mà hoạt động kinh doanh chính của họ là dạy mọi người cách làm việc hiệu quả. Họ thường thành công hơn trong việc bán ý tưởng về năng suất hơn là thực sự sống với nó.
Quản lý kiến thức chung quy lại là việc tạo ra những ghi chú chất lượng, cô đọng và tổ chức những ghi chú đó theo cách có ý nghĩa đối với bạn. Cấu trúc nên phục vụ nội dung chứ không phải ngược lại. Hệ thống quản lý kiến thức cá nhân tốt nhất là hệ thống hoạt động hiệu quả cho riêng bạn, và nó có thể được triển khai trên bất kỳ công cụ nào, từ thẻ chỉ mục vật lý cho đến cơ sở dữ liệu kỹ thuật số trong Notion.
Để đạt được hiệu quả thực sự, hãy tập trung vào việc hiểu rõ nhu cầu của bản thân và xây dựng một quy trình quản lý thông tin phù hợp nhất. Đừng quên chia sẻ suy nghĩ và kinh nghiệm của bạn với các công cụ PKM ở phần bình luận nhé!
